Ο νόμος για την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα: πώς κινείται η κυβέρνηση με την εποχή
Εισαγωγή
Το να βοηθάω διεθνείς πελάτες που έχουν επιχείρηση στην Ολλανδία είναι μέρος της καθημερινής μου πρακτικής. Σε τελική ανάλυση, οι Κάτω Χώρες είναι μια εξαιρετική χώρα για τη διεξαγωγή μιας επιχείρησης, αλλά η εκμάθηση της γλώσσας ή η εξοικείωση με τις ολλανδικές επιχειρηματικές πρακτικές μπορεί μερικές φορές να είναι περίπλοκη για τις ξένες εταιρείες. Επομένως, ένα χέρι βοήθειας εκτιμάται συχνά. Το πεδίο της βοήθειάς μου κυμαίνεται από τη βοήθεια σε σύνθετα καθήκοντα, έως τη βοήθεια στην επικοινωνία με τις ολλανδικές αρχές. Πρόσφατα, έλαβα μια ερώτηση από έναν πελάτη για να εξηγήσω τι ακριβώς δηλώθηκε σε μια επιστολή από το Ολλανδικό Εμπορικό Επιμελητήριο. Αυτή η απλή, αν και σημαντική και ενημερωτική επιστολή αφορούσε μια καινοτομία στην κατάθεση οικονομικών καταστάσεων, η οποία σύντομα θα είναι δυνατή μόνο ηλεκτρονικά. Η επιστολή ήταν αποτέλεσμα της επιθυμίας της κυβέρνησης να κινηθεί με τον καιρό, να αξιοποιήσει τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων και να εισαγάγει έναν τυποποιημένο τρόπο χειρισμού αυτής της ετήσιας επαναλαμβανόμενης διαδικασίας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι οικονομικές καταστάσεις πρέπει να κατατίθενται ηλεκτρονικά από το οικονομικό έτος 2016 ή 2017, όπως ενσωματώνεται στο Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (ο νόμος για την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα), ο οποίος εισήχθη μαζί με το Besluit elektronische deponering handelsregisters (Ψήφισμα σχετικά με την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα) · το τελευταίο παρέχει πρόσθετους, λεπτομερείς κανόνες. Αρκετά μπουκιά, αλλά τι ακριβώς συνεπάγεται αυτή η Πράξη και το Ψήφισμα;
Τότε και τώρα
Προηγουμένως, οι οικονομικές καταστάσεις μπορούσαν να κατατεθούν στο Εμπορικό Επιμελητήριο τόσο ηλεκτρονικά όσο και σε χαρτί. Ο ολλανδικός αστικός κώδικας γνωρίζει ακόμη σε μεγάλο βαθμό τις διατάξεις που βασίζονται στην κατάθεση σε χαρτί. Προς το παρόν, αυτή η μέθοδος μπορεί να θεωρηθεί ξεπερασμένη και στην πραγματικότητα ήμουν λίγο έκπληκτος που αυτή η εξέλιξη δεν έχει προκύψει νωρίτερα. Δεν είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι η κατάθεση οικονομικών καταστάσεων σε χαρτί έχει πολλά μειονεκτήματα σε σύγκριση με την ηλεκτρονική κατάθεση αυτών των εγγράφων όταν κοιτάζουμε από άποψη κόστους και χρόνου. Σκεφτείτε το κόστος για το χαρτί και το κόστος και τον χρόνο που απαιτείται για να βάλετε τις ετήσιες δηλώσεις σε χαρτί και να τις υποβάλετε - επίσης σε χαρτί - στο Εμπορικό Επιμελητήριο, το οποίο στη συνέχεια πρέπει να επεξεργαστεί αυτά τα γραπτά έγγραφα, χωρίς να αναφέρει ούτε τον χρόνο και το κόστος όταν αφήνετε έναν λογιστή να συντάξει ή να επαληθεύσει αυτές τις (μη τυποποιημένες) οικονομικές καταστάσεις. Ως εκ τούτου, η κυβέρνηση πρότεινε να κάνει χρήση του "SBR" (συντομογραφία: Standard Business Report), η οποία είναι μια τυποποιημένη ηλεκτρονική μέθοδος δημιουργίας και υποβολής οικονομικών πληροφοριών και εγγράφων, βάσει ενός καταλόγου δεδομένων (η ολλανδική ταξονομία) Αυτός ο κατάλογος περιέχει ορισμούς δεδομένων, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία των οικονομικών καταστάσεων. Ένα άλλο πλεονέκτημα της μεθόδου SBR είναι ότι όχι μόνο θα απλοποιηθεί η ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ της εταιρείας και του Εμπορικού Επιμελητηρίου, αλλά, ως αποτέλεσμα της τυποποίησης, η ανταλλαγή δεδομένων με τρίτους θα γίνει επίσης ευκολότερη. Οι μικρές εταιρείες μπορούν ήδη να υποβάλουν τις ετήσιες καταστάσεις ηλεκτρονικά μέσω της χρήσης της μεθόδου SBR από το 2007. Για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, αυτή η δυνατότητα έχει εισαχθεί το 2015.
Λοιπόν, πότε και για ποιον;
Η κυβέρνηση κατέστησε σαφές ότι η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι μια τυπική περίπτωση «ζητήματα μεγέθους». Οι μικρές επιχειρήσεις θα είναι υποχρεωμένες να υποβάλλουν τις οικονομικές καταστάσεις ηλεκτρονικά μέσω SBR από το οικονομικό έτος 2016 και μετά. Εναλλακτικά, οι μικρές επιχειρήσεις που (συντάσσουν και) υποβάλλουν οι ίδιες τις οικονομικές καταστάσεις, έχουν τη δυνατότητα να καταθέσουν τις καταστάσεις μέσω μιας δωρεάν online υπηρεσίας - της υπηρεσίας "zelf deponeren jaarrekening" -, η οποία λειτουργεί από το 2014. Το πλεονέκτημα αυτού υπηρεσία είναι ότι δεν θα χρειαστεί να αγοράσετε λογισμικό που είναι "συμβατό με SBR". Οι μεσαίες επιχειρήσεις θα πρέπει να υποβάλουν τις οικονομικές καταστάσεις μέσω SBR από το οικονομικό έτος 2017 και μετά. Επίσης, για αυτές τις επιχειρήσεις θα εισαχθεί μια προσωρινή, εναλλακτική διαδικτυακή υπηρεσία ("opstellen jaarrekening"). Μέσω αυτής της υπηρεσίας, οι μεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να συντάξουν οι ίδιες τις οικονομικές καταστάσεις σε μορφή XBRL. Στη συνέχεια αυτές οι δηλώσεις μπορούν να υποβληθούν μέσω μιας διαδικτυακής πύλης ("Digipoort"). Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία δεν θα πρέπει απαραίτητα να αγοράσει λογισμικό "συμβατό με SBR" αμέσως. Αυτή η υπηρεσία θα είναι προσωρινή και θα καταλάβει μετά από πέντε χρόνια, από το 2017. Δεν υπάρχει καμία υποχρέωση για τις μεγάλες επιχειρήσεις και τις μεσαίες δομές του ομίλου να υποβάλλουν τις οικονομικές καταστάσεις μέσω SBR. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίσουν ένα πολύ περίπλοκο σύνολο απαιτήσεων. Η προσδοκία είναι ότι αυτές οι επιχειρήσεις θα έχουν την ευκαιρία να επιλέξουν μεταξύ αρχειοθέτησης μέσω SBR ή αρχειοθέτησης μέσω συγκεκριμένης ευρωπαϊκής μορφής από το 2019 και μετά.
Δεν υπάρχουν κανόνες χωρίς εξαιρέσεις
Ένας κανόνας δεν θα ήταν κανόνας εάν δεν υπήρχαν εξαιρέσεις. Δύο, για να είμαστε ακριβείς. Οι νέοι κανόνες σχετικά με την κατάθεση των οικονομικών καταστάσεων δεν ισχύουν για νομικά πρόσωπα και εταιρείες με έδρα εκτός των Κάτω Χωρών, οι οποίες, βάσει του Handelsregisterbesluit 2008 (Resolution Commercial Register Resolution 2008), έχουν την υποχρέωση να υποβάλλουν τα οικονομικά έγγραφα στο Εμπορικό Επιμελητήριο, στο βαθμό και με τη μορφή με την οποία αυτά τα έγγραφα πρέπει να δημοσιοποιούνται στη χώρα της καταστατικής έδρας. Η δεύτερη εξαίρεση γίνεται για εκδότες όπως ορίζεται στο άρθρο 1: 1 του Wft (Financial Supervision Act) και για θυγατρικές ενός εκδότη, σε περίπτωση που αυτοί είναι οι ίδιοι εκδότες. Εκδότης είναι οποιοσδήποτε επιθυμεί να εκδώσει τίτλους ή προτίθεται να εκδώσει κινητές αξίες.
Άλλα σημεία προσοχής
Ωστόσο, δεν είναι μόνο αυτό. Τα ίδια τα νομικά πρόσωπα πρέπει να λάβουν υπόψη ορισμένες πρόσθετες πτυχές της σημασίας. Μία από αυτές τις πτυχές είναι το γεγονός ότι η νομική οντότητα θα παραμείνει υπεύθυνη για την κατάθεση οικονομικών καταστάσεων που είναι σύμφωνες με το νόμο. Μεταξύ άλλων, αυτό σημαίνει ότι οι οικονομικές καταστάσεις πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσουν μια τέτοια εικόνα που μπορεί να εκτιμηθεί επαρκώς η οικονομική κατάσταση του νομικού προσώπου. Επομένως, συμβουλεύω κάθε εταιρεία να ελέγχει προσεκτικά τα δεδομένα στις οικονομικές καταστάσεις προτού κατατεθούν ανά πάσα στιγμή. Τέλος, δώστε προσοχή στο γεγονός ότι η άρνηση υποβολής των δηλώσεων με τον τρόπο που ορίζεται, θα αποτελεί αδίκημα βάσει του Wet op de Economische Delicten (νόμος περί οικονομικής επίθεσης). Κατά τρόπο βολικό, επιβεβαιώθηκε ότι οι οικονομικές καταστάσεις που δημιουργήθηκαν μέσω της μεθόδου SBR, μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τη συνεδρίαση των μετόχων για τον καθορισμό αυτών των καταστάσεων. Αυτοί οι λογαριασμοί μπορούν επίσης να υποβληθούν σε έλεγχο από λογιστή σύμφωνα με το άρθρο 2: 393 του ολλανδικού αστικού κώδικα.
Συμπέρασμα
Με την εισαγωγή του νόμου για την ηλεκτρονική κατάθεση σε εμπορικά μητρώα και το σχετικό ψήφισμα, η κυβέρνηση επέδειξε ένα ωραίο κομμάτι της προοδευτικότητας. Ως αποτέλεσμα, θα καταστεί υποχρεωτικό για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις να καταθέσουν τις οικονομικές καταστάσεις ηλεκτρονικά από τα έτη 2016 και 2017 αντίστοιχα, εκτός εάν η εταιρεία εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής μιας από τις εξαιρέσεις. Τα πλεονεκτήματα είναι πολλά. Παρ 'όλα αυτά, συμβουλεύω όλες τις εταιρείες να διατηρήσουν την ευφυΐα τους, καθώς η τελική ευθύνη εξακολουθεί να βαρύνει τις ίδιες τις υποχρεωτικές εταιρείες και ως διευθυντής της εταιρείας, σίγουρα δεν θέλετε να μείνετε αντιμέτωποι με τις συνέπειες.
Επικοινωνία
Εάν έχετε περαιτέρω απορίες ή σχόλια μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον κ. Maxim Hodak, δικηγόρος στο Law & More μέσω maxim.hodak@lawandmore.nl ή κ. Tom Meevis, δικηγόρος στο Law & More μέσω tom.meevis@lawandmore.nl ή καλέστε μας στο +31 (0)40-3690680.