Ο εργοδότης σας μπορεί να διαβάσει το επαγγελματικό σας email στην Ολλανδία, αλλά μόνο εντός στενών ορίων και ποτέ απλώς επειδή η εταιρεία κατέχει το γραμματοκιβώτιο. Το επαγγελματικό email είναι ένα εταιρικό σύστημα, επομένως ο εργοδότης ορίζει τους κανόνες για τη χρήση του. Η ανάγνωση αυτού που έχει γράψει ένας εργαζόμενος είναι ένα ξεχωριστό βήμα που χρειάζεται τη δική του αιτιολόγηση. Μια επιθεώρηση είναι νόμιμη μόνο εάν ο εργοδότης έχει έννομο συμφέρον βάσει του ΓΚΠΔ, εάν η ανάγνωση του γραμματοκιβωτίου είναι απαραίτητη και ανάλογη με αυτό το συμφέρον, εάν το προσωπικό ενημερώθηκε εκ των προτέρων μέσω γραπτής πολιτικής και εάν το συμβούλιο εργαζομένων έχει συμφωνήσει με τη ρύθμιση παρακολούθησης.
Μπορεί ο εργοδότης μου να διαβάσει τα email μου;
Ναι, για συγκεκριμένο επιχειρηματικό λόγο και μόνο στο μέτρο του ορίου αυτού. Ισχύουν ταυτόχρονα δύο σύνολα κανόνων. Σύμφωνα με το άρθρο 7:660 του Ολλανδικού Αστικού Κώδικα (Burgerlijk Wetboek), ένας εργοδότης μπορεί να δώσει οδηγίες σχετικά με τη χρήση του εταιρικού εξοπλισμού και να ελέγξει εάν αυτές οι οδηγίες ακολουθούνται. Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, το περιεχόμενο ενός γραμματοκιβωτίου και τα δεδομένα κίνησης γύρω από αυτό αποτελούν προσωπικά δεδομένα του εργαζομένου, επομένως κάθε έλεγχος αποτελεί πράξη επεξεργασίας που χρειάζεται νομική βάση και πρέπει να παραμένει εντός των ορίων της ελαχιστοποίησης των δεδομένων. Η Autoriteit Persoonsgegevens (AP), η ολλανδική αρχή προστασίας δεδομένων, εποπτεύει αυτό το δεύτερο επίπεδο.
Η διάκριση που καθορίζει τις περισσότερες διαφορές είναι αυτή μεταξύ της τεχνικής πρόσβασης και της νόμιμης χρήσης αυτής της πρόσβασης. Ένας διαχειριστής συστήματος μπορεί σχεδόν πάντα να ανοίξει ένα γραμματοκιβώτιο, να επαναφέρει ένα διαγραμμένο μήνυμα από αντίγραφο ασφαλείας ή να εξαγάγει ένα έτος αλληλογραφίας. Αυτό είναι γεγονός που αφορά το τμήμα πληροφορικής, όχι άδεια. Το νομικό ερώτημα είναι εάν ο εργοδότης μπορεί να εξετάσει, τι και για πόσο καιρό, και αυτό το ερώτημα απαντάται από τον ΓΚΠΔ και από την υποχρέωση καλής εργοδοσίας στο άρθρο 7:611 του Αστικού Κώδικα, όχι από το ποιος πληρώνει για την άδεια.
Εν ολίγοις, η απάντηση στο ερώτημα «μπορεί ο εργοδότης μου να διαβάζει τα email μου» είναι: ναι, αλλά όχι όποτε θέλει και όχι όλα. Έχει επίσης σημασία τι διαβάζεται. Το αυτοματοποιημένο φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων και κακόβουλου λογισμικού, ή μια πύλη αλληλογραφίας που μπλοκάρει τα συνημμένα πάνω από ένα ορισμένο μέγεθος, επεξεργάζεται τα email χωρίς να τα διαβάζει κανείς. Αυτό το είδος μέτρου ασφαλείας είναι συνήθως εύκολο να δικαιολογηθεί. Ένας διευθυντής που ανοίγει τα εισερχόμενα ενός συναδέλφου και διαβάζει μήνες αλληλογραφίας κάνει κάτι εντελώς διαφορετικό, παρόλο που και οι δύο τεχνικά παρακολουθούν. Όσο πιο σοβαρή είναι η εισβολή, τόσο πιο ισχυρός πρέπει να είναι ο λόγος.
Ένα σημείο συχνά παρερμηνεύεται και από τις δύο πλευρές. Η απουσία απαγόρευσης ιδιωτικής χρήσης δεν καθιστά ένα γραμματοκιβώτιο ιδιωτικό, και η παρουσία μιας τέτοιας απαγόρευσης δεν το καθιστά πλήρως ανοιχτό. Οι Ολλανδοί εργοδότες συνήθως ανέχονται την περιστασιακή ιδιωτική χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των τηλεφώνων εργασίας, και αυτή η ανοχή έχει βαρύτητα όταν ένα δικαστήριο αξιολογεί αργότερα πόση ιδιωτικότητα θα μπορούσε εύλογα να αναμένει ένας εργαζόμενος.
Η νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον, όχι η συγκατάθεσή σας
Η παρακολούθηση των εργαζομένων στην Ολλανδία σχεδόν πάντα βασίζεται στον λόγο έννομου συμφέροντος που προβλέπεται στο άρθρο 6(1)(στ) του ΓΚΠΔ. Αυτός ο λόγος απαιτεί τρία πράγματα, με τη σειρά που ακολουθεί. Ο εργοδότης πρέπει να προσδιορίσει ένα πραγματικό και ενεστώτα συμφέρον και όχι ένα υποθετικό. Η επεξεργασία πρέπει να είναι απαραίτητη για την εξυπηρέτηση αυτού του συμφέροντος. Και η ισορροπία μεταξύ του συμφέροντος και των δικαιωμάτων και ελευθεριών του εργαζομένου πρέπει να αποβεί υπέρ του εργοδότη. Η αξιολόγηση πρέπει να γίνει πριν από το άνοιγμα του γραμματοκιβωτίου και πρέπει να καταγραφεί, επειδή ένας εργοδότης που δεν μπορεί να αποδείξει τη συλλογιστική του δεν μπορεί να αποδείξει ότι η επεξεργασία ήταν νόμιμη.
Τα συμφέροντα που ισχύουν στην πράξη είναι συγκεκριμένα και συνήθως επείγοντα: ένα περιστατικό ασφαλείας, μια υποψία διαρροής εμπορικών μυστικών ή δεδομένων πελατών, μια υποψία απάτης ή μίζας, μια υποχρέωση διερεύνησης που επιβάλλεται από μια ρυθμιστική αρχή ή μια ποινική καταγγελία που η ίδια η εταιρεία πρέπει να τεκμηριώσει. Αυτό που δεν ισχύει είναι μια γενική επιθυμία να δούμε πόσο σκληρά εργάζονται οι άνθρωποι, η περιέργεια για έναν συνάδελφο ή μια αόριστη αίσθηση ότι κάτι δεν πάει καλά από τότε που η ομάδα άρχισε να εργάζεται από το σπίτι. Η μέτρηση της απόδοσης μέσω της ανάγνωσης αλληλογραφίας αντιμετωπίζεται ως δυσανάλογη, επειδή η απόδοση μπορεί να αξιολογηθεί από την απόδοση, τους συμφωνημένους στόχους και την συνηθισμένη συζήτηση.
Επειδή η παρακολούθηση είναι μια πράξη επεξεργασίας όπως κάθε άλλη, οι γενικές αρχές του άρθρου 5 του ΓΚΠΔ ισχύουν πλήρως. Τα δεδομένα πρέπει να συλλέγονται για συγκεκριμένο σκοπό και να μην επαναχρησιμοποιούνται για άλλον, πράγμα που σημαίνει ότι το υλικό που βρίσκεται κατά τη διερεύνηση μιας διαρροής δεδομένων δεν μπορεί να μετατραπεί τυχαία σε αρχείο απόδοσης. Τα δεδομένα πρέπει να είναι επαρκή και να περιορίζονται σε ό,τι είναι απαραίτητο, κάτι που αποτελεί τη νομική ρίζα της απαίτησης αναζήτησης με βάση λέξεις-κλειδιά και εύρη ημερομηνιών αντί για ανάγνωση όλων. Και τα δεδομένα δεν πρέπει να διατηρούνται περισσότερο από όσο χρειάζεται, επομένως η εξαγωγή ενός γραμματοκιβωτίου που γίνεται για έρευνα πρέπει να διαγράφεται μόλις ολοκληρωθεί η έρευνα και ολοκληρωθεί οποιαδήποτε προκύπτουσα διαδικασία. Όταν η παρακολούθηση είναι συστηματική και εκτεταμένη, ο εργοδότης πρέπει επίσης να διενεργεί εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων πριν από την έναρξή της. Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων δημοσιεύει μια λίστα με τις πράξεις επεξεργασίας για τις οποίες απαιτεί πάντα μία.
Γιατί η συναίνεση σπάνια λειτουργεί στην εργασία;
Η συγκατάθεση βάσει του άρθρου 6(1)(α) του ΓΚΠΔ δεν αποτελεί ρεαλιστική βάση σε μια εργασιακή σχέση. Η συγκατάθεση πρέπει να παρέχεται ελεύθερα και ένας εργαζόμενος που ζητά άδεια από το άτομο που αποφασίζει για τη σύμβασή του, την αμοιβή του και την προαγωγή του σπάνια είναι σε θέση να αρνηθεί χωρίς συνέπειες. Επομένως, μια ρήτρα σε μια σύμβαση εργασίας στην οποία ο εργαζόμενος συμφωνεί για την παρακολούθηση email δεν καθιστά από μόνη της νόμιμη την παρακολούθηση.
Μια τέτοια ρήτρα αξίζει να υπάρχει, επειδή αποτελεί απόδειξη ότι ο εργαζόμενος ενημερώθηκε και η διαφάνεια αποτελεί από μόνη της απαίτηση. Ωστόσο, δεν αντικαθιστά το κριτήριο εξισορρόπησης και δεν αντικαθιστά τη συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων. Αυτά είναι ξεχωριστά εμπόδια και ένας εργοδότης πρέπει να τα ξεπεράσει όλα. Η επισκόπησή μας για την προστασία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των δεδομένων βάσει του ΓΚΠΔ καθορίζει πώς αυτές οι υποχρεώσεις συνδυάζονται για έναν οργανισμό που σχεδιάζει τη δική του πολιτική.
Το κριτήριο της αναγκαιότητας και της αναλογικότητας
Η αναγκαιότητα ρωτά αν ο στόχος μπορεί να επιτευχθεί χωρίς να διαβαστεί καθόλου το γραμματοκιβώτιο. Η αναλογικότητα ρωτά αν η παρέμβαση είναι σε κλίμακα με το πρόβλημα. Αυτά είναι τα δύο ερωτήματα στα οποία οι εργοδότες χάνουν συχνότερα, όχι επειδή ο λόγος τους ήταν κακός, αλλά επειδή πήγαν περισσότερο από όσο δικαιολογούσε ο λόγος τους.
Επικουρικότητα: η λιγότερο παρεμβατική οδός πρώτα
Η επικουρικότητα είναι η πρακτική πλευρά της αναγκαιότητας: εάν μια απλούστερη μέθοδος καταλήγει στο ίδιο αποτέλεσμα, πρέπει να χρησιμοποιηθεί η απλούστερη μέθοδος. Σε μια έρευνα για μια ύποπτη διαρροή δεδομένων, αυτό συνήθως σημαίνει ότι πρέπει να ξεκινήσουμε με τα μεταδεδομένα και όχι με το περιεχόμενο. Ο αποστολέας, ο παραλήπτης, η χρονική σήμανση, το μέγεθος του μηνύματος και η παρουσία ενός συνημμένου αποτελούν ήδη προσωπικά δεδομένα, αλλά είναι πολύ λιγότερο παρεμβατικά από το σώμα ενός μηνύματος και συχνά αρκούν για να επιβεβαιώσουν ή να διαλύσουν μια υποψία. Μόνο εάν τα μεταδεδομένα δείχνουν κάπου, το άνοιγμα των ίδιων των μηνυμάτων καθίσταται υπερασπίσιμο.
Η ίδια λογική ισχύει και για πιο συνηθισμένες καταστάσεις. Εάν ένας διευθυντής χρειάζεται ένα αρχείο πελάτη από το γραμματοκιβώτιο ενός συναδέλφου που βρίσκεται σε μακροχρόνια άδεια ασθενείας, η απάντηση δεν είναι να συνδεθεί και να περιηγηθεί. Μπορεί να ζητηθεί από τον εργαζόμενο να προωθήσει το έγγραφο ή ένας διαχειριστής μπορεί να εκτελέσει μια περιορισμένη αναζήτηση για αυτό το αρχείο. Η άδεια ασθενείας είναι ακριβώς η περίπτωση στην οποία ένα γραμματοκιβώτιο είναι πιθανό να περιέχει ιατρικές πληροφορίες, οι οποίες αποτελούν μια ειδική κατηγορία προσωπικών δεδομένων με το δικό της αυστηρό καθεστώς και ένας εργοδότης δεν έχει καμία δουλειά να τις βλέπει.
Πώς μοιάζει μια αναλογική αναζήτηση
Μια αναλογική επιθεώρηση περιορίζεται σε τρεις διαστάσεις ταυτόχρονα: ποιος ερευνάται, τι αναζητείται και σε ποια χρονική περίοδο. Μια έρευνα για μια διαρροή από μια μεμονωμένη ομάδα ανάπτυξης καλύπτει αυτήν την ομάδα, χρησιμοποιεί όρους αναζήτησης που συνδέονται με το διαρρεύσαν υλικό και εξετάζει ένα χρονικό διάστημα εβδομάδων γύρω από το συμβάν. Δεν καλύπτει ολόκληρη την εταιρεία, δεν διαβάζει όλα όσα έγραψαν αυτοί οι προγραμματιστές και δεν ανατρέχει τρία χρόνια πίσω.
Δύο επιπλέον εγγυήσεις κάνουν τη διαφορά μεταξύ μιας υπερασπίσιμης έρευνας και μιας μη υπερασπίσιμης. Η πρώτη είναι ότι η έρευνα θα πρέπει να διεξάγεται από κάποιον που δεν έχει προσωπικό συμφέρον στο αποτέλεσμα, στην πράξη από έναν υπεύθυνο ασφαλείας, τον υπεύθυνο απορρήτου ή έναν εξωτερικό ειδικό και όχι από τον διευθυντή που έθεσε την υποψία. Η δεύτερη είναι ότι όλα καταγράφονται: τι αναζητήθηκε, με εντολή τίνος, για ποιους λόγους και τι βρέθηκε. Ένας εργοδότης που δεν μπορεί να ανακατασκευάσει τη δική του έρευνα βρίσκεται σε αδύναμη θέση όταν ο εργαζόμενος ζητά από τον αρχηγό της έρευνας ή από ένα δικαστήριο να την επανεξετάσει.
Βασικές προϋποθέσεις για νόμιμη παρακολούθηση email
| Κατάσταση | Τι σημαίνει στην πράξη |
|---|---|
| Δικαιολογημένο ενδιαφέρον | Ένα συγκεκριμένο, παρόν επιχειρηματικό συμφέρον, όπως μια υποψία διαρροής, απάτης ή περιστατικό ασφαλείας, που καταγράφεται πριν από την έναρξη της επιθεώρησης. |
| Αναγκαιότητα και επικουρικότητα | Καμία πιο εύκολη διαδρομή δεν καταλήγει στο ίδιο αποτέλεσμα. Μεταδεδομένα πριν από το περιεχόμενο, μια συζήτηση πριν από μια έρευνα. |
| Αναλογικότητα | Περιορισμένο σε πεδίο εφαρμογής, σε όρους αναζήτησης και σε χρόνο, πραγματοποιείται από κάποιον ανεξάρτητο και πλήρως συνδεδεμένο. |
| Διαφάνεια | Μια γραπτή πολιτική την οποία γνώριζαν οι εργαζόμενοι πριν από οποιαδήποτε παρακολούθηση, στην οποία εξηγούνται οι σκοποί, οι μέθοδοι και η διατήρηση των δεδομένων. |
| Συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων | Προηγούμενη συγκατάθεση για τη ρύθμιση παρακολούθησης βάσει του άρθρου 27 του νόμου περί συμβουλίων εργαζομένων, όπου υπάρχει συμβούλιο εργαζομένων. |
Προσωπικά μηνύματα σε ένα γραμματοκιβώτιο επιχείρησης
Ένα μήνυμα που είναι σαφώς ιδιωτικό διατηρεί ένα μέτρο προστασίας ακόμη και μέσα σε ένα γραμματοκιβώτιο εταιρείας. Το Άρθρο 8 της Ευρωπαϊκής Σύμβασης για τα Δικαιώματα του Ανθρώπου προστατεύει την ιδιωτική ζωή και την αλληλογραφία και ισχύει και στον χώρο εργασίας, και τα ολλανδικά δικαστήρια το εφαρμόζουν άμεσα. Το 2017, το Τμήμα Ευρείας Σύνθεσης του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου Δικαιωμάτων του Ανθρώπου καθόρισε τους παράγοντες που πρέπει να σταθμίζει ένα εθνικό δικαστήριο όταν ένας εργοδότης παρακολουθεί τις επικοινωνίες ενός εργαζομένου: εάν ο εργαζόμενος ενημερώθηκε εκ των προτέρων και με πόσο σαφήνεια, σε ποιο βαθμό έφτανε η παρακολούθηση και εάν το περιεχόμενο αναγνώστηκε ή μόνο δεδομένα κίνησης, εάν ο εργοδότης είχε νόμιμους λόγους, εάν ήταν διαθέσιμη μια λιγότερο παρεμβατική μέθοδος, ποιες συνέπειες είχε η παρακολούθηση για τον εργαζόμενο και εάν στον εργαζόμενο δόθηκαν επαρκείς εγγυήσεις.
Εφαρμόζεται σε ένα ολλανδικό γραμματοκιβώτιο, το οποίο παράγει έναν εφαρμόσιμο κανόνα. Ένας εργοδότης που διεξάγει νόμιμη αναζήτηση και εντοπίζει ένα μήνυμα που είναι προφανώς ιδιωτικό, λόγω του αποστολέα, της γραμμής θέματος ή του φακέλου στον οποίο βρίσκεται, πρέπει να σταματήσει την ανάγνωσή του και να το παραλείψει από το αρχείο. Το ίδιο ισχύει και για μηνύματα που αποκαλύπτουν υγεία, θρησκεία, συμμετοχή σε συνδικαλιστικό ίδρυμα ή πολιτικές απόψεις: πρόκειται για ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων και οι λόγοι για την επεξεργασία τους είναι πολύ πιο περιορισμένοι από ό,τι για τα συνηθισμένα δεδομένα.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να ενισχύσουν οι ίδιοι αυτήν την προστασία. Η διατήρηση της προσωπικής αλληλογραφίας μακριά από τον λογαριασμό εργασίας είναι το πιο αποτελεσματικό βήμα και η μεταφορά οτιδήποτε προσωπικού περιεχομένου φτάνει σε έναν σαφώς ονομασμένο φάκελο είναι το δεύτερο. Δεν είναι μια μαγική ασπίδα, αλλά σηματοδοτεί το όριο και ένα όριο που ήταν ορατό πριν από την έναρξη της έρευνας έχει πολύ μεγαλύτερο βάρος από ένα που υποστηρίχθηκε αργότερα.
Οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων ακολουθούν την ίδια λογική, αλλά αλλάζουν την ισορροπία, επειδή ο λογαριασμός και συχνά η συσκευή ανήκουν στον εργαζόμενο και όχι στην εταιρεία. Το εξετάζουμε ξεχωριστά στο άρθρο μας σχετικά με το εάν ο εργοδότης σας μπορεί να διαβάσει τα μηνύματά σας στο WhatsApp.
Γιατί πρέπει πρώτα να συμφωνήσει το συμβούλιο εργαζομένων
Ένας εργοδότης που επιθυμεί να εισαγάγει, να αλλάξει ή να αποσύρει μια ρύθμιση παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαδικτύου χρειάζεται την προηγούμενη συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων. Το άρθρο 27(1)(κ) του νόμου περί συμβουλίων εργαζομένων (Wet op de ondernemingsraden) καλύπτει τις ρυθμίσεις για την επεξεργασία και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των ατόμων που εργάζονται στην εταιρεία. Το άρθρο 27(1)(λ) καλύπτει τις ρυθμίσεις για εγκαταστάσεις που προορίζονται ή είναι κατάλληλες για την παρατήρηση ή τον έλεγχο της παρουσίας, της συμπεριφοράς ή της απόδοσης αυτών των ατόμων. Η καταγραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το φιλτράρισμα του διαδικτύου, η παρακολούθηση με κάμερα, οι κάρτες πρόσβασης και το λογισμικό παραγωγικότητας εμπίπτουν όλα σε μία ή και στις δύο αυτές κατηγορίες.
Ένα συμβούλιο εργαζομένων είναι υποχρεωτικό σε μια εταιρεία όπου εργάζονται τουλάχιστον πενήντα άτομα. Σε μικρότερους οργανισμούς η υποχρέωση δεν προκύπτει, αλλά οι απαιτήσεις διαφάνειας και εξισορρόπησης του ΓΚΠΔ δεν εξαφανίζονται μαζί της. Ο εργοδότης απλώς έχει έναν εσωτερικό έλεγχο λιγότερο και έναν ακόμη λόγο να τεκμηριώσει προσεκτικά τη δική του συλλογιστική.
Η κύρωση για την παράλειψη της συνεδρίασης του συμβουλίου εργαζομένων είναι πραγματική. Εάν ο εργοδότης λάβει την απόφαση χωρίς τη συγκατάθεσή του, το συμβούλιο εργαζομένων μπορεί να επικαλεστεί την ακυρότητα της εν λόγω απόφασης εγγράφως εντός ενός μηνός από την ημερομηνία που έλαβε γνώση αυτής και η απόφαση είναι τότε άκυρη. Ένας εργοδότης που έχει δημιουργήσει σύστημα παρακολούθησης σε μια άκυρη απόφαση αντιμετωπίζει ταυτόχρονα πρόβλημα συμμόρφωσης και πρόβλημα αποδεικτικών στοιχείων και το συμβούλιο εργαζομένων μπορεί να ζητήσει από το υποπεριφερειακό δικαστήριο (kantonrechter) να διατάξει τον εργοδότη να συμμορφωθεί με τον Νόμο και να απόσχει από την εκτέλεση της απόφασης.
Μια λεπτομέρεια παραβλέπεται τακτικά και προς τις δύο κατευθύνσεις. Αυτό που χρειάζεται συναίνεση είναι η ρύθμιση, όχι κάθε μεμονωμένη έρευνα. Ένας εργοδότης δεν χρειάζεται να ζητά άδεια από το συμβούλιο εργαζομένων κάθε φορά που εξετάζει μια συγκεκριμένη υποψία, υπό την προϋπόθεση ότι η έρευνα παραμένει εντός ενός πλαισίου που έχει ήδη εγκρίνει το συμβούλιο. Αντίθετα, η συναίνεση του συμβουλίου δεν μετατρέπει μια υπερβολική έρευνα σε νόμιμη: το κριτήριο του GDPR πρέπει να περάσει με επιτυχία τα γεγονότα της υπόθεσης.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια πολιτική νόμιμης παρακολούθησης
Η διαφάνεια δεν είναι ευγενική προσφορά αλλά προϋπόθεση. Τα άρθρα 12 έως 14 του ΓΚΠΔ απαιτούν να ενημερώνονται οι εργαζόμενοι, με σαφήνεια και εκ των προτέρων, για το τι επεξεργάζεται το όνομά τους και γιατί. Στην πράξη, αυτό λαμβάνει τη μορφή πολιτικής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαδικτύου, που παρέχεται με τη σύμβαση εργασίας ή περιλαμβάνεται στο εγχειρίδιο προσωπικού και αναφέρεται αρκετά συχνά ώστε κανείς να μην μπορεί να ισχυριστεί με βεβαιότητα ότι δεν την είδε ποτέ. Η επιφύλαξη δικαιωμάτων όπως «ο εργοδότης μπορεί να παρακολουθεί τις επικοινωνίες» δεν αρκεί, επειδή δεν λέει στον εργαζόμενο τίποτα για τους σκοπούς, το πεδίο εφαρμογής ή τις διασφαλίσεις.
Μια πολιτική που επιβιώνει από τον έλεγχο αναφέρει τουλάχιστον τα ακόλουθα, με απλά λόγια:
- οι σκοποί της παρακολούθησης, περιγραφόμενοι συγκεκριμένα και όχι ως μια λίστα με όλα όσα είναι δυνατόν να φανταστεί κανείς·
- τι πραγματικά υποβάλλεται σε επεξεργασία και με ποια τεχνικά μέσα, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον το περιεχόμενο μπορεί να διαβαστεί ή μόνο ως δεδομένα κίνησης·
- ποιος μπορεί να εγκρίνει μια επιθεώρηση, ποιος την διενεργεί και πώς εφαρμόζεται η αρχή του ελέγχου των τεσσάρων οφθαλμών·
- για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται τα δεδομένα παρακολούθησης και τα αποτελέσματα μιας έρευνας και πότε καταστρέφονται·
- εάν επιτρέπεται η ιδιωτική χρήση εταιρικών συστημάτων και, εάν ναι, εντός ποίων ορίων·
- τα δικαιώματα των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασης στα δικά τους δεδομένα και του δικαιώματος υποβολής καταγγελίας στον AP.
Η πολιτική πρέπει επίσης να τηρείται. Ένας εργοδότης που έχει υποσχεθεί αναζητήσεις με λέξεις-κλειδιά και στη συνέχεια εξάγει ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο βρίσκεται σε χειρότερη θέση από έναν εργοδότη που δεν έχει καταγράψει ποτέ τίποτα, επειδή τώρα έχει παραβιάσει τους δικούς του δημοσιευμένους κανόνες. Η σημείωσή μας σχετικά με την κατανόηση των υποχρεώσεων εργοδότη και εργαζομένου και οι ευρύτερες γνώσεις μας σχετικά με τις νομικές υποχρεώσεις των Ολλανδών εργοδοτών εμβαθύνουν περαιτέρω στον τρόπο με τον οποίο αυτά τα έγγραφα αλληλεπιδρούν με την υπόλοιπη εργασιακή σχέση. Οι οργανισμοί που θέλουν ένα εξωτερικό σημείο αναφοράς για τις διαδικασίες τους συχνά εργάζονται μέσω μιας γενικής λίστας ελέγχου συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ, αλλά μια λίστα ελέγχου είναι ένα σημείο εκκίνησης για μια συζήτηση, όχι υποκατάστατο του τεστ εξισορρόπησης.
Παρακολούθηση όταν ο εργοδότης υποψιάζεται παράβαση καθήκοντος
Οι περισσότερες διαφορές σχετικά με την παρακολούθηση email προκύπτουν από έρευνα για μια συγκεκριμένη υποψία και όχι από συνήθη παρακολούθηση. Η υποψία είναι συνήθως ένα από τα λίγα πράγματα: εμπιστευτικές πληροφορίες που φεύγουν από την εταιρεία, σύγκρουση συμφερόντων με έναν προμηθευτή ή έναν ανταγωνιστή, έξοδα που δεν αντιστοιχούν στην πραγματικότητα, παρενόχληση ενός συναδέλφου ή ένας εργαζόμενος που ιδρύει μια ανταγωνιστική επιχείρηση σε χρόνο της εταιρείας. Σε όλα αυτά ο εργοδότης έχει γνήσιο συμφέρον. Το ερώτημα δεν είναι ποτέ αν μπορεί να διερευνήσει, αλλά πόσο μακριά μπορεί να φτάσει.
Τα όρια μιας στοχευμένης έρευνας
Μια δικαιολογημένη έρευνα ξεκινά με μια γραπτή απόφαση που καταγράφει την υποψία, τα γεγονότα στα οποία βασίζεται, τον σκοπό της έρευνας και τον λόγο για τον οποίο τα ελαφρύτερα μέσα είναι ανεπαρκή. Στη συνέχεια, ακολουθεί το πεδίο εφαρμογής που ορίζεται στην εν λόγω απόφαση. Η διεύρυνση της έρευνας επειδή ο πρώτος γύρος δεν παρήγαγε κανένα αποτέλεσμα είναι ακριβώς η αλιευτική εκστρατεία που το κριτήριο της αναγκαιότητας έχει σχεδιαστεί για να αποτρέψει και είναι το σημείο στο οποίο πολλές έρευνες καθίστανται παράνομες.
Η μυστική έρευνα είναι δυνατή στην Ολλανδία, αλλά αποτελεί την πιο αυστηρή παραλλαγή και είναι δικαιολογημένη μόνο όταν η εκ των προτέρων ενημέρωση του εργαζομένου θα ματαίωνε την έρευνα, για παράδειγμα επειδή θα καταστραφούν αποδεικτικά στοιχεία. Ακόμα και τότε, πρέπει να είναι προσωρινή, περιορισμένης έκτασης και να ακολουθείται από ενημέρωση του εργαζομένου στη συνέχεια. Ένας εργοδότης που παρακολουθεί κρυφά ως συνήθη πρακτική, χωρίς συγκεκριμένο και τεκμηριωμένο λόγο, βρίσκεται στη λάθος πλευρά της γραμμής.
Ο εργαζόμενος δεν στερείται δικαιωμάτων ούτε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Καλή εργοδότηση σημαίνει ότι ένας εργαζόμενος που αντιμετωπίζει ευρήματα ενημερώνεται για το τι ερευνήθηκε και σε ποια βάση, και έχει μια πραγματική ευκαιρία να εξηγήσει πριν εξαχθούν συμπεράσματα. Μια αντιπαράθεση στην οποία σε έναν εργαζόμενο παρουσιάζονται εκτυπώσεις και του ζητείται να υπογράψει έναν διακανονισμό επί τόπου σπάνια στέκει καλά στη συνέχεια.
Τι συμβαίνει με τα αποδεικτικά στοιχεία σε μια υπόθεση απόλυσης
Οι εργοδότες υποθέτουν τακτικά ότι τα παράνομα αποκτηθέντα αποδεικτικά στοιχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτόματα άχρηστα, και οι εργαζόμενοι υποθέτουν τακτικά το ίδιο υπέρ τους. Κανένα από τα δύο δεν είναι σωστό. Η ολλανδική πολιτική δικονομία λειτουργεί με κανόνες ελεύθερης απόδειξης και τα δικαστήρια έχουν κρίνει ότι το συμφέρον της διαπίστωσης της αλήθειας γενικά υπερισχύει του αποκλεισμού, επομένως τα αποδεικτικά στοιχεία που αποκτώνται κατά παράβαση των κανόνων περί απορρήτου ακυρώνονται μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις.
Αυτό δεν καθιστά την παραβίαση χωρίς κόστος. Ο εργοδότης που παρακολούθησε παράνομα εξακολουθεί να αντιμετωπίζει αξίωση αποζημίωσης, καταγγελία στον AP και δικαστήριο που σταθμίζει τη συμπεριφορά του κατά την αξιολόγηση της απόλυσης. Σε μια συνοπτική απόλυση (ontslag op staande voet), ο εργοδότης πρέπει να αποδείξει την ύπαρξη επείγουσας αιτίας κατά την έννοια του άρθρου 7:678 του Αστικού Κώδικα, ότι ενήργησε χωρίς καθυστέρηση και ότι κοινοποίησε τον λόγο αμέσως. Μια έρευνα που διήρκεσε μήνες υπονομεύει την απαίτηση αμεσότητας και μια αυστηρή έρευνα τροφοδοτεί ένα επιχείρημα για δίκαιη αποζημίωση επιπλέον των συνήθων δικαιωμάτων. Ο οδηγός μας σχετικά με τον τρόπο νομικής αντιμετώπισης της απόλυσης εργαζομένων καθορίζει λεπτομερώς αυτή τη σειρά.
Τι να κάνετε αν πιστεύετε ότι η παρακολούθηση έχει ξεπεράσει τα όρια
Ξεκινήστε διαπιστώνοντας τι πραγματικά συνέβη και όχι τι υποψιάζεστε. Ως το άτομο του οποίου τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία, έχετε δικαίωμα πρόσβασης βάσει του άρθρου 15 του ΓΚΠΔ: μπορείτε να ρωτήσετε εγγράφως τον εργοδότη σας ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται για εσάς, για ποιους σκοπούς, σε ποια νομική βάση, ποιος έλαβε τα δεδομένα και για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρηθούν, και μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο. Ο εργοδότης πρέπει να απαντήσει εντός ενός μήνα, με δυνατότητα παράτασης σε περίπλοκες περιπτώσεις, και μπορεί να παρακρατήσει υλικό μόνο όταν τα δικαιώματα άλλων το απαιτούν πραγματικά. Ένα καλογραμμένο αίτημα πρόσβασης είναι το πιο αποτελεσματικό πρώτο βήμα, επειδή αναγκάζει τον εργοδότη να καταγράψει τη δική του δήλωση σε χαρτί.
Παράλληλα, εγείρετε το ζήτημα εσωτερικά. Εάν η εταιρεία έχει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (functionaris gegevensbescherming) που είναι ο φυσικός παραλήπτης· διαφορετικά, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή το συμβούλιο εργαζομένων. Το συμβούλιο εργαζομένων έχει συγκεκριμένο συμφέρον εδώ, διότι εάν η παρακολούθηση λαμβάνει χώρα εκτός εγκεκριμένης ρύθμισης, αυτό είναι τόσο δικό του πρόβλημα όσο και δικό σας. Διατηρήστε την ανταλλαγή εμπεριστατωμένων στοιχείων και γραπτώς, και καταγράψτε τις ημερομηνίες, τα συστήματα και τα μηνύματα που πιστεύετε ότι διαβάστηκαν.
Αν αυτό δεν οδηγήσει πουθενά, υπάρχουν δύο εξωτερικές οδοί και εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Η υποβολή καταγγελίας στον AP είναι μια εποπτική οδός: η αρχή μπορεί να διερευνήσει τις πρακτικές του εργοδότη και να επιβάλει διορθωτικά μέτρα ή πρόστιμο, αλλά δεν σας επιδικάζει αποζημίωση. Η αστική αγωγή είναι η οδός για τη δική σας θέση: μπορείτε να ζητήσετε από το δικαστήριο να διατάξει τη διακοπή της παρακολούθησης, τη διαγραφή δεδομένων και την επιδίκαση αποζημίωσης για την παραβίαση, και αν η παρακολούθηση εμπλέκεται με απόλυση, οι δύο συνήθως εξετάζονται στην ίδια διαδικασία ενώπιον του υποπεριφερειακού δικαστηρίου.
Ο χρόνος έχει σημασία σε εργασιακά ζητήματα, επειδή οι προθεσμίες σχετικά με τις απολύσεις είναι σύντομες και αδυσώπητες, και τα αποδεικτικά στοιχεία στα συστήματα πληροφορικής αντικαθίστανται καθώς τα αρχεία καταγραφής εναλλάσσονται. Εάν μια προειδοποίηση, μια αναστολή ή μια απόλυση είναι ήδη υπό συζήτηση, ζητήστε συμβουλές πριν απαντήσετε σε αυτήν και όχι εκ των υστέρων. Ένας δικηγόρος εργατικού δικαίου μπορεί να αξιολογήσει σε μία μόνο συζήτηση εάν η έρευνα που οδήγησε στην κατηγορία ήταν νόμιμη και τι σημαίνει αυτό για τη θέση σας.
Παρακολούθηση πέρα από τα εισερχόμενα: καταγραφή, φιλτράρισμα και απομακρυσμένη εργασία
Το email είναι μόνο ένα σκέλος του ψηφιακού ίχνους που αφήνει ένας εργαζόμενος. Τα αρχεία καταγραφής διαδικτύου και proxy, τα αρχεία VPN και σύνδεσης, οι άδειες πρόσβασης, η διαχείριση κινητών συσκευών σε εταιρικό τηλέφωνο, οι πύλες αλληλογραφίας και οι πίνακες ελέγχου παραγωγικότητας επεξεργάζονται όλα προσωπικά δεδομένα και το πλαίσιο είναι το ίδιο για καθένα από αυτά: ένας καθορισμένος σκοπός, αναγκαιότητα, αναλογικότητα, διαφάνεια εκ των προτέρων και, όπου υπάρχει συμβούλιο εργαζομένων, η συγκατάθεσή του. Οι εργοδότες που αντιμετωπίζουν κάθε εργαλείο ως ξεχωριστή απόφαση προμήθειας τείνουν να καταλήγουν σε ένα επίπεδο επιτήρησης που κανένας από αυτούς δεν είχε ποτέ σκοπό και που δεν υποστηρίζει καμία μεμονωμένη επιχειρηματική περίπτωση.
Στο άκρο της κλίμακας βρίσκονται εργαλεία που παρακολουθούν συνεχώς τον εργαζόμενο αντί για το σύστημα: καταγραφή πληκτρολόγησης, στιγμιότυπα οθόνης που λαμβάνονται σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα, λογισμικό που καταγράφει τον ενεργό και τον αδρανή χρόνο και απαίτηση να διατηρείται ενεργοποιημένη η κάμερα web κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Αυτά είναι εξαιρετικά δύσκολο να δικαιολογηθούν. Είναι μόνιμα και όχι λόγω περιστατικών, καταγράφουν το ιδιωτικό περιβάλλον του εργαζομένου καθώς και την εργασία και σχεδόν πάντα υπάρχει μια ελαφρύτερη εναλλακτική λύση με τη μορφή συμφωνημένης παραγωγής και κανονικής εποπτείας. Ένα ολλανδικό δικαστήριο έχει ήδη κρίνει ότι η απαίτηση από έναν εργαζόμενο να διατηρεί μια κάμερα ανοιχτή όλη την ημέρα ήταν μια απαράδεκτη παρέμβαση στην ιδιωτική ζωή.
Η εργασία από το σπίτι δεν μειώνει το όριο, το αυξάνει. Το σπίτι είναι ο πυρήνας της ιδιωτικής σφαίρας που προστατεύεται από το άρθρο 8 της Ευρωπαϊκής Σύμβασης για τα Ανθρώπινα Δικαιώματα και η παρακολούθηση που το καλύπτει χρειάζεται αντίστοιχα ισχυρότερη αιτιολόγηση. Οι ρυθμίσεις για τη χρήση της συσκευής «φέρε τη δική σου» χρειάζονται την ίδια προσοχή και αντίστροφα: το λογισμικό διαχείρισης σε ένα προσωπικό τηλέφωνο θα πρέπει να περιορίζεται στο χώρο εργασίας και ο εργοδότης θα πρέπει να είναι σε θέση να εξηγήσει ακριβώς ποια δεδομένα μπορεί και ποια δεν μπορεί να δει σε αυτήν τη συσκευή.
Το γραμματοκιβώτιό σας μετά την αναχώρησή σας
Οι εργαζόμενοι συχνά υποθέτουν ότι το ερώτημα σχετικά με το εάν ένας εργοδότης μπορεί να διαβάσει τα email μου λήγει την τελευταία εργάσιμη ημέρα. Δεν συμβαίνει αυτό, επειδή το γραμματοκιβώτιο παραμένει πίσω και τα προσωπικά δεδομένα που περιέχει δεν γίνονται ελεύθερα για ανάληψη. Ένας πρώην εργοδότης παραμένει ο υπεύθυνος επεξεργασίας αυτών των δεδομένων και εξακολουθεί να δεσμεύεται από τον περιορισμό του σκοπού και τον περιορισμό της αποθήκευσης.
Η εύλογη προσέγγιση είναι μια σύντομη, ανακοινωμένη διακοπή λειτουργίας. Ο λογαριασμός απενεργοποιείται αμέσως αντί να αφήνεται να λειτουργεί για μήνες. Μια αυτόματη απάντηση κατευθύνει τους ανταποκριτές σε έναν συγκεκριμένο συνάδελφο, χωρίς να προωθεί το περιεχόμενο των εισερχόμενων μηνυμάτων. Όταν η προώθηση σε έναν διάδοχο είναι πραγματικά απαραίτητη για τη συνέχεια, εκτελείται για περιορισμένο και επικοινωνούμενο χρονικό διάστημα και σταματά. Η προσωπική αλληλογραφία που επισημαίνει ο αποχωρών υπάλληλος παραδίδεται ή διαγράφεται αντί να διαβάζεται. Η διατήρηση ενεργού και παρακολουθούμενης επ' αόριστον της γραμματοκιβωτίου ενός πρώην υπαλλήλου, με την ελπίδα ότι θα προκύψει κάτι χρήσιμο, δεν έχει καμία νομική βάση.
Ένας πρώην υπάλληλος διατηρεί το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά του δεδομένα και μπορεί να ζητήσει τη διαγραφή δεδομένων που δεν είναι πλέον απαραίτητα. Αυτά τα δικαιώματα αξίζει να ασκηθούν νωρίς, επειδή μετά από μια αποχώρηση η πρακτική απάντηση εξαρτάται συχνά από το τι έχουν ήδη κάνει τα προγράμματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και διατήρησης.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το απόρρητο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μερικές καταστάσεις προκύπτουν τόσο συχνά που αξίζουν μια άμεση απάντηση.
Μπορεί ο εργοδότης μου να διαβάσει τα διαγραμμένα email;
Ναι, είναι πολύ πιθανό να μπορούν. Όταν πατάτε «διαγραφή» σε ένα email, συνήθως καταλήγει στον φάκελο «Διαγραμμένα». Δεν έχει χαθεί οριστικά ακόμα.
Το πιο σημαντικό είναι ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εξελιγμένα συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Αυτά τα συστήματα αρχειοθετούν όλα τα δεδομένα email, συχνά για συμμόρφωση με τις νομικές διατάξεις ή για αποκατάσταση από καταστροφή. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και αν διαγράψετε μόνιμα ένα email από το γραμματοκιβώτιό σας, ένα αντίγραφο πιθανότατα εξακολουθεί να υπάρχει σε έναν διακομιστή της εταιρείας. Εάν ο εργοδότης σας έχει έναν νόμιμο, νομικά βάσιμο λόγο να διερευνήσει, μπορεί συχνά να ανακτήσει αυτά τα αρχειοθετημένα μηνύματα.
Η διαγραφή ενός email δεν το εξαφανίζει για πάντα.
Τι γίνεται με την προσωπική μου συσκευή;
Η χρήση του δικού σας φορητού υπολογιστή ή τηλεφώνου για την εργασία μπορεί να σας φαίνεται πιο ιδιωτική, αλλά ισχύουν οι ίδιοι γενικοί κανόνες. Τη στιγμή που συνδέετε την προσωπική σας συσκευή στο δίκτυο της εταιρείας ή τη χρησιμοποιείτε για να αποκτήσετε πρόσβαση στο email της εργασίας σας, οι επαγγελματικές σας επικοινωνίες εμπίπτουν στις πολιτικές του εργοδότη.
Το πραγματικό ερώτημα δεν είναι ποιος κατέχει τη συσκευή, αλλά ποιος κατέχει τον λογαριασμό email και τα δεδομένα που ρέουν μέσω αυτού. Τα email που σχετίζονται με την εργασία θεωρούνται εταιρική ιδιοκτησία, ανεξάρτητα από το αν τα ελέγχετε σε έναν εταιρικό υπολογιστή ή στο προσωπικό σας smartphone.
Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο η διατήρηση μιας σαφούς διαχωριστικής γραμμής μεταξύ των προσωπικών και των επαγγελματικών σας λογαριασμών είναι τόσο ζωτικής σημασίας για την προστασία του απορρήτου σας.
Παρακολουθούν επίσης τα μηνύματα συνομιλίας;
Απολύτως. Τα μηνύματα που στέλνετε σε πλατφόρμες χώρου εργασίας όπως το Slack , το Microsoft Teams ή άλλα εσωτερικά συστήματα συνομιλίας αντιμετωπίζονται όπως ακριβώς τα email σύμφωνα με την ολλανδική νομοθεσία περί απορρήτου. Πρόκειται για επαγγελματικές επικοινωνίες, απλά και ξεκάθαρα.
Αυτό σημαίνει ότι ένας εργοδότης μπορεί να τους παρακολουθεί εάν πληρούν τα αυστηρά νομικά κριτήρια της ύπαρξης έννομου συμφέροντος και της διασφάλισης ότι η παρακολούθηση είναι απαραίτητη και αναλογική.
Όπως ακριβώς και με το email, ο εργοδότης σας πρέπει να έχει μια διαφανή πολιτική που σας ενημερώνει για τυχόν πιθανή παρακολούθηση σε αυτές τις πλατφόρμες. Ποτέ μην υποθέτετε ότι μια «ιδιωτική» συνομιλία με έναν συνάδελφο σε ένα σύστημα της εταιρείας είναι πραγματικά εμπιστευτική. Αυτές οι συνομιλίες γίνονται μέρος των ψηφιακών αρχείων της εταιρείας και μπορούν να ανακτηθούν σε μια νόμιμη έρευνα.
Law & More Συμβουλεύει τους εργοδότες σχετικά με τη σύνταξη και την εφαρμογή πολιτικών παρακολούθησης που επιβιώνουν από τον έλεγχο του συμβουλίου εργαζομένων και του AP, και συμβουλεύει τους εργαζομένους που έρχονται αντιμέτωποι με υλικό που έχει ληφθεί από το γραμματοκιβώτιό τους. Εάν έχετε να κάνετε με έρευνα, πολιτική που χρειάζεται αναθεώρηση ή απόλυση που βασίζεται σε στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επικοινωνήστε μαζί μας, ώστε να μπορέσουμε να αξιολογήσουμε τη θέση σας.
