Μια κοινή ερώτηση μεταξύ των επιχειρηματιών είναι αν μπορείτε να εγγράψετε μια εταιρεία σε μια διεύθυνση εικονικού γραφείου. Στις ειδήσεις διαβάζετε συχνά για ξένες εταιρείες με ταχυδρομική διεύθυνση στην Ολλανδία. Η ύπαρξη των λεγόμενων εταιρειών ταχυδρομικών θυρίδων έχει τα πλεονεκτήματά της. Η πλειοψηφία των επιχειρηματιών γνωρίζει ότι υπάρχει αυτή η δυνατότητα, αλλά το πώς τη διαχειρίζεσαι και ποιες απαιτήσεις πρέπει να καλύψεις, είναι ακόμα ασαφές για πολλούς. Όλα ξεκινούν με την εγγραφή στο Εμπορικό Επιμελητήριο. Είναι δυνατή η εγγραφή της επιχείρησής σας ακόμα κι αν μένετε στο εξωτερικό. Ωστόσο, υπάρχει ένα κύριο αίτημα: η εταιρεία σας πρέπει να έχει μια ολλανδική διεύθυνση επίσκεψης ή οι επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας σας πρέπει να πραγματοποιούνται στην Ολλανδία.
Νομικές απαιτήσεις ηλεκτρονικό κατάστημα
Ως ιδιοκτήτης ηλεκτρονικού καταστήματος έχετε νομικές υποχρεώσεις έναντι του πελάτη. Είναι υποχρεωτικό να έχετε μια πολιτική επιστροφής, πρέπει να είστε προσβάσιμοι για ερωτήσεις πελατών, είστε υπεύθυνοι για την εγγύηση και πρέπει να προσφέρετε τουλάχιστον μία επιλογή μετά την πληρωμή. Σε περίπτωση αγοράς καταναλωτή, το αίτημα είναι επίσης ο καταναλωτής να μην χρειάζεται να πληρώσει προκαταβολικά περισσότερο από το 50% του ποσού αγοράς. Φυσικά επιτρέπεται, εάν ο καταναλωτής το κάνει οικειοθελώς, να κάνει πλήρη πληρωμή, αλλά ένας (ιστός) λιανοπωλητής δεν επιτρέπεται να το υποχρεώσει. Αυτή η απαίτηση ισχύει μόνο όταν αγοράζετε προϊόντα, για υπηρεσίες απαιτείται πλήρης προπληρωμή.
Είναι υποχρεωτική η αναφορά διεύθυνσης;
Η τοποθεσία των στοιχείων επικοινωνίας πρέπει να είναι ξεκάθαρα και λογικά ευδιάκριτη στο ηλεκτρονικό κατάστημα. Ο λόγος πίσω από αυτό είναι ότι ένας πελάτης έχει το δικαίωμα να γνωρίζει με ποιον/α συναλλάσσεται. Αυτή η απαίτηση υποστηρίζεται από το νόμο και ως εκ τούτου είναι υποχρεωτική για κάθε ηλεκτρονικό κατάστημα.
Τα στοιχεία επικοινωνίας αποτελούνται από τρία μέρη:
- Η ταυτότητα της εταιρείας
- Τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας
- Η γεωγραφική διεύθυνση της εταιρείας.
Ως ταυτότητα της εταιρείας νοούνται τα στοιχεία εγγραφής της εταιρείας όπως ο αριθμός Εμπορικού Επιμελητηρίου, ο ΑΦΜ και η επωνυμία της εταιρείας. Τα στοιχεία επικοινωνίας είναι τα δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι καταναλωτές για να επικοινωνήσουν με το ηλεκτρονικό κατάστημα. Η γεωγραφική διεύθυνση αναφέρεται ως η διεύθυνση από την οποία δραστηριοποιείται η εταιρεία. Η γεωγραφική διεύθυνση πρέπει να είναι επισκέψιμη διεύθυνση και δεν μπορεί να είναι διεύθυνση ταχυδρομικής θυρίδας. Σε πολλά μικρά διαδικτυακά καταστήματα, η διεύθυνση επικοινωνίας είναι ίδια με τη γεωγραφική διεύθυνση. Μπορεί να είναι δύσκολο να συμμορφωθείτε με την απαίτηση παροχής στοιχείων επικοινωνίας. Εδώ παρακάτω μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το πώς μπορείτε να ανταποκριθείτε σε αυτήν την απαίτηση.
Εικονική διεύθυνση
Εάν δεν θέλετε ή δεν μπορείτε να δώσετε μια επισκέψιμη διεύθυνση στο ηλεκτρονικό σας κατάστημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση εικονικού γραφείου. Αυτή η διεύθυνση μπορεί επίσης να διαχειρίζεται ο οργανισμός στον οποίο πληρώνετε ενοίκιο. Αυτού του είδους οι οργανισμοί διαθέτουν επίσης διάφορες υπηρεσίες, όπως η παρακολούθηση και η προώθηση ταχυδρομικών αντικειμένων. Το να έχετε μια ολλανδική διεύθυνση είναι καλό για την εμπιστοσύνη των επισκεπτών του ιστοτόπου σας.
Για ποιόν?
Μπορεί να χρειαστείτε μια διεύθυνση εικονικού γραφείου για διάφορους λόγους. Μια εικονική διεύθυνση γραφείου είναι κυρίως για:
- Άτομα που δραστηριοποιούνται στο σπίτι. που θέλουν να κρατήσουν χωριστά την επαγγελματική και την ιδιωτική ζωή.
- Άτομα που δραστηριοποιούνται στο εξωτερικό, αλλά προσπαθούν επίσης να διατηρήσουν ένα γραφείο στην Ολλανδία.
- Άτομα με επιχείρηση στην Ολλανδία, που θα ήθελαν να έχουν ένα εικονικό γραφείο.
Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, μια εικονική διεύθυνση μπορεί να καταχωρηθεί στο Εμπορικό Επιμελητήριο.
Εγγραφή στο Εμπορικό Επιμελητήριο
Κατά τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων θα εγγραφούν ένα ή περισσότερα υποκαταστήματα της εταιρείας σας. Σε αυτή τη διαδικασία θα καταχωρηθούν τόσο η ταχυδρομική διεύθυνση όσο και η διεύθυνση επίσκεψης. Η διεύθυνση επίσκεψης θα ισχύει μόνο εάν μπορείτε να αποδείξετε ότι το υποκατάστημά σας βρίσκεται εκεί. Αυτό μπορεί να επαληθευτεί μέσω ενός συμβολαίου ενοικίασης. Αυτό ισχύει επίσης εάν η εταιρεία σας βρίσκεται σε επιχειρηματικό κέντρο. Εάν η σύμβαση μίσθωσης δείχνει ότι νοικιάζετε μόνιμα ένα γραφείο(χώρο), μπορείτε να το καταχωρήσετε ως διεύθυνση επίσκεψης στο Εμπορικό Μητρώο. Το να έχετε μια μόνιμη διεύθυνση ενοικίασης δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε πάντα παρόντες, αλλά πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να είστε μόνιμα παρόντες εάν απαιτείται. Για παράδειγμα, εάν νοικιάζετε ένα γραφείο ή ένα γραφείο για δύο ώρες την εβδομάδα, δεν αρκεί για να καλύψετε τις προϋποθέσεις για την εγγραφή της εταιρείας σας.
Για να καταχωρήσετε την εταιρεία σας, πρέπει να έχετε διαθέσιμα πολλά έγγραφα:
- Τα έντυπα εγγραφής του Εμπορικού Επιμελητηρίου.
- Υπογεγραμμένο συμβόλαιο μίσθωσης, – αγοράς, – ή μίσθωσης από την ολλανδική διεύθυνση επίσκεψης.
- Νομιμοποιημένο αντίγραφο έγκυρου αποδεικτικού ταυτότητας (μπορείτε να το κανονίσετε με την ολλανδική πρεσβεία ή συμβολαιογράφο).
- Ένα πρωτότυπο απόσπασμα ή νομιμοποιημένο αντίγραφο του μητρώου πληθυσμού του αλλοδαπού δήμου στον οποίο ζείτε ή άλλο έγγραφο από επίσημο οργανισμό που να αναφέρει τη διεύθυνσή σας στο εξωτερικό.
Κανονισμός του Εμπορικού Επιμελητηρίου για το «Εικονικό Γραφείο»
Τα τελευταία χρόνια έχει παρατηρηθεί ότι ένα εικονικό γραφείο ήταν ένα γραφείο όπου βρισκόταν μια εταιρεία αλλά δεν εκτελούνταν η πραγματική εργασία. Πριν από μερικά χρόνια, το Εμπορικό Επιμελητήριο άλλαξε τους κανόνες για ένα εικονικό γραφείο. Στο παρελθόν ήταν σύνηθες για τις λεγόμενες εταιρείες «Ghost» να εγκαταστήσουν τις επιχειρήσεις τους σε μια εικονική διεύθυνση γραφείου. Προκειμένου να αποτραπούν παράνομες δραστηριότητες, το Εμπορικό Επιμελητήριο ελέγχει εάν οι εταιρείες διαθέτουν εικονικό γραφείο που επίσης ασκεί τις δραστηριότητές τους από την ίδια διεύθυνση. Το Εμπορικό Επιμελητήριο ονομάζει αυτή τη βιώσιμη επιχειρηματική πρακτική. Αυτό δεν σημαίνει ότι και οι επιχειρηματίες που έχουν εικονικό γραφείο πρέπει να είναι μόνιμα παρόντες εκεί, αλλά σημαίνει ότι πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να είναι μόνιμα παρόντες όταν χρειάζεται.
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με αυτό το ιστολόγιο ή εάν αντιμετωπίζετε δυσκολίες με το Εμπορικό Επιμελητήριο, επικοινωνήστε με τους δικηγόρους του Law & More. Θα απαντήσουμε στις ερωτήσεις σας και θα παρέχουμε νομική βοήθεια όπου είναι απαραίτητο.