Ο νόμος για την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα: πώς κινείται η κυβέρνηση με την εποχή
Εισαγωγή
Το να βοηθάω διεθνείς πελάτες που έχουν επιχείρηση στην Ολλανδία είναι μέρος της καθημερινής μου πρακτικής. Σε τελική ανάλυση, η Ολλανδία είναι μια εξαιρετική χώρα για να διεξάγετε μια επιχείρηση, αλλά η εκμάθηση της γλώσσας ή η εξοικείωση με τις ολλανδικές επιχειρηματικές πρακτικές μπορεί μερικές φορές να είναι περίπλοκη για τις ξένες εταιρείες. Ως εκ τούτου, ένα χέρι βοήθειας συχνά εκτιμάται. Το εύρος της βοήθειάς μου κυμαίνεται από τη βοήθεια σε πολύπλοκα καθήκοντα έως τη βοήθεια στην επικοινωνία με τις ολλανδικές αρχές.
Πρόσφατα, έλαβα μια ερώτηση από έναν πελάτη για να εξηγήσω τι ακριβώς αναφέρθηκε σε μια επιστολή από το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο. Αυτή η απλή, αν και σημαντική και ενημερωτική επιστολή αφορούσε μια καινοτομία στην υποβολή των οικονομικών καταστάσεων, η οποία σύντομα θα είναι δυνατή μόνο ηλεκτρονικά. Η επιστολή ήταν αποτέλεσμα της επιθυμίας της κυβέρνησης να κινηθεί με την εποχή, να αξιοποιήσει τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων και να εισαγάγει έναν τυποποιημένο τρόπο χειρισμού αυτής της ετήσιας επαναλαμβανόμενης διαδικασίας.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι οικονομικές καταστάσεις πρέπει να κατατίθενται ηλεκτρονικά από το οικονομικό έτος 2016 ή 2017, όπως ενσωματώνεται στο Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (νόμος για την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα), ο οποίος εισήχθη μαζί με τον Besluit elektronische Deponering handelsregisters (Ψήφισμα σχετικά με την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα). Το τελευταίο παρέχει πρόσθετους, λεπτομερείς κανόνες. Αρκετά μπουκιά, αλλά τι ακριβώς συνεπάγεται αυτός ο νόμος και το ψήφισμα;
Τότε και τώρα
Προηγουμένως, οι οικονομικές καταστάσεις μπορούσαν να κατατεθούν στο Εμπορικό Επιμελητήριο τόσο ηλεκτρονικά όσο και σε χαρτί. Ο ολλανδικός Αστικός Κώδικας εξακολουθεί να γνωρίζει σε μεγάλο βαθμό διατάξεις που βασίζονται στην κατάθεση σε χαρτί. Επί του παρόντος, αυτή η μέθοδος μπορεί να θεωρηθεί ξεπερασμένη και πραγματικά εξεπλάγην λίγο που αυτή η εξέλιξη δεν έχει προκύψει νωρίτερα. Δεν είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι η κατάθεση οικονομικών καταστάσεων σε χαρτί έχει πολλά μειονεκτήματα σε σύγκριση με την ηλεκτρονική κατάθεση αυτών των εγγράφων όταν εξετάζεται από άποψη κόστους και χρόνου. Τ
εννοώ το κόστος για το χαρτί και το κόστος και τον χρόνο που απαιτούνται για να τεθούν σε χαρτί οι ετήσιες καταστάσεις και να υποβληθούν –επίσης σε χαρτί– στο Εμπορικό Επιμελητήριο, το οποίο στη συνέχεια πρέπει να επεξεργαστεί αυτά τα γραπτά έγγραφα, χωρίς καν να αναφέρει το χρόνο και το κόστος που προκύπτουν όταν αφήνετε έναν λογιστή να συντάσσει ή να επαληθεύει αυτές τις (μη τυποποιημένες) οικονομικές καταστάσεις.
Ως εκ τούτου, η κυβέρνηση πρότεινε να γίνει χρήση του «SBR» (συντομογραφία: Standard Business Report), που είναι μια τυποποιημένη ηλεκτρονική μέθοδος δημιουργίας και υποβολής οικονομικών πληροφοριών και εγγράφων, με βάση έναν κατάλογο δεδομένων (ολλανδική Ταξονομία). Αυτός ο κατάλογος περιέχει ορισμούς δεδομένων, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία των οικονομικών καταστάσεων.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της μεθόδου SBR είναι ότι όχι μόνο θα απλοποιηθεί η ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ της εταιρείας και του Εμπορικού Επιμελητηρίου, αλλά, ως αποτέλεσμα της τυποποίησης, θα γίνει ευκολότερη και η ανταλλαγή δεδομένων με τρίτους. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν ήδη να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις ετήσιες καταστάσεις μέσω της χρήσης της μεθόδου SBR από το 2007. Για τις μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις αυτή η δυνατότητα εισήχθη το 2015.
Λοιπόν, πότε και για ποιον;
Η κυβέρνηση κατέστησε σαφές ότι η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι μια τυπική περίπτωση «το μέγεθος έχει σημασία». Οι μικρές επιχειρήσεις θα υποχρεούνται να υποβάλλουν τις οικονομικές καταστάσεις ηλεκτρονικά μέσω SBR από το οικονομικό έτος 2016 και μετά. Εναλλακτικά, οι μικρές επιχειρήσεις που (συντάσσουν και) υποβάλλουν οι ίδιες τις οικονομικές καταστάσεις, έχουν τη δυνατότητα να καταθέσουν τις καταστάσεις μέσω μιας δωρεάν διαδικτυακής υπηρεσίας – της υπηρεσίας «zelf deponeren jaarrekening» – που λειτουργεί από το 2014.
Το πλεονέκτημα αυτής της υπηρεσίας είναι ότι δεν χρειάζεται να αγοράσετε λογισμικό που είναι "συμβατό με SBR". Οι μεσαίες επιχειρήσεις θα πρέπει να υποβάλλουν τις οικονομικές καταστάσεις μέσω SBR από το οικονομικό έτος 2017 και μετά. Επίσης για αυτές τις επιχειρήσεις θα εισαχθεί μια προσωρινή, εναλλακτική διαδικτυακή υπηρεσία («opstellen jaarrekening»). Μέσω αυτής της υπηρεσίας, οι μεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να συντάσσουν οι ίδιες τις οικονομικές καταστάσεις σε μορφή XBRL. Στη συνέχεια αυτές οι δηλώσεις μπορούν να υποβληθούν μέσω μιας ηλεκτρονικής πύλης («Digipoort»). Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία δεν θα χρειαστεί απαραίτητα να αγοράσει λογισμικό "συμβατό με SBR" αμέσως.
Η υπηρεσία αυτή θα είναι προσωρινή και θα κατασχεθεί μετά από πέντε χρόνια, μετρώντας από το 2017. Δεν υπάρχει ακόμη υποχρέωση για τις μεγάλες επιχειρήσεις και τις δομές μεσαίου μεγέθους ομίλου να υποβάλλουν τις οικονομικές καταστάσεις μέσω της SBR. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίσουν ένα πολύ περίπλοκο σύνολο απαιτήσεων. Η προσδοκία είναι ότι αυτές οι επιχειρήσεις θα έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν μεταξύ υποβολής αίτησης μέσω SBR ή υποβολής μέσω συγκεκριμένης ευρωπαϊκής μορφής από το 2019 και μετά.
Δεν υπάρχουν κανόνες χωρίς εξαιρέσεις
Ένας κανόνας δεν θα ήταν κανόνας αν δεν υπήρχαν εξαιρέσεις. Δύο, για την ακρίβεια. Οι νέοι κανόνες σχετικά με την υποβολή των οικονομικών καταστάσεων δεν ισχύουν για νομικά πρόσωπα και εταιρείες με έδρα εκτός Ολλανδίας, οι οποίες, βάσει του Handelsregisterbesluit 2008 (Ψήφισμα Εμπορικού Μητρώου 2008), έχουν την υποχρέωση να υποβάλλουν τα χρηματοοικονομικά έγγραφα στο Εμπορικό Επιμελητήριο, εφόσον και με τη μορφή με την οποία θα πρέπει να γνωστοποιούνται τα έγγραφα αυτά στη χώρα της καταστατικής έδρας.
Η δεύτερη εξαίρεση γίνεται για εκδότες όπως ορίζονται στο άρθρο 1:1 του Wft (Νόμος περί χρηματοοικονομικής εποπτείας) και θυγατρικές ενός εκδότη, σε περίπτωση που πρόκειται για τους ίδιους τους εκδότες. Εκδότης είναι οποιοσδήποτε επιθυμεί να εκδώσει τίτλους ή σκοπεύει να εκδώσει τίτλους.
Άλλα σημεία προσοχής
Ωστόσο, δεν είναι μόνο αυτό. Οι ίδιες οι νομικές οντότητες πρέπει να λάβουν υπόψη ορισμένες πρόσθετες σημαντικές πτυχές. Μία από αυτές τις πτυχές είναι το γεγονός ότι η νομική οντότητα θα παραμείνει υπεύθυνη για την υποβολή οικονομικών καταστάσεων που είναι σύμφωνες με το νόμο . Μεταξύ άλλων, αυτό σημαίνει ότι οι οικονομικές καταστάσεις θα πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσουν μια τέτοια εικόνα ώστε να μπορεί κανείς να αξιολογήσει επαρκώς την οικονομική κατάσταση της νομικής οντότητας.
Ως εκ τούτου, συμβουλεύω κάθε εταιρεία να ελέγχει προσεκτικά τα δεδομένα στις οικονομικές καταστάσεις προτού υποβληθούν ανά πάσα στιγμή. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, δώστε προσοχή στο γεγονός ότι η άρνηση υποβολής των δηλώσεων με τον τρόπο που ορίζεται, θα συνιστά αδίκημα βάσει του Wet op de Economische Delicten (Νόμος περί οικονομικών παραβάσεων). Μάλλον βολικά, επιβεβαιώθηκε ότι οι οικονομικές καταστάσεις που δημιουργούνται μέσω της μεθόδου SBR μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τη συνέλευση των μετόχων για τη σύνταξη αυτών των καταστάσεων. Αυτοί οι λογαριασμοί μπορούν επίσης να υπόκεινται σε έλεγχο από λογιστή σύμφωνα με το άρθρο 2:393 του Ολλανδικού Αστικού Κώδικα.
Συμπέρασμα
Με την εισαγωγή του νόμου για την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα και το σχετικό ψήφισμα, η κυβέρνηση επέδειξε ένα ωραίο κομμάτι της προοδευτικότητας. Ως αποτέλεσμα, θα καταστεί υποχρεωτικό για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις να καταθέσουν τις οικονομικές καταστάσεις ηλεκτρονικά από τα έτη 2016 και 2017 αντίστοιχα, εκτός εάν η εταιρεία εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής μιας από τις εξαιρέσεις. Τα πλεονεκτήματα είναι πολλά. Παρ 'όλα αυτά, συμβουλεύω όλες τις εταιρείες να διατηρήσουν την ευφυΐα τους, καθώς η τελική ευθύνη εξακολουθεί να βαρύνει τις ίδιες τις υποχρεωτικές εταιρείες και ως διευθυντής της εταιρείας, σίγουρα δεν θέλετε να μείνετε αντιμέτωποι με τις συνέπειες.
Επικοινωνία
Εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή σχόλια μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον κ. Ruby van Kersbergen, δικηγόρος στο Law & More μέσω [προστασία μέσω email] ή ο κ. Tom Meevis, δικηγόρος στο Law & More μέσω [προστασία μέσω email] ή καλέστε μας στο +31 (0)40-3690680.
