Ένας υπεύθυνος επεξεργασίας αποφασίζει γιατί και πώς υποβάλλονται σε επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα. Ένας επεξεργαστής επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα μόνο κατόπιν εντολής του υπεύθυνου επεξεργασίας. Η σωστή εφαρμογή αυτού του κανόνα έχει σημασία, επειδή ο ρόλος σας καθορίζει ποιος χρειάζεται νόμιμη βάση, ποιος πρέπει να απαντά στα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων, ποιος αναφέρει μια παραβίαση και ποιος φέρει την ευθύνη εάν κάτι πάει στραβά.
Πώς ξεχωρίζεις έναν ελεγκτή από έναν επεξεργαστή;
Ρωτάτε ποιος αποφασίζει γιατί τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία και, ουσιαστικά, πώς. Ένας υπεύθυνος επεξεργασίας καθορίζει τον σκοπό και τα ουσιώδη μέσα της επεξεργασίας. Ένας επεξεργαστής ενεργεί αυστηρά με βάση τις τεκμηριωμένες οδηγίες του υπεύθυνου επεξεργασίας και δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς.
Το συμβόλαιο καθορίζει τον ρόλο σας;
Όχι. Το να αυτοαποκαλείστε επεξεργαστής στη συμφωνία δεν σας καθιστά επεξεργαστή. Εάν ένας προμηθευτής χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς – για να βελτιώσει το προϊόν του, να δημιουργήσει ένα προφίλ, να προωθήσει τα δεδομένα στα ενδιαφερόμενα άτομα – είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για την εν λόγω επεξεργασία, ό,τι και αν ορίζει η σύμβαση.
Τυπικοί επεξεργαστές: πάροχος φιλοξενίας, γραφείο μισθοδοσίας που ενεργεί αυστηρά βάσει οδηγιών, υπηρεσία παράδοσης email. Τυπικοί υπεύθυνοι επεξεργασίας, παρόλο που έχουν προσληφθεί από άλλο μέρος: λογιστής που διενεργεί υποχρεωτικό έλεγχο, δικηγόρος που διεξάγει υπόθεση, υπηρεσία επαγγελματικής υγείας που ασκεί τα δικά της επαγγελματικά καθήκοντα.
Τι γίνεται αν εσείς και κάποιο άλλο μέρος αποφασίσετε από κοινού τους σκοπούς;
Στη συνέχεια, είστε από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας και πρέπει να καθορίσετε τις αντίστοιχες ευθύνες σας σε μια μεταξύ σας συμφωνία, ιδίως όσον αφορά τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις πληροφόρησης των υποκειμένων των δεδομένων. Η ουσία της συμφωνίας αυτής πρέπει να κοινοποιείται στα ενδιαφερόμενα άτομα.
Ο κοινός έλεγχος προκύπτει συχνότερα από ό,τι αναμένουν οι οργανισμοί: οι κοινές πλατφόρμες, οι κοινές καμπάνιες και οι σελίδες κοινωνικής δικτύωσης αντιμετωπίζονται ως κοινός υπεύθυνος επεξεργασίας. Ένα υποκείμενο δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματά του έναντι οποιουδήποτε από τους δύο κοινούς υπεύθυνους επεξεργασίας, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο έχετε κατανείμει την ευθύνη μεταξύ σας εσωτερικά.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια συμφωνία επεξεργασίας;
Όταν προσλαμβάνετε έναν εκτελούντα την επεξεργασία, η σύναψη γραπτής συμφωνίας είναι υποχρεωτική και το περιεχόμενό της καθορίζεται: το αντικείμενο και η διάρκεια της επεξεργασίας, η φύση και ο σκοπός της, τα είδη δεδομένων και οι κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων, οι οδηγίες σας ως υπεύθυνου επεξεργασίας, η εμπιστευτικότητα, τα μέτρα ασφαλείας, οι όροι πρόσληψης υπεργολάβων επεξεργασίας, η βοήθεια με τα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων και η ειδοποίηση παραβίασης, τι συμβαίνει με τα δεδομένα μετά τη λήξη της συμφωνίας και τα δικαιώματα ελέγχου σας.
Από πού ξεκινούν συνήθως οι διαφωνίες;
Δύο ρήτρες προκαλούν τα περισσότερα προβλήματα στην πράξη. Υπεργολαβία επεξεργασίας: επιτρέπεται η γενική γραπτή άδεια, αλλά ο επεξεργαστής πρέπει να σας ενημερώνει για τυχόν σκοπούμενες αλλαγές και να σας δίνει την ευκαιρία να αντιταχθείτε. Και επιστροφή ή διαγραφή στο τέλος της σχέσης: συμφωνήστε ποιο από τα δύο ισχύει και σε ποια μορφή, πριν από τη λήξη της σχέσης και όχι κατά τη διάρκεια μιας διαφοράς.
Ποιος ευθύνεται εάν η επεξεργασία πάει στραβά;
Ως υπεύθυνος επεξεργασίας, ευθύνεστε για ζημία που προκαλείται από επεξεργασία που παραβιάζει τον ΓΚΠΔ. Ένας επεξεργαστής ευθύνεται μόνο εάν δεν έχει συμμορφωθεί με τις υποχρεώσεις που ο ΓΚΠΔ επιβάλλει ειδικά στους επεξεργαστές ή έχει ενεργήσει εκτός ή κατά των νόμιμων οδηγιών σας. Όταν και οι δύο εμπλέκεστε στην ίδια επεξεργασία, ο καθένας από εσάς μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνος για ολόκληρη τη ζημία έναντι του ατόμου, με δικαίωμα προσφυγής μεταξύ σας στη συνέχεια - γι' αυτό και οι διατάξεις περί αποζημίωσης σε μια συμφωνία επεξεργασίας αξίζει να διαπραγματευτούν προσεκτικά.
Περιληπτικά
- Ο ρόλος σας ακολουθεί τα γεγονότα, όχι την ετικέτα στη σύμβασή σας: όποιος αποφασίζει τον σκοπό και τα ουσιαστικά μέσα είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας.
- Εάν αποφασίζετε από κοινού τους σκοπούς με άλλο μέρος, είστε από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας και πρέπει να καταγράψετε την κατανομή των ευθυνών σας.
- Μια συμφωνία επεξεργασίας πρέπει να καλύπτει το αντικείμενο, τη διάρκεια, τη φύση, τον σκοπό, τους τύπους δεδομένων, τις οδηγίες σας, την ασφάλεια, την υπεργολαβία, την παροχή βοήθειας, την επιστροφή ή διαγραφή και τα δικαιώματα ελέγχου.
- Ένας εκτελών την επεξεργασία μπορεί να αναθέσει σε υπεργολάβο μόνο με την άδειά σας και πρέπει να σας επιτρέπει να αντιταχθείτε σε οποιαδήποτε αλλαγή του υπεργολάβου επεξεργασίας.
- Η ευθύνη μπορεί να βαρύνει και τα δύο μέρη για την ίδια ζημιά, επομένως διαπραγματευτείτε τη ρήτρα αποζημίωσης πριν υπογράψετε.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα μέρος να είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για ένα μέρος της επεξεργασίας και επεξεργαστής για ένα άλλο μέρος;
Ναι. Η αξιολόγηση γίνεται ανά δραστηριότητα επεξεργασίας, όχι ανά σχέση, επομένως το ίδιο μέρος μπορεί να κατέχει και τους δύο ρόλους για διαφορετικές ροές δεδομένων.
Χρειάζεστε συμφωνία επεξεργασίας εάν κοινοποιείτε δεδομένα μόνο περιστασιακά σε έναν προμηθευτή;
Ναι, εάν ο προμηθευτής επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα κατόπιν εντολής σας, η συμφωνία είναι υποχρεωτική ανεξάρτητα από τη συχνότητα της επεξεργασίας.
Αξιολογούμε ρόλους σε μια αλυσίδα δεδομένων, συντάσσουμε και εξετάζουμε συμφωνίες επεξεργασίας και συμφωνίες κοινού υπευθύνου επεξεργασίας και συμβουλεύουμε σχετικά με την ευθύνη μετά από ένα συμβάν.
Δεν είστε σίγουροι για την κατάστασή σας; Πείτε μας για την κατάστασή σας. Θα σας ενημερώσουμε για τις επιλογές σας εντός μίας εργάσιμης ημέρας.
Πως Law & More μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό, εξηγείται στο δικό μας δικηγόρος πληροφορικής .
