Κάθε ολλανδική BV και NV πρέπει να υποβάλλει τους ετήσιους λογαριασμούς της στο εμπορικό μητρώο και η προθεσμία είναι αυστηρότερη από ό,τι υποθέτουν πολλά μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Πρέπει να υποβάλετε τους λογαριασμούς εντός οκτώ ημερών από την έγκρισή τους από τη γενική συνέλευση και, σε κάθε περίπτωση, το αργότερο δώδεκα μήνες μετά το τέλος του οικονομικού έτους (άρθρο 2:394 του Ολλανδικού Αστικού Κώδικα). Η υποβολή πρέπει να γίνεται ηλεκτρονικά.
Η εκπρόθεσμη υποβολή δεν αποτελεί τυπικότητα. Είναι οικονομικό αδίκημα και, σε περίπτωση πτώχευσης, θεωρείται κακή διαχείριση, γεγονός που δημιουργεί τεκμήριο ότι η κακή διαχείριση ήταν σημαντική αιτία της πτώχευσης - μεταθέτοντας το βάρος της απόδειξης στους διευθυντές σε μια αξίωση προσωπικής ευθύνης. Αυτό το τεκμήριο είναι η πιο δαπανηρή συνέπεια μιας μη τήρησης της προθεσμίας.
Τι είναι η Τυπική Αναφορά Επιχειρήσεων (SBR);
Η Τυποποιημένη Επιχειρηματική Αναφορά (SBR) είναι η τυποποιημένη ηλεκτρονική μέθοδος που χρησιμοποιεί η ολλανδική κυβέρνηση για την ανταλλαγή οικονομικών δεδομένων με το Εμπορικό Επιμελητήριο και άλλες αρχές. Έχει αντικαταστήσει την έντυπη υποβολή και από την 1η Ιανουαρίου 2026 όλες οι νομικές οντότητες, συμπεριλαμβανομένων των μεγάλων εταιρειών, πρέπει να υποβάλλουν τους ετήσιους λογαριασμούς τους μέσω της SBR. Ορισμένες μικρές οντότητες μπορούν ακόμα να χρησιμοποιούν μια δωρεάν ηλεκτρονική υπηρεσία υποβολής αντί να αγοράζουν λογισμικό συμβατό με την SBR.
Γιατί αυτό έχει σημασία για τους διεθνείς πελάτες
Βοηθάμε τακτικά διεθνείς πελάτες που διατηρούν επιχειρήσεις στην Ολλανδία. Είναι μια ελκυστική χώρα για επιχειρηματική δραστηριότητα, αλλά η ολλανδική διοικητική πρακτική και η αλληλογραφία από το Εμπορικό Επιμελητήριο δεν είναι πάντα αυτονόητες για έναν ξένο διευθυντή. Βοηθάμε τόσο με την ίδια την υποβολή όσο και με την επικοινωνία με τις ολλανδικές αρχές.
Μια επαναλαμβανόμενη ερώτηση που λαμβάνουμε από πελάτες αφορά επιστολές από το Εμπορικό Επιμελητήριο σχετικά με την απαίτηση ηλεκτρονικής υποβολής. Αυτές οι επιστολές προκύπτουν από την κίνηση της κυβέρνησης, την τελευταία δεκαετία, να καταργήσει σταδιακά την υποβολή σε χαρτί για τους ετήσιους λογαριασμούς.
Η απαίτηση ηλεκτρονικής υποβολής ορίζεται στον Wet elektronische indiening handelsregister (νόμο περί ηλεκτρονικής υποβολής σε εμπορικά μητρώα) και στο Besluit elektronische deponering handelsregister (ψήφισμα σχετικά με την ηλεκτρονική υποβολή σε εμπορικά μητρώα), το οποίο περιέχει τους πιο λεπτομερείς κανόνες.
Πώς εξελίχθηκαν οι κανόνες;
Μέχρι πρόσφατα, μπορούσατε να υποβάλλετε ετήσιους λογαριασμούς στο Εμπορικό Επιμελητήριο είτε ηλεκτρονικά είτε σε έντυπη μορφή, και ο Ολλανδικός Αστικός Κώδικας εξακολουθεί να περιέχει διατάξεις που έχουν συνταχθεί με γνώμονα την υποβολή σε έντυπη μορφή.
Η υποβολή σε έντυπη μορφή είναι πιο αργή και ακριβότερη από την ηλεκτρονική υποβολή: η προετοιμασία των εγγράφων, η υποβολή τους σε έντυπη μορφή και η χειροκίνητη επεξεργασία τους από το Εμπορικό Επιμελητήριο κοστίζει χρόνο και χρήματα, επιπλέον του κόστους σύνταξης ή επαλήθευσης μη τυποποιημένων δηλώσεων από έναν λογιστή.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η κυβέρνηση εισήγαγε την SBR (Standard Business Report), μια τυποποιημένη ηλεκτρονική μέθοδο για τη δημιουργία και την υποβολή οικονομικών πληροφοριών, βασισμένη σε έναν κοινόχρηστο κατάλογο δεδομένων (η Ολλανδική Ταξινόμηση).
Επειδή το SBR τυποποιεί τα ίδια τα δεδομένα, δεν απλοποιεί μόνο την ανταλλαγή μεταξύ μιας εταιρείας και του Εμπορικού Επιμελητηρίου, αλλά διευκολύνει επίσης την ανταλλαγή των ίδιων δεδομένων με άλλα μέρη. Οι μικρές οντότητες μπορούσαν ήδη να υποβάλλουν ηλεκτρονικά μέσω του SBR από το οικονομικό έτος 2016 και μετά, και οι μεσαίες και μεγάλες οντότητες ακολούθησαν από το οικονομικό έτος 2017 και μετά.
Σε ποιες οντότητες ισχύει αυτό και πότε;
Η υποχρέωση εφαρμόστηκε σταδιακά ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας. Οι μικρές οντότητες έπρεπε να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις δηλώσεις τους μέσω του SBR από το οικονομικό έτος 2016 και μετά. Εναλλακτικά, μια μικρή οντότητα που καταρτίζει και υποβάλλει τους δικούς της λογαριασμούς μπορεί να εξακολουθεί να χρησιμοποιεί μια δωρεάν ηλεκτρονική υπηρεσία αντί να αγοράζει λογισμικό συμβατό με το SBR.
Οι μεσαίου μεγέθους οντότητες έπρεπε να υποβάλλουν δηλώσεις μέσω του SBR από το οικονομικό έτος 2017 και μετά. Μια προσωρινή εναλλακτική διαδικτυακή υπηρεσία τους επέτρεπε να συντάσσουν λογαριασμούς σε μορφή XBRL και να τους υποβάλλουν μέσω της πύλης Digipoort, επομένως δεν χρειάζονταν άμεσα λογισμικό συμβατό με το SBR.
Αυτή η μεταβατική οδός προοριζόταν πάντα να είναι προσωρινή και οι μεγάλες οντότητες έκτοτε έχουν ενταχθεί στο ίδιο καθεστώς: από την 1η Ιανουαρίου 2026, η υποβολή SBR είναι υποχρεωτική για κάθε νομική οντότητα, συμπεριλαμβανομένων των μεγάλων εταιρειών.
Υπάρχουν εξαιρέσεις;
Ναι, δύο. Οι κανόνες ηλεκτρονικής υποβολής δεν ισχύουν για νομικά πρόσωπα και εταιρείες με έδρα εκτός Ολλανδίας που, σύμφωνα με το Handelsregisterbesluit 2008 (Ψήφισμα Εμπορικού Μητρώου 2008), πρέπει να υποβάλλουν τα οικονομικά τους έγγραφα στο Εμπορικό Επιμελητήριο στη μορφή που απαιτείται στη χώρα όπου είναι εγγεγραμμένες.
Η δεύτερη εξαίρεση ισχύει για τους εκδότες όπως ορίζονται στο άρθρο 1:1 του Νόμου περί Χρηματοπιστωτικής Εποπτείας (Wft), και για τις θυγατρικές ενός εκδότη που είναι οι ίδιες εκδότες. Εκδότης είναι οποιοδήποτε μέρος εκδίδει ή προτίθεται να εκδώσει κινητές αξίες.
Τι άλλο πρέπει να έχετε κατά νου;
Η νομική σας οντότητα παραμένει υπεύθυνη για την υποβολή λογαριασμών που συμμορφώνονται με τις νομοθετικές απαιτήσεις . Μεταξύ άλλων, οι λογαριασμοί πρέπει να παρέχουν επαρκείς πληροφορίες ώστε να επιτρέπουν την ορθή αξιολόγηση της οικονομικής κατάστασης της οντότητας.
Συμβουλεύουμε κάθε εταιρεία να ελέγχει προσεκτικά τα στοιχεία των λογαριασμών της πριν από την υποβολή τους. Η υποβολή σε μορφή διαφορετική από την προβλεπόμενη αποτελεί αδίκημα σύμφωνα με τον Νόμο περί Οικονομικών Αδικημάτων (Wet op de economische delicten). Οι λογαριασμοί που καταρτίζονται μέσω του SBR μπορούν να εγκριθούν από τη συνέλευση των μετόχων με τον συνήθη τρόπο και εξακολουθούν να υπόκεινται σε έλεγχο από λογιστή όπου απαιτείται έλεγχος, σύμφωνα με το άρθρο 2:393 του Ολλανδικού Αστικού Κώδικα.
Τι σημαίνει αυτό για σας;
Η ηλεκτρονική υποβολή μέσω του SBR έχει αντικαταστήσει την έντυπη υποβολή των ετήσιων λογαριασμών. Η απαίτηση εισήχθη σταδιακά ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας μεταξύ 2016 και 2026 και πλέον ισχύει για κάθε νομική οντότητα, συμπεριλαμβανομένων των μεγάλων εταιρειών, εκτός εάν ισχύει μία από τις δύο παραπάνω εξαιρέσεις. Η ευθύνη για την ορθή και έγκαιρη υποβολή παραμένει στην ίδια την οντότητα και μπορεί να βαρύνει προσωπικά τον διευθυντή της εάν η υποβολή είναι καθυστερημένη και η εταιρεία αργότερα καταστεί αφερέγγυα.
Ένα ενδεικτικό παράδειγμα: ένας διευθυντής υποθέτει ότι ο λογιστής έχει υποβάλει τους λογαριασμούς και ελέγχει το αρχείο του Εμπορικού Επιμελητηρίου μόνο ένα χρόνο αργότερα, αφού έχει ήδη παρέλθει η δωδεκάμηνη προθεσμία. Εάν η εταιρεία αντιμετωπίσει οικονομικά προβλήματα λίγο αργότερα, αυτή η καθυστερημένη υποβολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί εναντίον του διευθυντή προσωπικά σε μια αξίωση ευθύνης, παρόλο που η ίδια η εταιρεία, και όχι ο διευθυντής, ήταν αυτή που έχασε την προθεσμία στα χαρτιά. Κρατώντας το δικό σας αντίγραφο της επιβεβαίωσης υποβολής, αντί να βασίζεστε αποκλειστικά στον λόγο του λογιστή σας, αποφεύγετε αυτήν την κατάσταση.
Συχνές ερωτήσεις
Υποχρεούνται οι ατομικές επιχειρήσεις να υποβάλλουν ετήσιους λογαριασμούς;
Όχι. Η υποχρέωση υποβολής ισχύει για νομικά πρόσωπα όπως οι BV ή NV. Οι ατομικές επιχειρήσεις (eenmanszaak) δεν υποχρεούνται να υποβάλλουν ετήσιους λογαριασμούς στο εμπορικό μητρώο.
Τι θα συμβεί αν υποβάλω τους λογαριασμούς καθυστερημένα;
Η εκπρόθεσμη υποβολή αποτελεί από μόνη της οικονομικό αδίκημα και επηρεάζει επίσης τη θέση σας σε περίπτωση που η εταιρεία αργότερα πτωχεύσει: δημιουργεί την υπόθεση ότι η πτώχευση προκλήθηκε από κακοδιαχείριση, κάτι που είναι πολύ πιο δύσκολο να ανατραπεί από το να ξεκινήσει κανείς από την αρχή.
Μπορώ ακόμα να υποβάλω αίτηση σε έντυπη μορφή;
Όχι, όχι κατά γενικό κανόνα. Η ηλεκτρονική υποβολή μέσω του SBR είναι πλέον η τυπική οδός για κάθε νομική οντότητα, συμπεριλαμβανομένων των μεγάλων εταιρειών, με την επιφύλαξη μόνο των δύο εξαιρέσεων που περιγράφονται παραπάνω.
Περιληπτικά
- Υποβάλετε τους ετήσιους λογαριασμούς σας εντός οκτώ ημερών από την έγκρισή τους και το αργότερο δώδεκα μήνες μετά το τέλος του οικονομικού έτους.
- Η υποβολή πρέπει να γίνεται ηλεκτρονικά μέσω του SBR· από την 1η Ιανουαρίου 2026, αυτό ισχύει για κάθε νομική οντότητα, συμπεριλαμβανομένων των μεγάλων εταιρειών.
- Οι ξένες οντότητες που ήδη δημοσιεύουν λογαριασμούς στη χώρα καταγωγής τους, καθώς και ορισμένοι εκδότες βάσει του Wft, εξαιρούνται.
- Η καθυστερημένη υποβολή μπορεί να θεωρηθεί ως ακατάλληλη διαχείριση και να εκθέσει τους διευθυντές σε προσωπική ευθύνη εάν η εταιρεία αργότερα πτωχεύσει.
- Ελέγξτε προσεκτικά τα στοιχεία σας πριν από την υποβολή: η οντότητα και ο διευθυντής της παραμένουν υπεύθυνοι για την ακρίβειά τους.
Δεν είστε σίγουροι για την κατάστασή σας; Πείτε μας για την κατάστασή σας. Θα σας ενημερώσουμε για τις επιλογές σας εντός μίας εργάσιμης ημέρας.
Πως Law & More μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό, εξηγείται στο δικό μας εταιρικού δικηγόρου .
