Μπορεί ο εργοδότης σας να διαβάσει τα μηνύματά σας στο WhatsApp;

Εν ολίγοις: ένας εργοδότης δεν επιτρέπεται να διαβάζει απλώς τα μηνύματά σας στο WhatsApp. Η πρόσβαση είναι νόμιμη μόνο όταν υπάρχει έννομο συμφέρον, όταν η ανάγνωση των μηνυμάτων είναι πραγματικά απαραίτητη και δεν υπάρχει λιγότερο παρεμβατική οδός, και όταν το προσωπικό έχει ενημερωθεί εκ των προτέρων για το τι μπορεί να παρακολουθείται και γιατί. Μια διαρθρωτική ρύθμιση παρακολούθησης απαιτεί επίσης τη συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων σύμφωνα με το άρθρο 27 του νόμου περί συμβουλίων εργαζομένων. Η ανάγνωση ιδιωτικών μηνυμάτων εκτός αυτών των όρων παραβιάζει τον ΓΚΠΔ και το δικαίωμα του εργαζομένου στην ιδιωτική ζωή.

Ο εργοδότης σας δεν μπορεί να διαβάσει τα μηνύματά σας στο WhatsApp κατά βούληση, σε ιδιωτικό ή εταιρικό τηλέφωνο. Τα μηνύματα αποτελούν προσωπικά δεδομένα, επομένως κάθε πρόσβαση απαιτεί νόμιμη βάση βάσει του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων και, στη σχέση εργασίας, αυτή η βάση είναι σχεδόν πάντα το έννομο συμφέρον του εργοδότη. Αυτή η βάση ισχύει μόνο όταν ο εργοδότης έχει συγκεκριμένο λόγο, δεν διαβάζει περισσότερα από όσα απαιτεί ο λόγος αυτός, δεν έχει λιγότερο παρεμβατική εναλλακτική λύση και έχει ενημερώσει εκ των προτέρων το προσωπικό ότι αυτό μπορεί να συμβεί.

Το ερώτημα προκύπτει σε δύο πολύ διαφορετικές περιπτώσεις και αξίζει να τις διαχωρίσουμε εξαρχής. Η πρώτη είναι η ανταλλαγή προσωπικών μηνυμάτων σε προσωπικό τηλέφωνο, όπου η θέση του εργοδότη είναι αδύναμη και η προστασία του εργαζομένου είναι σχεδόν απόλυτη. Η δεύτερη είναι η ανταλλαγή επαγγελματικών μηνυμάτων, είτε σε μια ομάδα WhatsApp της εταιρείας, είτε σε έναν εταιρικό λογαριασμό είτε σε ένα εργαλείο συνομιλίας στον χώρο εργασίας, όπου ο εργοδότης έχει πολύ περισσότερο χώρο αλλά εξακολουθεί να μην μπορεί να κάνει τα πάντα. Αυτό το άρθρο ασχολείται και με τα δύο, με τον ρόλο του συμβουλίου εργαζομένων και με το τι μπορεί να κάνει ένας εργαζόμενος εάν έχει ήδη ξεπεραστεί το όριο. Η θέση σχετικά με το εταιρικό email ορίζεται ξεχωριστά στο άρθρο μας σχετικά με το εάν ο εργοδότης σας μπορεί να διαβάσει τα email σας , και οι κανόνες εκεί ακολουθούν την ίδια δομή.

Γιατί τα μηνύματα προστατεύονται εξαρχής

Ισχύουν ταυτόχρονα τρία επίπεδα δικαίου. Το δικαίωμα σεβασμού της ιδιωτικής ζωής και της αλληλογραφίας βάσει του Άρθρου 8 της Ευρωπαϊκής Σύμβασης για τα Δικαιώματα του Ανθρώπου εφαρμόζεται στον χώρο εργασίας: το Ευρωπαϊκό Δικαστήριο Δικαιωμάτων του Ανθρώπου έχει κρίνει ότι ένας εργαζόμενος διατηρεί εύλογη προσδοκία για την ιδιωτικότητα στην εργασία, ότι ο εργοδότης οφείλει να ενημερώνει το προσωπικό εκ των προτέρων για τη φύση και την έκταση οποιασδήποτε παρακολούθησης και ότι ένα δικαστήριο οφείλει να σταθμίσει τους λόγους του εργοδότη, το εύρος της παρέμβασης και τη διαθεσιμότητα λιγότερο παρεμβατικών μέσων. Το Άρθρο 10 του Ολλανδικού Συντάγματος προστατεύει την ιδιωτική ζωή με τον ίδιο τρόπο.

Το δεύτερο επίπεδο είναι η προστασία δεδομένων. Το περιεχόμενο ενός μηνύματος, η ταυτότητα του αποστολέα και του παραλήπτη, η ώρα αποστολής του και το γεγονός ότι έλαβε χώρα μια συνομιλία αποτελούν όλα προσωπικά δεδομένα και η ανάγνωσή τους συνιστά επεξεργασία. Συνεπώς, ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων εφαρμόζεται πλήρως, με τις αρχές του περί νομιμότητας, περιορισμού του σκοπού, ελαχιστοποίησης των δεδομένων και περιορισμού της αποθήκευσης. Η επισκόπησή μας για τη γενική προστασία δεδομένων καθορίζει αυτές τις αρχές και η Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων τις επιβλέπει.

Το τρίτο επίπεδο είναι το εργατικό δίκαιο. Το δικαίωμα του εργοδότη για εκπαίδευση καλύπτει τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται η εργασία και όχι την ιδιωτική ζωή του εργαζομένου, και ένας εργοδότης που το υπερβαίνει διατρέχει τον κίνδυνο όχι μόνο να ασκήσει αξίωση προστασίας δεδομένων αλλά και να διαπιστώσει σοβαρά υπαίτια συμπεριφορά σε υπόθεση απόλυσης. Όταν ο εργοδότης προχωρά ακόμη περισσότερο και παραβιάζει έναν λογαριασμό ή μια συσκευή στην οποία δεν έχει πρόσβαση, τίθεται σε εφαρμογή το ποινικό δίκαιο: η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ηλεκτρονικό σύστημα αποτελεί αδίκημα βάσει του άρθρου 138ab του ολλανδικού Ποινικού Κώδικα.

Η νομική βάση: γιατί η συναίνεση δεν λειτουργεί

Κάθε πράξη επεξεργασίας χρειάζεται μία από τις νόμιμες βάσεις του Άρθρου 6 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων. Οι εργοδότες υποθέτουν τακτικά ότι μπορούν να βασίζονται στη συγκατάθεση του εργαζομένου, είτε αυτή παρέχεται στη σύμβαση είτε σε μια πολιτική πληροφορικής που υπογράφεται την πρώτη ημέρα. Σε μια εργασιακή σχέση, αυτή η υπόθεση είναι λανθασμένη. Η συγκατάθεση πρέπει να δίνεται ελεύθερα και η εξάρτηση μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου σημαίνει ότι η άρνηση σπάνια είναι χωρίς συνέπειες. Τόσο οι Ευρωπαίοι επόπτες προστασίας δεδομένων όσο και η Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων θεωρούν τη συγκατάθεση στον χώρο εργασίας άκυρη σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις παρακολούθησης και μια ρήτρα σε μια σύμβαση δεν το επανορθώνει αυτό.

Αυτό που απομένει είναι το έννομο συμφέρον του εργοδότη. Η προστασία της εταιρικής περιουσίας και των εμπιστευτικών πληροφοριών, η διερεύνηση συγκεκριμένης υποψίας απάτης ή κλοπής, η συμμόρφωση με μια νόμιμη υποχρέωση και η εγγύηση της ασφάλειας του δικτύου μπορούν όλα να θεωρηθούν έννομα συμφέροντα. Η περιέργεια, η γενική καχυποψία για το εργατικό δυναμικό, ο έλεγχος της παραγωγικότητας και η επιθυμία να μάθει κανείς τι λέει ο κόσμος για τη διοίκηση δεν είναι.

Η επίκληση έννομου συμφέροντος δεν αποτελεί τυπικότητα. Ο εργοδότης πρέπει να είναι σε θέση να αποδείξει ότι εντόπισε το συμφέρον, ότι η επεξεργασία είναι απαραίτητη για αυτόν και ότι η ισορροπία μεταξύ αυτού του συμφέροντος και των δικαιωμάτων και ελευθεριών του εργαζομένου αποβαίνει υπέρ του. Η αξιολόγηση αυτή θα πρέπει να καταγράφεται πριν από την έναρξη της παρακολούθησης και όχι να ανακατασκευάζεται εκ των υστέρων, όταν ένας εργαζόμενος υποβάλλει καταγγελία. Στις οδηγίες της σχετικά με την παρακολούθηση των εργαζομένων, η Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων καθορίζει τους όρους που εφαρμόζει και αξίζει να τις διαβάσετε πριν από τη σύνταξη πολιτικής.

Αναγκαιότητα, αναλογικότητα και επικουρικότητα

Η αναγκαιότητα σημαίνει ότι ο εργοδότης δεν μπορεί να επιτύχει τον στόχο του με κανέναν άλλο τρόπο. Πριν από την ανάγνωση μηνυμάτων, πρέπει να εξαντληθούν οι προφανείς εναλλακτικές λύσεις: συνέντευξη με τα εμπλεκόμενα άτομα, έλεγχος των αρχείων καταγραφής του συστήματος, εξέταση των ίδιων των συναλλαγών, αίτημα εξήγησης από τον εργαζόμενο. Εάν κάποιος από αυτούς θα είχε απαντήσει στην ερώτηση, η ανάγνωση των μηνυμάτων δεν ήταν απαραίτητη και η επεξεργασία είναι παράνομη, όσο ενοχοποιητικό κι αν είναι το αποτέλεσμα.

Αναλογικότητα σημαίνει ότι η εισβολή πρέπει να βρίσκεται σε λογική σχέση με το τι διακυβεύεται. Μια αξιόπιστη υποψία ότι ένας υπάλληλος πωλεί τη βάση δεδομένων πελατών σε έναν ανταγωνιστή δικαιολογεί πολύ περισσότερα από μια ανεξήγητη απουσία ή μια υποψία για αξιώσεις εξόδων. Η αναζήτηση μιας συνομιλίας σε μια καθορισμένη περίοδο είναι αναλογική με τρόπο που δεν είναι μια πλήρης εξαγωγή ενός τηλεφώνου.

Επικουρικότητα σημαίνει επιλογή της λιγότερο παρεμβατικής μορφής του μέτρου που θα εξακολουθεί να λειτουργεί. Στην πράξη, αυτό μεταφράζεται σε περιορισμό της αναζήτησης πριν από την έναρξή της: περιορισμένο εύρος ημερομηνιών, ονομαστικοί συμμετέχοντες, καθορισμένοι όροι αναζήτησης και κανόνας ότι οτιδήποτε είναι προφανώς ιδιωτικό δεν διαβάζεται. Σημαίνει επίσης περιορισμό του ποιος βλέπει τα αποτελέσματα. Μια αναζήτηση που πραγματοποιείται από μια μικρή, ταυτοποιημένη ομάδα βάσει γραπτής εντολής είναι δικαιολογημένη, ενώ μια αναζήτηση όπου ένας διευθυντής κάνει κύλιση σε ένα τηλέφωνο στο γραφείο του δεν είναι.

Δύο υποστηρικτικά καθήκοντα ανήκουν εδώ. Όταν η παρακολούθηση είναι συστηματική και σε σημαντική κλίμακα, απαιτείται εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων βάσει του Άρθρου 35 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων πριν από την έναρξή της. Και ό,τι συλλέγεται πρέπει να διατηρείται όχι περισσότερο από όσο απαιτεί ο σκοπός. Ένα αρχείο έρευνας που παραμένει σε κοινόχρηστο δίσκο για χρόνια αποτελεί ξεχωριστή παραβίαση.

Διαφάνεια: η πολιτική προέχει

Η παρακολούθηση που δεν έχει ανακοινωθεί ποτέ είναι σχεδόν πάντα παράνομη, επειδή ο εργαζόμενος δεν θα μπορούσε να γνωρίζει ότι μπορεί να συμβεί. Επομένως, ο εργοδότης χρειάζεται μια γραπτή πολιτική σχετικά με τη χρήση συσκευών, δικτύων και εργαλείων επικοινωνίας, η οποία πρέπει να είναι πραγματικά προσβάσιμη και όχι θαμμένη σε ένα παράρτημα που κανείς δεν έχει διαβάσει.

Μια εφαρμόσιμη πολιτική απαντά σε συγκεκριμένα ερωτήματα. Επιτρέπεται η ιδιωτική χρήση του εταιρικού τηλεφώνου και σε ποιο βαθμό; Ποια συστήματα καταγράφονται και για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται τα αρχεία καταγραφής; Υπό ποιες συνθήκες μπορεί να εξεταστεί περιεχόμενο, ποιος αποφασίζει και ποιος διενεργεί τον έλεγχο; Ενημερώνεται ο εργαζόμενος και πότε; Τι συμβαίνει με το υλικό στη συνέχεια; Μια πολιτική που απλώς διατηρεί το δικαίωμα να παρακολουθεί τα πάντα ανά πάσα στιγμή είναι χειρότερη από άχρηστη: είναι απίθανο να είναι εκτελεστή και σηματοδοτεί στο δικαστήριο ότι ο εργοδότης δεν σκέφτηκε ποτέ την αναλογικότητα.

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να διαβάσουν την πολιτική προτού προκύψει κάποιο πρόβλημα και θα πρέπει να αντιμετωπίζουν την αόριστη διατύπωση ως προειδοποιητικό σημάδι. Φράσεις όπως η παρακολούθηση μπορεί να λαμβάνει χώρα κατά καιρούς ή η εταιρεία μπορεί να έχει πρόσβαση σε οποιαδήποτε και όλα τα δεδομένα του εξοπλισμού της εταιρείας δεν αποτελούν νόμιμη βάση. Αποτελούν δήλωση προθέσεων που η ολλανδική και η ευρωπαϊκή νομοθεσία δεν τηρούν αυτόματα.

Το συμβούλιο εργαζομένων πρέπει να συμφωνήσει

Στις Κάτω Χώρες, η παρακολούθηση δεν είναι μια απόφαση που μπορεί να λάβει μόνη της η διοίκηση. Μια επιχείρηση που κανονικά απασχολεί τουλάχιστον πενήντα άτομα πρέπει να διαθέτει συμβούλιο εργαζομένων (ondernemingsraad) και το άρθρο 27 παράγραφος 1 του νόμου περί συμβουλίων εργαζομένων παρέχει στο συμβούλιο αυτό δικαίωμα συναίνεσης, όχι απλώς δικαίωμα ακρόασης, σε δύο ρυθμίσεις που έχουν άμεση σχέση με την παρούσα υπόθεση.

• Σύμφωνα με την παράγραφο ια΄, κάθε ρύθμιση που αφορά την επεξεργασία και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των ατόμων που εργάζονται στην επιχείρηση.
• Σύμφωνα με την παράγραφο 1, κάθε ρύθμιση που αφορά εγκαταστάσεις που προορίζονται ή είναι κατάλληλες για την παρατήρηση ή την παρακολούθηση της παρουσίας, της συμπεριφοράς ή της απόδοσης των εργαζομένων.

Η απαίτηση συναίνεσης επηρεάζει τη ρύθμιση και όχι την ατομική έρευνα. Ένας εργοδότης που θέλει να εισαγάγει λογισμικό παρακολούθησης, ένα καθεστώς καταγραφής, ένα σύστημα κάμερας ή μια πολιτική που επιτρέπει την επιθεώρηση των επικοινωνιών χρειάζεται πρώτα τη γραπτή συναίνεση του συμβουλίου εργαζομένων. Εάν η συναίνεση απορριφθεί, ο εργοδότης μπορεί να ζητήσει από το υποπεριφερειακό δικαστήριο την έγκριση αντικατάστασης, η οποία χορηγείται μόνο όταν η άρνηση είναι παράλογη ή η απόφαση δικαιολογείται από επιτακτικούς επιχειρηματικούς λόγους.

Η συνέπεια της παράλειψης του βήματος είναι σοβαρή και συχνά παραβλέπεται. Μια απόφαση που λαμβάνεται χωρίς την απαιτούμενη συναίνεση είναι άκυρη εάν το συμβούλιο εργαζομένων επικαλεστεί αυτήν την ακυρότητα εγγράφως εντός ενός μηνός από την ημερομηνία που έλαβε γνώση της λήψης της απόφασης, και ο εργοδότης μπορεί στη συνέχεια να απαγορευτεί να την εφαρμόσει. Ένας εργοδότης που απέλυσε κάποιον βάσει ενός καθεστώτος παρακολούθησης που το συμβούλιο εργαζομένων δεν ενέκρινε ποτέ έχει ένα πρόβλημα που είναι εντελώς ξεχωριστό από την ουσία της απόλυσης.

Ιδιωτικό τηλέφωνο, εταιρικό τηλέφωνο και φέρτε τη δική σας συσκευή

Η ιδιοκτησία της συσκευής έχει πολύ λιγότερη σημασία από ό,τι νομίζουν οι εργοδότες. Αυτό που έχει σημασία είναι η φύση της επικοινωνίας και τι θα μπορούσε εύλογα να αναμένει ο εργαζόμενος.

Σε ένα ιδιωτικό τηλέφωνο, ο εργοδότης δεν έχει καμία πρόσβαση. Δεν μπορεί να απαιτήσει την παράδοση ή το ξεκλείδωμα του τηλεφώνου, δεν μπορεί να εγκαταστήσει λογισμικό σε αυτό χωρίς συμφωνία και ένας εργαζόμενος που αρνείται ασκεί ένα δικαίωμα αντί να παρεμποδίζει μια έρευνα. Ένας εργοδότης που λαμβάνει πειθαρχικά μέτρα μόνο και μόνο επειδή ένας εργαζόμενος αρνήθηκε να ξεκλειδώσει ένα ιδιωτικό τηλέφωνο βρίσκεται σε πολύ δύσκολη θέση. Οι μόνες ρεαλιστικές οδοί για την πρόσβαση σε υλικό σε μια ιδιωτική συσκευή περνούν μέσω της ποινικής διαδικασίας, με τις εξουσίες που ανήκουν στις ανακριτικές αρχές ή μέσω δικαστικής εντολής σε αστικές διαδικασίες.

Σε ένα εταιρικό τηλέφωνο η κατάσταση είναι πιο λεπτή, αλλά όχι αντίστροφη. Εάν επιτρέπεται η ιδιωτική χρήση, ρητά ή στην πράξη, ο εργαζόμενος διατηρεί μια εύλογη προσδοκία απορρήτου στις ιδιωτικές συνομιλίες σε αυτήν τη συσκευή και το WhatsApp γίνεται κατανοητό από όλους ως κανάλι ιδιωτικής επικοινωνίας. Ο εργοδότης μπορεί να εξετάσει τι χρειάζεται για έναν καθορισμένο και νόμιμο σκοπό. Δεν μπορεί να αντιμετωπίσει την ιδιοκτησία της συσκευής ως άδεια ανάγνωσης όλων των στοιχείων σε αυτήν.

Οι ρυθμίσεις για τη χρήση του "φέρτε τη δική σας συσκευή" βρίσκονται ενδιάμεσα και αξίζουν περισσότερη προσοχή από ό,τι συνήθως. Όταν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί προσωπικό τηλέφωνο για εργασία, η πρόσβαση του εργοδότη θα πρέπει να περιορίζεται σε ένα ξεχωριστό, διαχειριζόμενο περιβάλλον εργασίας στη συσκευή: το κοντέινερ εργασίας, τον λογαριασμό αλληλογραφίας της εταιρείας, τις διαχειριζόμενες εφαρμογές. Το λογισμικό διαχείρισης κινητών συσκευών που επιτρέπει στον εργοδότη να βλέπει την τοποθεσία, τις εγκατεστημένες εφαρμογές ή το προσωπικό περιεχόμενο υπερβαίνει τις απαιτήσεις της ρύθμισης. Πριν συμφωνήσει να εγκαταστήσει ένα τέτοιο λογισμικό, ο εργαζόμενος θα πρέπει να ρωτήσει γραπτώς τι μπορεί να δει, τι συμβαίνει κατά τη λήξη της απασχόλησης και εάν η απομακρυσμένη διαγραφή επηρεάζει τα προσωπικά δεδομένα. Αυτά τα ερωτήματα ανήκουν στην πολιτική και το συμβούλιο εργαζομένων έχει λόγο σε αυτό.

Μπορεί ο εργοδότης μου να δει τα μηνύματά μου στο WhatsApp σε ένα επαγγελματικό τηλέφωνο;

Τεχνικά, συχνά περισσότερο από όσο νομίζετε. Νομικά, πολύ λιγότερο. Τα μηνύματα του WhatsApp είναι κρυπτογραφημένα από άκρο σε άκρο, επομένως ο εργοδότης σας δεν μπορεί να τα διαβάσει στο δίκτυο της εταιρείας ή μέσω του wi-fi της εταιρείας. Αλλά σε ένα τηλέφωνο εργασίας που διαχειρίζεται μέσω λογισμικού διαχείρισης κινητών συσκευών, το τμήμα IT μπορεί να είναι σε θέση να δει ποιες εφαρμογές είναι εγκατεστημένες, να έχει πρόσβαση σε αντίγραφα ασφαλείας ή, με φυσική πρόσβαση στο τηλέφωνο, να ανοίξει το ιστορικό συνομιλιών. Σε έναν υπολογιστή εργασίας, το WhatsApp Web, το ιστορικό σας στο διαδίκτυο και άλλες πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων ενδέχεται να είναι ορατά μέσω των συστημάτων IT ή των εργαλείων παρακολούθησης οθόνης του εργοδότη.

Σύμφωνα με την ολλανδική νομοθεσία, το ερώτημα δεν είναι τι είναι τεχνικά εφικτό, αλλά τι επιτρέπεται. Η παρακολούθηση πρέπει να έχει νόμιμο σκοπό, να είναι απαραίτητη και αναλογική και να ανακοινώνεται εκ των προτέρων σε μια πολιτική. Εάν η παρακολούθηση είναι συστηματική, το συμβούλιο εργαζομένων πρέπει πρώτα να συμφωνήσει σε αυτήν. Η ανάγνωση των πραγματικών μηνυμάτων στις προσωπικές συνομιλίες κάποιου, σε μια προσωπική συσκευή ή σε έναν προσωπικό αριθμό κινητού τηλεφώνου που χρησιμοποιείται για εργασία, είναι νόμιμη μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως μια συγκεκριμένη και σοβαρή υποψία για παράβαση καθήκοντος που δεν μπορεί να διερευνηθεί με λιγότερο παρεμβατικό τρόπο. Οι κανόνες προστασίας δεδομένων της ΕΕ (GDPR) ισχύουν ανεξάρτητα από το αν το τηλέφωνο ανήκει σε εσάς ή στην εταιρεία. Σε αντίθεση με τη νομοθεσία των ΗΠΑ, ο εργοδότης σας δεν έχει απεριόριστη εξουσία σε ό,τι συμβαίνει στις συσκευές της εταιρείας.

Θέλετε να μάθετε τι έχει συλλέξει ο εργοδότης σας για εσάς; Μπορείτε να υποβάλετε ένα αίτημα πρόσβασης στο θέμα (αίτημα πρόσβασης σύμφωνα με το Άρθρο 15 του ΓΚΠΔ). Ο εργοδότης πρέπει να απαντήσει εντός ενός μηνός και να σας παράσχει ένα αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που διατηρεί, συμπεριλαμβανομένων τυχόν μηνυμάτων ή αρχείων καταγραφής παρακολούθησης που σας αφορούν.

Η επαγγελματική συνομιλία είναι μια διαφορετική περίπτωση.

Δεν είναι κάθε μήνυμα ιδιωτικό. Ένα μήνυμα σε μια ομάδα WhatsApp της εταιρείας σχετικά με έναν πελάτη, μια συνομιλία σε ένα εργαλείο συνομιλίας στον χώρο εργασίας που παρέχεται από τον εργοδότη ή μια ανταλλαγή σε έναν εταιρικό λογαριασμό που χρησιμοποιείται για επικοινωνία με τον πελάτη αποτελεί επιχειρηματική επικοινωνία. Καταγράφεται σε συστήματα που ελέγχει ο εργοδότης, αποτελεί μέρος της διοίκησης και σε ορισμένους τομείς πρέπει να διατηρείται για κανονιστικούς λόγους.

Ακόμα και εκεί, η ελευθερία του εργοδότη δεν είναι απεριόριστη. Ισχύουν οι ίδιες αρχές: ένας καθορισμένος σκοπός, όχι περισσότερα δεδομένα από όσα απαιτεί ο σκοπός αυτός, διαφάνεια σχετικά με το τι καταγράφεται και διατηρείται και ένας κανόνας για το τι συμβαίνει όταν ιδιωτικά ζητήματα εμφανίζονται σε ένα κανάλι εργασίας, όπως αναπόφευκτα συμβαίνει. Οι συνάδελφοι που συζητούν ένα δώρο γενεθλίων σε μια ομάδα εργασίας δεν έχουν παραδώσει την ιδιωτική τους ζωή. Η ρεαλιστική καθοδήγηση για τους εργαζομένους είναι πρακτική: κρατήστε τις ιδιωτικές συνομιλίες μακριά από τα κανάλια εργασίας και τις συσκευές εργασίας, επειδή όσο πιο σαφής είναι ο διαχωρισμός, τόσο ισχυρότερη είναι η νομική θέση και από τις δύο πλευρές.

Πότε η στοχευμένη πρόσβαση είναι νόμιμη

Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες ένας εργοδότης μπορεί να εξετάσει την κατάσταση και βοηθά και τις δύο πλευρές να γνωρίζουν πώς μοιάζουν. Το μοτίβο είναι πάντα το ίδιο: μια συγκεκριμένη, σαφής υποψία για σοβαρό παράπτωμα, μια έρευνα που ξεκινά με το λιγότερο παρεμβατικό βήμα και μια στενή αναζήτηση που καταγράφεται καθώς συμβαίνει.

Υποψιαστείτε ότι ένας εργαζόμενος διαβιβάζει αρχεία πελατών σε έναν ανταγωνιστή. Μια νόμιμη έρευνα ξεκινά με το αντικειμενικό υλικό: ποια αρχεία λήφθηκαν, πότε, από ποιον λογαριασμό και εάν το μοτίβο ταιριάζει με την υποψία. Εάν αυτό επιβεβαιώνει τα γεγονότα, τα μηνύματα δεν θίγονται ποτέ. Εάν δεν συμβαίνει αυτό και το υπόλοιπο ερώτημα μπορεί να απαντηθεί μόνο μέσω επικοινωνιών, ο εργοδότης ορίζει το εύρος εκ των προτέρων, το περιορίζει στην σχετική περίοδο και το σχετικό κανάλι στον εξοπλισμό που παρέχει, αναθέτει την έρευνα σε μια καθορισμένη ομάδα και καταγράφει το σκεπτικό. Η αντιπαράθεση του εργαζομένου με τα ευρήματα και η ακρόαση της εξήγησής του είναι μέρος της διαδικασίας, όχι προαιρετική ευγενική προσφορά.

Η παράνομη εκδοχή της ίδιας έρευνας είναι οικεία. Λογισμικό παρακολούθησης εγκαθίσταται στα τηλέφωνα ενός ολόκληρου τμήματος, μήνες συνομιλιών διαβάζονται με την ελπίδα ότι κάτι θα αποκαλυφθεί και τα προσωπικά μηνύματα ανθρώπων που δεν ήταν ποτέ ύποπτοι για τίποτα εξετάζονται στην πορεία. Αυτό ακυρώνει ταυτόχρονα την αναγκαιότητα, την αναλογικότητα και την επικουρικότητα, και το γεγονός ότι προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία δεν την διορθώνει.

Η μυστική παρακολούθηση, όπου ο εργαζόμενος δεν ενημερώνεται εκ των προτέρων, αποτελεί εξαίρεση. Μπορεί να ληφθεί υπόψη μόνο όταν η ενημέρωση του εργαζομένου θα ακύρωνε τον σκοπό, όταν η υποψία είναι σοβαρή και συγκεκριμένη, όταν το μέτρο είναι περιορισμένο σε χρόνο και πεδίο εφαρμογής και όταν ο εργαζόμενος ενημερώνεται εκ των υστέρων. Οτιδήποτε γίνεται μόνιμο μυστικό καθεστώς έχει πάψει να αποτελεί εξαίρεση.

Τι συμβαίνει με τα παράνομα αποκτηθέντα αποδεικτικά στοιχεία

Οι εργαζόμενοι συχνά υποθέτουν ότι η παραβίαση της ιδιωτικότητας καθιστά τα αποδεικτικά στοιχεία άχρηστα. Στις ολλανδικές αστικές διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένων των εργατικών υποθέσεων, αυτός δεν είναι ο κανόνας. Το συμφέρον για την εξακρίβωση της αλήθειας υπερισχύει γενικά και τα αποδεικτικά στοιχεία που αποκτώνται κατά παράβαση των κανόνων περί ιδιωτικότητας ακυρώνονται μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις. Η παραβίαση δεν είναι χωρίς συνέπειες: μπορεί να υποστηρίξει μια ξεχωριστή αξίωση, να επηρεάσει την άποψη του δικαστηρίου για τον εργοδότη και μπορεί να στρέψει μια άρτια ισορροπημένη υπόθεση απόλυσης εναντίον του εργοδότη. Αλλά ένας εργαζόμενος που βασίζεται στην απλή απόρριψη του υλικού συνήθως βασίζεται σε λάθος πράγμα. Η αλληλεπίδραση μεταξύ απορρήτου και απόλυσης εξετάζεται στο άρθρο μας σχετικά με την απόλυση με συνοπτική διαδικασία βάσει μηνυμάτων WhatsApp.

Όταν ένας συνάδελφος παραδίδει τα μηνύματα

Στην πράξη, ο εργοδότης συνήθως δεν εξετάζει καθόλου. Ένας συμμετέχων στη συνομιλία προωθεί ένα στιγμιότυπο οθόνης ή ένας συνάδελφος στον οποίο εμφανίστηκε κάτι στο τηλέφωνο το αναφέρει. Αυτό αλλάζει την ανάλυση, επειδή ο εργοδότης δεν έχει πρόσβαση σε τίποτα, αλλά έχει λάβει πληροφορίες.

Η παραλαβή δεν είναι το τέλος του ζητήματος. Από τη στιγμή που ο εργοδότης κατέχει το υλικό, επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και ισχύουν τα ίδια ερωτήματα: υπάρχει έννομο συμφέρον για τη χρήση του, είναι απαραίτητη η χρήση του και περιορίζεται το πεδίο εφαρμογής σε ό,τι απαιτεί αυτό το συμφέρον; Ένας εργοδότης που λαμβάνει ένα στιγμιότυπο οθόνης και απαντά ζητώντας ολόκληρη τη συνομιλία ή ζητώντας από τον συνάδελφο που υπέβαλε την αναφορά να συνεχίσει τη συλλογή, έχει μεταβεί από τη λήψη στην παρακολούθηση και πρέπει να πληροί το πλήρες κριτήριο.

Η θέση του εργαζομένου είναι ασθενέστερη εδώ από ό,τι πολλοί αναμένουν. Ένα μήνυμα που στάλθηκε σε έναν συνάδελφο έχει ξεφύγει από τον έλεγχο του αποστολέα και ο παραλήπτης είναι γενικά ελεύθερος να το μεταβιβάσει. Το επιχείρημα ότι ο εργοδότης το απέκτησε παράνομα σπάνια πετυχαίνει όταν ένας συμμετέχων το παρέδωσε οικειοθελώς. Αυτό που μπορεί ακόμα να υποστηριχθεί είναι το πλαίσιο και η πληρότητα: ένα στιγμιότυπο οθόνης τεσσάρων μηνυμάτων από μια μακρά ανταλλαγή είναι μια μερική εικόνα, ο εργοδότης το γνωρίζει αυτό, και ένας εργοδότης που ενεργεί βάσει αυτού χωρίς να ζητήσει τα υπόλοιπα ή χωρίς να ακούσει τον εργαζόμενο δεν έχει διερευνήσει σωστά. Όταν ένας εργοδότης έρχεται αντιμέτωπος με τέτοιο υλικό, η ασφαλής πορεία είναι να εξασφαλίσει την πλήρη συνομιλία από το άτομο που την ανέφερε, να καταγράψει τον τρόπο με τον οποίο αποκτήθηκε και να ακούσει τον εργαζόμενο πριν καταλήξει σε οποιοδήποτε συμπέρασμα.

Τρεις καταστάσεις που συχνά πάνε στραβά

Το πρώτο είναι η απουσία λόγω ασθένειας. Ένας εργοδότης που διαβάζει μηνύματα ή ελέγχει τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να ελέγξει εάν ένας εργαζόμενος είναι πραγματικά άρρωστος, επεξεργάζεται δεδομένα υγείας, τα οποία απολαμβάνουν την ισχυρότερη προστασία. Ένας εργοδότης μπορεί να ρωτήσει πότε ο εργαζόμενος αναμένει να επιστρέψει και εάν έπαιξαν ρόλο αιτίες που σχετίζονται με την εργασία. Μπορεί να μην ρωτήσει για τη φύση της ασθένειας και μπορεί να μην την καταγράψει. Αυτές οι ερωτήσεις ανήκουν στον γιατρό της εταιρείας.

Το δεύτερο είναι η υποψία για αδήλωτες παράπλευρες δραστηριότητες. Το αν μια βοηθητική εργασία απαγορεύεται καν εξαρτάται από τη σύμβαση και από τους νομοθετικούς κανόνες για την βοηθητική απασχόληση, και η ανάγνωση μηνυμάτων δεν είναι σχεδόν ποτέ ο λιγότερο παρεμβατικός τρόπος για να διαπιστωθεί τι κάνει κάποιος στον ελεύθερο χρόνο του.

Το τρίτο είναι μια αναδιοργάνωση ή μια σύγκρουση που έχει ήδη κλιμακωθεί. Μόλις ξεκινήσει μια διαφορά, ένας εργοδότης που αρχίζει να αναζητά υλικό στις επικοινωνίες για να χρησιμοποιήσει σε αυτήν κάνει κάτι που ένα δικαστήριο θα ερμηνεύσει ως δημιουργία αρχείου αντί να διερευνήσει ένα περιστατικό, και η παρέμβαση θα σταθμιστεί αναλόγως.

Τι να κάνετε εάν ο εργοδότης σας έχει διαβάσει τα μηνύματά σας

Ενεργήστε με προσεκτική σειρά και μην διαγράφετε τίποτα. Η διαγραφή μηνυμάτων μετά την εμφάνιση μιας διαφοράς μοιάζει με απόκρυψη, ακόμη και όταν δεν είναι, και μπορεί να σας αφαιρεθεί σε μεταγενέστερες διαδικασίες.

Ξεκινήστε διαπιστώνοντας τι συνέβη. Ρωτήστε γραπτώς τον εργοδότη σε ποια βάση έγινε πρόσβαση στα μηνύματα, σε τι ακριβώς έγινε πρόσβαση, από ποιον, πότε και για ποιο σκοπό, και τι έχει συμβεί με το υλικό έκτοτε. Έχετε δικαίωμα σε αυτές τις πληροφορίες ως υποκείμενο των δεδομένων και ένα αίτημα πρόσβασης βάσει του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων υποχρεώνει τον εργοδότη να απαντήσει εντός ενός μηνός, με δυνατότητα παράτασης κατά δύο μήνες για σύνθετα αιτήματα. Αυτή η απάντηση αποτελεί επίσης τη βάση για οτιδήποτε κάνετε στη συνέχεια.

Στη συνέχεια, επιλέξτε την οδό. Μια εσωτερική καταγγελία προς τον εργοδότη ή τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, εάν υπάρχει, είναι η ταχύτερη και συχνά επαρκής όταν η παραβίαση ήταν εσφαλμένη κρίση και όχι πολιτική. Το συμβούλιο εργαζομένων είναι το κατάλληλο όργανο όταν το πρόβλημα έγκειται στην ίδια τη ρύθμιση παρακολούθησης και όχι στην ατομική σας περίπτωση. Μια καταγγελία στην Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων είναι δωρεάν και μπορεί να υποβληθεί από οποιοδήποτε υποκείμενο των δεδομένων. Η αρχή αποφασίζει η ίδια εάν θα διερευνήσει την υπόθεση και πρόκειται για μια εποπτική οδό και όχι για έναν τρόπο λήψης αποζημίωσης.

Όταν επιθυμείτε αποζημίωση ή εντολή διακοπής, το αρμόδιο δικαστήριο είναι το αστικό δικαστήριο. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων παρέχει δικαίωμα αποζημίωσης για υλική και ηθική βλάβη που προκαλείται από παράβαση, και τα ολλανδικά δικαστήρια επιδικάζουν περιορισμένα ποσά για ηθική βλάβη: η δυστυχία από μόνη της δεν επαρκεί και η ζημία πρέπει να τεκμηριώνεται. Σε ένα εργασιακό πλαίσιο, η πιο αποτελεσματική αξίωση συχνά δεν είναι καθόλου η αξίωση προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Εάν η παρακολούθηση χρησιμοποιηθεί ως βάση για απόλυση, το επιχείρημα ότι ο εργοδότης ενήργησε με σοβαρά υπαίτιο τρόπο μπορεί να έχει πολύ μεγαλύτερη αξία από την αξίωση προστασίας δεδομένων από μόνη της. Η επισκόπηση των δικαιωμάτων των εργαζομένων στην Ολλανδία παρουσιάζει την ευρύτερη θέση.

Πρακτικές οδηγίες για τους εργαζομένους

Οι συνήθειες που σας προστατεύουν είναι απλές και αποτελεσματικές. Διατηρήστε τις ιδιωτικές συνομιλίες στο δικό σας τηλέφωνο και εκτός του υλικού και των δικτύων της εταιρείας, επειδή αυτό καθιστά την προσδοκία για ιδιωτικότητα προφανή και όχι αμφισβητήσιμη. Αντιμετωπίστε οτιδήποτε γράφεται σε μια ομάδα εργασίας ως μέρος του επαγγελματικού αρχείου, εφόσον είναι. Ελέγξτε εάν αποθηκεύονται αντίγραφα ασφαλείας των συνομιλιών που σχετίζονται με την εργασία στον προσωπικό σας λογαριασμό cloud και εάν οι εφαρμογές εργασίας στο τηλέφωνό σας συγχρονίζονται περισσότερο από όσο σκοπεύατε.

Εάν σας ζητηθεί να παραδώσετε ή να ξεκλειδώσετε ένα τηλέφωνο, ρωτήστε σε ποια βάση, τι ακριβώς θα ελεγχθεί και ποιος θα το ελέγξει. Δώστε την απάντηση γραπτώς. Η άρνηση ξεκλειδώματος μιας ιδιωτικής συσκευής είναι δικαίωμα. Σε μια εταιρική συσκευή, ζητήστε να οριστεί το πεδίο εφαρμογής και να διεξαχθεί ο έλεγχος παρουσία σας. Εάν σας ζητηθεί να εγκαταστήσετε λογισμικό διαχείρισης στο δικό σας τηλέφωνο, ρωτήστε τι μπορεί να δει και τι συμβαίνει όταν φύγετε.

Πρακτικές οδηγίες για εργοδότες

Η σωστή εκτέλεση αυτού του έργου δεν είναι δαπανηρή. Η κακή εκτέλεση είναι δαπανηρή. Η σειρά εργασίας είναι καθορισμένη. Συντάξτε πρώτα την πολιτική, περιγράφοντας τι παρακολουθείται, γιατί, από ποιον και για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται τα δεδομένα. Λάβετε τη συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων για τη ρύθμιση πριν από την εισαγωγή της και καταγράψτε τη συγκατάθεση. Διεξάγετε εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων σε περίπτωση συστηματικής ή εκτεταμένης παρακολούθησης.

Όταν προκύψει κάποιο περιστατικό, αντισταθείτε στο ένστικτο να ψάξετε αμέσως. Ορίστε την ερώτηση, εξαντλήστε τις αντικειμενικές πηγές και, εάν τα μηνύματα είναι πραγματικά απαραίτητα, καθορίστε γραπτώς το πεδίο εφαρμογής πριν ανοίξετε οτιδήποτε: την ημερομηνία, το κανάλι, τους συμμετέχοντες, τους όρους αναζήτησης, τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να δουν τα αποτελέσματα. Ακούστε τον υπάλληλο. Διατηρήστε το υλικό ασφαλές, χρησιμοποιήστε το μόνο για τον σκοπό που δικαιολογεί τη συλλογή του και διαγράψτε το όταν αυτός ο σκοπός έχει εκπληρωθεί.

Δύο σφάλματα επαναλαμβάνονται. Το πρώτο είναι η αντιμετώπιση της ιδιοκτησίας μιας συσκευής ως άδειας χρήσης, κάτι που δεν ισχύει. Το δεύτερο είναι η εκ των υστέρων προσαρμογή της αιτιολόγησης, καταγράφοντας το έννομο συμφέρον μόνο όταν ένας εργαζόμενος υποβάλει καταγγελία, κάτι που έχει ακριβώς ως έχει. Ένας εργοδότης που μπορεί να προσκομίσει μια πολιτική, μια συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων, μια γραπτή απόφαση οριοθέτησης και ένα αρχείο των όσων εξετάστηκαν βρίσκεται σε ισχυρή θέση ακόμη και αν η ίδια η έρευνα δεν βρει τίποτα. Ο οδηγός μας για την ολλανδική νομοθεσία περί απορρήτου δεδομένων καλύπτει τις σχετικές υποχρεώσεις.

Συχνές ερωτήσεις

Law & More συμβουλεύει εργαζομένους και εργοδότες σχετικά με την παρακολούθηση του χώρου εργασίας, από την αξιολόγηση της νόμιμης επιθεώρησης μηνυμάτων έως τη σύνταξη πολιτικής που θα αντέξει στον έλεγχο του συμβουλίου εργαζομένων και της Ολλανδικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων. Σε περίπτωση που η παρακολούθηση έχει οδηγήσει σε απόλυση, αξιολογούμε και τις δύο μεθόδους μαζί. Επικοινωνήστε μαζί μας δικηγόροι απασχόλησης για να συζητήσουμε την κατάστασή σας.

Πως Law & More μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό, εξηγείται στο δικό μας δικηγόρος εργασίας .