Μια προφορική συμφωνία στις εμπορικές συναλλαγές είναι δεσμευτική σύμφωνα με το ολλανδικό δίκαιο. Οι συμβάσεις καταρτίζονται με προσφορά και αποδοχή (άρθρο 6:217 του Ολλανδικού Αστικού Κώδικα) και μια δήλωση μπορεί να γίνει σε οποιαδήποτε μορφή, επομένως ένα προφορικό «ναι» δημιουργεί τις ίδιες υποχρεώσεις με ένα υπογεγραμμένο έγγραφο, εκτός εάν ο νόμος ορίζει γραπτή μορφή για τη συγκεκριμένη σύμβαση. Η αδυναμία μιας συμφωνίας χειραψίας δεν είναι επομένως η εγκυρότητά της αλλά η δυνατότητα απόδειξής της: το μέρος που επικαλείται τη συμφωνία φέρει το βάρος της απόδειξης και, χωρίς καταγραφή, πρέπει να ανακατασκευάσει τη συμφωνία από ηλεκτρονικά μηνύματα, τιμολόγια και συμπεριφορές.
Είναι μια προφορική συμφωνία δεσμευτική στις εμπορικές συναλλαγές;
Ναι. Το ολλανδικό δίκαιο των συμβάσεων βασίζεται στην ομοφωνία: αυτό που δημιουργεί μια σύμβαση είναι η συμφωνία μεταξύ των μερών, όχι η μορφή με την οποία εκφράζεται η συμφωνία αυτή. Το άρθρο 3:37 του Αστικού Κώδικα αναφέρει το σημείο άμεσα, ορίζοντας ότι, εκτός εάν ο νόμος ορίζει διαφορετικά, μια δήλωση μπορεί να γίνει σε οποιαδήποτε μορφή και μπορεί ακόμη και να υπονοείται από τη συμπεριφορά. Δεν υπάρχει γενική απαίτηση γραπτής γραφής, καμία απαίτηση υπογραφής και καμία απαίτηση αντάλλαγμα όπως αυτή που υπάρχει σε άλλα νομικά συστήματα.
Η πρακτική συνέπεια είναι ότι μεγάλο μέρος της ολλανδικής εμπορικής δραστηριότητας βασίζεται σε συμβάσεις που κανείς δεν έχει υπογράψει ποτέ. Μια εντολή αγοράς που επιβεβαιώνεται τηλεφωνικά, μια παράταση μιας προθεσμίας παράδοσης που συμφωνείται σε έναν διάδρομο, μια προσαρμογή τιμής που διευθετείται μέσω βιντεοκλήσης: όλα αυτά είναι συμβάσεις ή τροποποιήσεις συμβάσεων και όλα δεσμεύουν τα μέρη. Ένα δικαστήριο που καλείται να αποφανθεί επ' αυτών δεν θα αρνηθεί να το πράξει λόγω έλλειψης χαρτιού.
Αυτό που αλλάζει η απουσία χαρτιού είναι η θέση του μέρους που θέλει να βασιστεί στη συμφωνία. Στις ολλανδικές αστικές διαδικασίες, το μέρος που επικαλείται τις νομικές συνέπειες ενός συνόλου γεγονότων πρέπει να αποδείξει αυτά τα γεγονότα. Εάν ένας προμηθευτής ισχυρίζεται ότι συμφωνήθηκε μια σταθερή τιμή και ο αγοραστής ισχυρίζεται ότι η τιμή ήταν ενδεικτική, ο προμηθευτής είναι αυτός που πρέπει να πείσει το δικαστήριο, και αυτό πρέπει να το πράξει για την ύπαρξη της σύμβασης και για κάθε έναν από τους όρους που θέλει να επιβάλει. Μια σύμβαση που είναι έγκυρη αλλά μη αποδείξιμη δεν αποτελεί, από εμπορικής άποψης, ιδιαίτερο πλεονέκτημα.
Υπάρχει ένα ακόμη επίπεδο που παραβλέπεται. Ακόμα και όταν μια προφορική συμφωνία είναι πλήρως αποδείξιμη, τα μέρη συχνά δεν έχουν συζητήσει τα πράγματα που αργότερα προκαλούν τη διαφορά: την ημερομηνία παράδοσης, τις συνέπειες της καθυστερημένης πληρωμής, ποιοι γενικοί όροι ισχύουν, ποιο δικαστήριο αποφασίζει, τι συμβαίνει εάν οι όγκοι μειωθούν. Η ολλανδική νομοθεσία καλύπτει ορισμένα από αυτά τα κενά με προεπιλεγμένους κανόνες και με το πρότυπο της εύλογης και δίκαιης μεταχείρισης, αλλά το αποτέλεσμα που καλύπτει τα κενά σπάνια είναι η συμφωνία που είχε κατά νου οποιοδήποτε από τα μέρη.
Πότε συνάπτεται η σύμβαση και από ποιον
Μια σύμβαση τίθεται σε ισχύ τη στιγμή που γίνεται δεκτή μια προσφορά. Δύο ερωτήματα καθορίζουν εάν έχει φτάσει αυτή η στιγμή: υπήρξε ποτέ προσφορά και έφτασε η αποδοχή στην άλλη πλευρά.
Προσφορά, αποδοχή και η στιγμή του σχηματισμού
Μια προσφορά είναι μια πρόταση που είναι αρκετά πλήρης ώστε ένα απλό «ναι» να τη μετατρέψει σε σύμβαση. Μια δήλωση ότι ένα μέρος μπορεί να ενδιαφέρεται ή ότι θα εξετάσει την πιθανότητα, αποτελεί πρόσκληση για διαπραγμάτευση και όχι προσφορά, και η αποδοχή της δεν παράγει τίποτα. Η διαχωριστική γραμμή είναι αυτό που το άλλο μέρος θα μπορούσε εύλογα να συμπεράνει από τις λέξεις που χρησιμοποιήθηκαν και τις περιστάσεις, το οποίο είναι το κριτήριο που εφαρμόζεται γενικά στο ολλανδικό δίκαιο στις δηλώσεις: ένα μέρος δεσμεύεται από την έννοια που το άλλο μέρος θα μπορούσε δικαιολογημένα να αποδώσει σε αυτό που είπε.
Μια αποδοχή τίθεται σε ισχύ όταν φτάσει στο άτομο που έκανε την προσφορά, όχι όταν προφερθεί ή αποσταλεί, επομένως ένα μήνυμα που δεν έχει αναγνωστεί σε ένα φωνητικό μήνυμα μπορεί να οδηγήσει στη σύναψη σύμβασης επειδή έχει φτάσει. Μια αποδοχή που αποκλίνει από την προσφορά σε οποιοδήποτε σημείο λογίζεται ως απόρριψη σε συνδυασμό με μια νέα προσφορά, εκτός εάν η απόκλιση είναι ήσσονος σημασίας και ο αρχικός προσφέρων δεν υποβάλει αντίρρηση χωρίς καθυστέρηση. Μέχρι την αποδοχή, η προσφορά μπορεί κανονικά να ανακληθεί, αλλά όχι εάν δηλώνει ότι είναι αμετάκλητη ή ορίζει προθεσμία για την αποδοχή.
Η σιωπή γενικά δεν αποτελεί αποδοχή. Σε μια συνεχιζόμενη εμπορική σχέση, ωστόσο, ένα μέρος που λαμβάνει γραπτή επιβεβαίωση μιας τηλεφωνικής συνομιλίας και την αφήνει να περάσει χωρίς διαμαρτυρία μπορεί να διαπιστώσει ότι έχει αποδεχτεί τους όρους της, επειδή σε αυτό το πλαίσιο το άλλο μέρος είχε το δικαίωμα να περιμένει μια αντίδραση. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο το email επιβεβαίωσης είναι ένα τόσο ισχυρό εργαλείο και γιατί μια εσφαλμένη επιβεβαίωση πρέπει να διορθώνεται γρήγορα.
Εάν το άτομο με το οποίο μιλήσατε θα μπορούσε να δεσμεύσει την εταιρεία
Μια προφορική συμφωνία έχει αξία μόνο όσο η εξουσία του ατόμου που την κατέθεσε. Οι εταιρείες ενεργούν μέσω των διευθυντών τους και μέσω ατόμων που κατέχουν πληρεξούσιο. Για μια ιδιωτική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (BV) και μια ανώνυμη εταιρεία (NV), ο Αστικός Κώδικας δίνει στο διοικητικό συμβούλιο την εξουσία εκπροσώπησης και επιτρέπει στο καταστατικό να περιορίζει ποιοι διευθυντές μπορούν να ενεργούν από κοινού ή μόνοι τους. Αυτές οι ρυθμίσεις, καθώς και τυχόν καταχωρημένα πληρεξούσια, είναι ορατά στο εμπορικό μητρώο που τηρείται από το Εμπορικό Επιμελητήριο (Kamer van Koophandel), το οποίο είναι δωρεάν για συμβουλευτική ανάγνωση και διαρκεί περίπου ένα λεπτό.
Όταν το άτομο δεν είχε εξουσία, η σύμβαση δεν δεσμεύει την εταιρεία, εκτός εάν η εταιρεία δημιούργησε την εντύπωση ότι είχε. Αυτή η αρχή της φαινομενικής εξουσίας είναι η οδός διαφυγής για έναν αντισυμβαλλόμενο που ενεργεί καλόπιστα, αλλά απαιτεί περιστάσεις που αποδίδονται στην ίδια την εταιρεία, όπως μια θέση εργασίας, μια προηγούμενη πορεία συναλλαγών ή μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρουσιάζει το άτομο ως εξουσιοδοτημένο. Ένας αγοραστής που διαπραγματεύεται μια ουσιαστική προφορική συμφωνία με έναν νεότερο υπάλληλο, χωρίς να ελέγχει τίποτα, έχει αδύναμα επιχειρήματα.
Ο πρακτικός κανόνας για την εμπορική πρακτική είναι απλός: όσο μεγαλύτερη είναι η συμφωνία, τόσο περισσότερο η ταυτότητα και η εξουσία του ατόμου στην άλλη πλευρά του τραπεζιού αξίζουν μια στιγμή προσοχής πριν, όχι μετά, τη χειραψία.
Τι απαιτεί ακόμη η ολλανδική νομοθεσία γραπτώς
Η ελευθερία της μορφής έχει εξαιρέσεις, και αυτές έχουν σημασία επειδή σε αυτές τις περιπτώσεις μια προφορική συμφωνία δεν είναι απλώς δύσκολο να αποδειχθεί, αλλά και νομικά αναποτελεσματική. Οι εξαιρέσεις συγκεντρώνονται γύρω από τρία ζητήματα: την προστασία ενός ασθενέστερου μέρους, την επιβολή μιας στιγμής περισυλλογής πριν από μια εκτεταμένη δέσμευση και τη δημιουργία βεβαιότητας σχετικά με τα δικαιώματα που επηρεάζουν τρίτους.
Η αγορά κατοικίας από ιδιώτη αγοραστή πρέπει να καταγράφεται εγγράφως σύμφωνα με το άρθρο 7:2 του Αστικού Κώδικα και ο αγοραστής έχει στη συνέχεια τριήμερη προθεσμία υπαναχώρησης κατά την οποία η αγορά μπορεί να ακυρωθεί χωρίς να αιτιολογηθεί. Η διάταξη αυτή προστατεύει τους καταναλωτές, επομένως δεν εφαρμόζεται όταν μια εταιρεία αγοράζει επαγγελματικό χώρο. Μια προφορική συμφωνία για ένα εμπορικό ακίνητο μπορεί να είναι δεσμευτική, αν και η ίδια η μεταβίβαση της κυριότητας απαιτεί πάντα συμβολαιογραφικό έγγραφο και καταχώριση.
Μια ρήτρα μη ανταγωνισμού είναι έγκυρη μόνο εάν έχει συμφωνηθεί εγγράφως με ενήλικο εργαζόμενο, σύμφωνα με το άρθρο 7:653 του Αστικού Κώδικα, και σε μια σύμβαση ορισμένου χρόνου χρειάζεται επίσης γραπτή δήλωση των επιτακτικών επιχειρηματικών συμφερόντων που την δικαιολογούν. Μια ρήτρα που συζητείται στη συνέντευξη εργασίας και δεν καταγράφεται ποτέ δεν έχει καμία ισχύ. Η ίδια λογική γραπτής μορφής ισχύει για την αγορά με δόσεις, για μια συμφωνία δικαιόχρησης βάσει του Νόμου περί Δικαιόχρησης που ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 2021, και για μια συμφωνία διαιτησίας, η οποία, σύμφωνα με το άρθρο 1021 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, πρέπει να αποδεικνύεται με έγγραφο. Η εκχώρηση μιας απαίτησης σε νέο πιστωτή απαιτεί πράξη σύμφωνα με το άρθρο 3:94 του Αστικού Κώδικα, και ένα ιδιώτης που εγγυάται για ένα επιχειρηματικό χρέος μπορεί να δεσμευτεί έναντι αυτής της επιχείρησης μόνο βάσει γραπτού εγγράφου.
Πού απαιτείται η γραφή και τι συμβαίνει χωρίς αυτήν
| Συμφωνία | Απαίτηση | Επίδραση μιας καθαρά προφορικής συμφωνίας |
|---|---|---|
| Αγορά κατοικίας από ιδιώτη αγοραστή | Γραπτή σύμβαση, ακολουθούμενη από τριήμερη περίοδο υπαναχώρησης (άρθρο 7:2 BW). | Δεν υπάρχει εκτελεστή αγορά· οποιοδήποτε από τα μέρη μπορεί να αποχωρήσει. |
| Ρήτρα μη ανταγωνισμού | Συμφωνήθηκε γραπτώς με ενήλικο εργαζόμενο (άρθρο 7:653 BW). | Η ρήτρα δεν έχει καμία ισχύ· ο εργαζόμενος είναι ελεύθερος να ανταγωνιστεί. |
| Συμφωνία δικαιόχρησης | Συνάπτεται γραπτώς βάσει του Νόμου περί Franchise. | Δεν μπορεί να γίνει επίκληση του νόμιμου καθεστώτος δικαιόχρησης όπως έχει συμφωνηθεί. |
| Ρήτρα διαιτησίας | Αποδεικνύεται με γραπτό έγγραφο (άρθρο 1021 Rv). | Δεν υπάρχει έγκυρη διαιτησία· αρμόδια είναι τα τακτικά δικαστήρια. |
| Εκχώρηση απαίτησης | Μια πράξη, συν ειδοποίηση προς τον οφειλέτη (άρθρο 3:94 BW). | Η απαίτηση δεν μεταβιβάζεται ποτέ· ο αρχικός πιστωτής παραμένει δικαιούχος. |
Για το διασυνοριακό εμπόριο, ο κανόνας είναι, αν μη τι άλλο, ακόμη πιο φιλελεύθερος. Η Σύμβαση της Βιέννης για τις Πωλήσεις, η οποία εφαρμόζεται εξ ορισμού στις διεθνείς πωλήσεις αγαθών μεταξύ επιχειρήσεων σε συμβαλλόμενα κράτη, συμπεριλαμβανομένων των Κάτω Χωρών, ορίζει ρητά ότι μια σύμβαση πώλησης δεν χρειάζεται να συναφθεί ή να αποδειχτεί εγγράφως και μπορεί να αποδειχθεί με οποιοδήποτε μέσο. Οι επιχειρήσεις που επιθυμούν την ασφάλεια μιας γραπτής σύμβασης στις διεθνείς συναλλαγές πρέπει να τη δημιουργήσουν οι ίδιες ή να αποκλείσουν τη Σύμβαση και να επιλέξουν ένα εθνικό δίκαιο που απαιτεί περισσότερα.
Απόδειξη προφορικής συμφωνίας
Το βάρος της απόδειξης βαρύνει το μέρος που επικαλείται τις έννομες συνέπειες των πραγματικών περιστατικών που επικαλείται, κάτι που αποτελεί τον κανόνα του άρθρου 150 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας. Σε μια διαφορά που αφορά προφορική συμφωνία, σχεδόν πάντα ο ενάγων είναι: ο προμηθευτής που επιδιώκει την πληρωμή, ο εργολάβος που διεκδικεί επιπλέον εργασία, ο μεσάζων που διεκδικεί την προμήθειά του.
Τα καλά νέα είναι ότι η ολλανδική δικονομία δεν περιορίζει τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να προσκομιστούν τα αποδεικτικά στοιχεία. Το άρθρο 152 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας επιτρέπει την προσκόμιση αποδεικτικών στοιχείων με κάθε μέσο και αφήνει το βάρος των αποδεικτικών στοιχείων στο δικαστήριο. Δεν υπάρχει κανόνας που να αποκλείει την προφορική μαρτυρία σχετικά με τις προφορικές συμβάσεις και δεν απαιτείται γραπτή σημείωση εξαρχής. Αυτό που θέλει το δικαστήριο είναι μια συνεκτική περιγραφή που να υποστηρίζεται από υλικό που δεν δημιουργήθηκε για τη δικαστική διαμάχη.
Τι πραγματικά πείθει ένα δικαστήριο
Τα σύγχρονα έγγραφα υπερισχύουν της ανάμνησης. Ένα email επιβεβαίωσης που στάλθηκε το ίδιο απόγευμα, μια καταχώρηση στο ημερολόγιο, μια προσφορά με χειρόγραφη διόρθωση, ένα μήνυμα συνομιλίας σχετικά με την εβδομάδα παράδοσης, ένα σχέδιο έργου που κυκλοφόρησε μετά τη συνάντηση: καθένα από αυτά διορθώνει μια λεπτομέρεια σε μια στιγμή που κανείς δεν αμφισβητήθηκε. Κατατάσσοντας κατά προσέγγιση την ισχύ, το υλικό που αποφασίζει για αυτές τις υποθέσεις είναι:
- γραπτές επιβεβαιώσεις της συνομιλίας που έλαβε το άλλο μέρος και δεν τις διέψευσε·
- τιμολόγια που αντιστοιχούν στους φερόμενους όρους, ιδίως όταν εξοφλήθηκαν εν όλω ή εν μέρει·
- εκτέλεση και από τις δύο πλευρές που έχει νόημα μόνο εάν υπήρχε η φερόμενη συμφωνία·
- εσωτερικά έγγραφα του άλλου μέρους, όπως μια καταχώριση παραγγελίας ή ένας προϋπολογισμός, τα οποία μπορούν να ζητηθούν σε διαδικασίες όπου προσδιορίζονται ρητά·
- μαρτυρική κατάθεση από άτομα που ήταν παρόντα, η οποία έχει ακουστεί ενόρκως, εάν το δικαστήριο διατάξει εξέταση μαρτύρων.
Η μαρτυρία των μαρτύρων είναι πραγματικά χρήσιμη, αλλά είναι η τελευταία γραμμή και όχι η πρώτη. Η μνήμη είναι ανακατασκευαστική και ένας μάρτυρας που είναι υπάλληλος του μέρους που τον καλεί θα εξεταστεί ακριβώς σε αυτό το σημείο. Ένα μόνο σύγχρονο email έχει συνήθως μεγαλύτερη βαρύτητα από δύο φιλικούς μάρτυρες τρία χρόνια αργότερα.
Η ηχογράφηση μιας συνομιλίας είναι νόμιμη στην Ολλανδία όταν συμμετέχετε σε αυτήν οι ίδιοι και μια ηχογράφηση που γίνεται με αυτόν τον τρόπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αποδεικτικό στοιχείο. Δεν αποτελεί ουδέτερο βήμα: βλάπτει την εμπιστοσύνη εάν δημοσιοποιηθεί, ενδέχεται να έρχεται σε σύγκρουση με το συμβατικό απόρρητο και η επεξεργασία της ηχογράφησης στη συνέχεια πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες προστασίας δεδομένων. Ως συνήθης πρακτική, αποτελεί κακό υποκατάστατο της απλής καταγραφής των συμφωνηθέντων.
Τι συμφωνήθηκε στην πραγματικότητα: ερμηνεία και γενικοί όροι
Η απόδειξη της ύπαρξης μιας σύμβασης είναι μόνο η μισή διαδικασία. Το δεύτερο μισό είναι η διαπίστωση του τι λέει, και εδώ η ολλανδική νομοθεσία είναι σημαντικά λιγότερο γραμμένη από ό,τι αναμένουν πολλά διεθνή αντισυμβαλλόμενα μέρη.
Το πρότυπο Haviltex
Από την απόφαση Haviltex του Hoge Raad το 1981, η έννοια μιας σύμβασης δεν καθορίζεται μόνο από τις λέξεις, αλλά από την έννοια που τα μέρη θα μπορούσαν εύλογα να τους αποδώσουν υπό τις περιστάσεις, και από αυτό που θα μπορούσαν εύλογα να αναμένουν το ένα από το άλλο. Το δικαστήριο εξετάζει τις διαπραγματεύσεις, τη θέση και την εμπειρογνωμοσύνη των μερών, την πρακτική της αγοράς και τον τρόπο με τον οποίο συμπεριφέρθηκαν τα μέρη μετά τη συμφωνία. Για μια προφορική συμφωνία, αυτό ισχύει και για τις δύο πλευρές: δεν υπάρχουν λέξεις στις οποίες μπορεί κανείς να βασιστεί, επομένως η συμπεριφορά και η αλληλογραφία γίνονται το πρωταρχικό υλικό, και ένα μέρος του οποίου η συμπεριφορά ήταν σταθερά αντίθετη με τη συμφωνία που ισχυρίζεται τώρα, περνάει δύσκολες στιγμές.
Δύο προεπιλεγμένοι κανόνες κάνουν σιωπηλά πολλή δουλειά εκεί που τα μέρη δεν συζήτησαν ποτέ ένα σημείο. Η λογικότητα και η δικαιοσύνη συμπληρώνουν τη σύμβαση και μπορούν, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να ακυρώσουν έναν όρο του οποίου η εφαρμογή θα ήταν απαράδεκτη. Και ένας αγοραστής ή πελάτης που ανακαλύπτει ένα ελάττωμα πρέπει να υποβάλει καταγγελία εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ανακάλυψή του, διαφορετικά χάνει το δικαίωμα να το επικαλεστεί. Στις εμπορικές συναλλαγές, αυτό το χρονικό διάστημα είναι σύντομο, και το να αφήνεις μια μη ικανοποιητική παράδοση να περνάει σιωπηλά για μήνες είναι ένας γνωστός τρόπος για να χάσεις μια κατά τα άλλα καλή αξίωση.
Γενικοί όροι και ο κανόνας του πρώτου χτυπήματος
Τα περισσότερα εμπορικά μέρη επιδιώκουν να ισχύουν οι δικοί τους γενικοί όροι και προϋποθέσεις και οι περισσότερες προφορικές συμφωνίες συνάπτονται χωρίς καμία πλευρά να τους αναφέρει. Το ολλανδικό δίκαιο επιλύει την προκύπτουσα σύγκρουση με έναν κανόνα πρώτης επιλογής στο άρθρο 6:225 του Αστικού Κώδικα: όταν μια προσφορά και μια αποδοχή αναφέρονται σε διαφορετικά σύνολα γενικών όρων, η δεύτερη αναφορά δεν έχει ισχύ εκτός εάν απορρίπτει ρητά τους όρους που αναφέρονται στην προσφορά. Μια απόρριψη που περιλαμβάνεται στα ψιλά γράμματα του δεύτερου συνόλου δεν αρκεί. Πρέπει να είναι ρητή.
Η εφαρμογή είναι μόνο το πρώτο εμπόδιο. Οι γενικοί όροι δεσμεύουν το άλλο μέρος μόνο εάν στο εν λόγω μέρος δόθηκε πραγματική ευκαιρία να τους λάβει υπόψη πριν ή κατά τη στιγμή της σύναψης της σύμβασης, πράγμα που στην πράξη σημαίνει την παράδοσή τους ή την αποστολή τους, και η αναφορά σε έναν ιστότοπο δεν επαρκεί αυτόματα σε ένα περιβάλλον επιχειρηματικής συνεργασίας. Μια προφορική συμφωνία στην οποία κανείς δεν ανέφερε γενικούς όρους, ακολουθούμενη από ένα τιμολόγιο τυπωμένο με τους όρους στο πίσω μέρος, συνήθως οδηγεί σε όρους που δεν ισχύουν καθόλου. Η σελίδα μας σχετικά με την εργασία ενός δικηγόρου συμβάσεων καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο αυτά τα έγγραφα τακτοποιούνται πριν και όχι μετά από μια διαφορά.
Όταν οι συνομιλίες καταρρέουν πριν υπάρξει συμφωνία
Οι εμπορικές διαπραγματεύσεις μερικές φορές σταματούν λίγο πριν την επίτευξη συμφωνίας, και το μέρος που έχει ήδη επενδύσει θέλει να μάθει αν η άλλη πλευρά μπορεί απλώς να αποχωρήσει. Ως σημείο εκκίνησης, μπορεί: η ελευθερία σύναψης σύμβασης περιλαμβάνει την ελευθερία μη σύναψης σύμβασης. Το Hoge Raad έχει θέσει ένα αυστηρό πρότυπο για την απόκλιση από αυτό το σημείο εκκίνησης, θεωρώντας ότι η διακοπή των διαπραγματεύσεων είναι απαράδεκτη μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ιδίως όταν το άλλο μέρος θα μπορούσε δικαιολογημένα να αναμένει ότι θα συναφθεί κάποια σύμβαση ή όταν άλλες περιστάσεις καθιστούν τη διακοπή απαράδεκτη.
Όταν ξεπεραστεί αυτό το όριο, η συνήθης θεραπεία είναι η αποζημίωση για τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν και, σπανίως, για το κέρδος που θα είχε αποφέρει η αποτυχημένη σύμβαση. Το πρακτικό μάθημα είναι η κατοπτρική εικόνα αυτού που αφορά τις χειραψίες: εάν σας ζητείται να επενδύσετε σε μια συμφωνία που δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί, καταγράψτε τι έχει συμφωνηθεί μέχρι στιγμής, καταγράψτε ρητά τι δεν έχει συμφωνηθεί και καταγράψτε γραπτώς το κόστος των προπαρασκευαστικών εργασιών πριν το επιβαρυνθείτε.
Τι να κάνετε όταν μια προφορική συμφωνία παραβιάζεται
Το πρώτο βήμα σχεδόν ποτέ δεν είναι η προσφυγή στη δικαιοσύνη. Πρόκειται για μια γραπτή ειδοποίηση αθέτησης υποχρέωσης (ingebrekestelling) σύμφωνα με το άρθρο 6:82 του Αστικού Κώδικα: μια επιστολή ή email που αναφέρει τι συμφωνήθηκε, τι δεν έχει εκτελεστεί και δίνει εύλογη προθεσμία για την επανόρθωσή του. Χωρίς αυτήν την ειδοποίηση, ο οφειλέτης γενικά δεν βρίσκεται σε αθέτηση και, χωρίς αθέτηση, δεν υπάρχει αξίωση αποζημίωσης ούτε δικαίωμα λύσης της σύμβασης. Η ειδοποίηση κάνει κάτι άλλο που είναι πολύτιμο σε μια διαφορά που βασίζεται σε προφορική συμφωνία: αναγκάζει το άλλο μέρος να απαντήσει σε μια γραπτή έκδοση της συμφωνίας και η απάντησή του, ή η σιωπή του, γίνεται αποδεικτικό στοιχείο.
Δεν απαιτείται ειδοποίηση σε κάθε περίπτωση. Όταν έχει παρέλθει η συμφωνημένη μεταξύ των μερών προθεσμία, όταν ο οφειλέτης έχει ήδη δηλώσει ότι δεν θα εκπληρώσει την υποχρέωση ή όταν η εκτέλεση έχει καταστεί οριστικά αδύνατη, η αθέτηση προκύπτει εκ του νόμου. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αποστείλετε την ειδοποίηση ούτως ή άλλως. Δεν υπάρχει ποινή για την εκτέλεσή της και υπάρχει πραγματική ποινή για την παράβλεψή της.
Ζημίες, διάλυση και προθεσμίες
Μόλις ο οφειλέτης αθετήσει τις υποχρεώσεις του, το άρθρο 6:74 του Αστικού Κώδικα παρέχει στον πιστωτή δικαίωμα σε αποζημίωση για τη ζημία που προκλήθηκε από την παράβαση. Αυτή η ζημία μπορεί να περιλαμβάνει διαφυγόν κέρδος, αλλά μόνο στο βαθμό που μπορεί να αποδοθεί στην παράβαση και να τεκμηριωθεί με αριθμητικά στοιχεία. Σε μια υπόθεση προφορικής συμφωνίας, οι απαιτήσεις συνήθως περικόπτονται, επειδή το συμφωνηθέν ποσό ή περιθώριο κέρδους δεν καθορίστηκε ποτέ σε χαρτί. Παράλληλα με αυτήν μπορούν να διεκδικηθούν και εύλογα έξοδα για την επαλήθευση της ζημίας και την εξώδικη πληρωμή.
Η εναλλακτική λύση στην επιβολή της συμφωνίας είναι ο τερματισμός της. Το άρθρο 6:265 του Αστικού Κώδικα επιτρέπει τη λύση για οποιαδήποτε μη εκτέλεση, εκτός εάν η μη εκτέλεση είναι πολύ μικρή για να τη δικαιολογήσει, και η λύση δημιουργεί υποχρεώσεις για την ανατροπή όσων έχουν ήδη εκτελεστεί. Το αν θα διεκδικήσετε εκτέλεση, αποζημίωση ή λύση είναι μια στρατηγική επιλογή που εξαρτάται από το τι εξακολουθείτε να θέλετε από την άλλη πλευρά και από το τι μπορείτε να αποδείξετε.
Οι προθεσμίες είναι αδυσώπητες. Η αξίωση για την εκτέλεση μιας συμβατικής υποχρέωσης παραγράφεται πέντε έτη μετά την ημέρα κατά την οποία η αξίωση κατέστη ληξιπρόθεσμη, σύμφωνα με το άρθρο 3:307 του Αστικού Κώδικα, και μια γραπτή υπενθύμιση που επιφυλάσσει ρητά το δικαίωμα εκτέλεσης διακόπτει την εν λόγω προθεσμία σύμφωνα με το άρθρο 3:317. Οι μακροχρόνιες εμπορικές σχέσεις στις οποίες αμφισβητούνται τα τιμολόγια και στη συνέχεια αφήνονται στην τύχη τους είναι ο κλασικός τρόπος για να χάσει κανείς μια αξίωση απλώς περιμένοντας.
Όταν το διακυβευόμενο ποσό είναι κάτω από το νόμιμο ανώτατο όριο για το υποπεριφερειακό δικαστήριο (kantonrechter), οι διαδικασίες μπορούν να κινηθούν χωρίς δικηγόρο και είναι σχετικά γρήγορες. Η επισκόπηση των μικροδιαφορών στην Ολλανδία εξηγεί αυτή την οδό. Πάνω από το ανώτατο όριο, η υπόθεση παραπέμπεται στο πρωτοδικείο και η εκπροσώπηση από δικηγόρο είναι υποχρεωτική. Η διαμεσολάβηση αξίζει να εξεταστεί όταν η εμπορική σχέση εξακολουθεί να έχει αξία, και η διαιτησία μόνο όταν τα μέρη έχουν συμφωνήσει εγκύρως εγγράφως.
Προφορικές αλλαγές σε γραπτή σύμβαση
Η πιο συχνή διαφορά σχετικά με προφορική συμφωνία στην εμπορική πρακτική δεν αφορά μια σύμβαση που δεν καταρτίστηκε ποτέ, αλλά μια γραπτή σύμβαση που τροποποιήθηκε προφορικά στην πορεία. Ένα χρονοδιάγραμμα παράδοσης χαλαρώνει τηλεφωνικά, χορηγείται έκπτωση για μία σεζόν, το εύρος εργασίας αυξάνεται από συνάντηση σε συνάντηση και δύο χρόνια αργότερα τα μέρη διαφωνούν ως προς το ποια εκδοχή ισχύει.
Επειδή το ολλανδικό δίκαιο δεν απαιτεί τυπικές απαιτήσεις, μια προφορική τροποποίηση μιας γραπτής σύμβασης είναι κατ' αρχήν τόσο έγκυρη όσο και η ίδια η σύμβαση. Πολλές εμπορικές συμβάσεις προσπαθούν να κλείσουν αυτή την πόρτα με μια ρήτρα που ορίζει ότι οι τροποποιήσεις είναι έγκυρες μόνο εάν συμφωνηθούν γραπτώς και υπογραφούν και από τα δύο μέρη. Μια τέτοια ρήτρα είναι χρήσιμη και μετατοπίζει το επιχείρημα, αλλά δεν αποτελεί απόλυτο εμπόδιο: το αν ένα μέρος μπορεί να την επικαλεστεί εξαρτάται από τις περιστάσεις, και ένα μέρος που ενήργησε βάσει της προφορικής αλλαγής για μεγάλο χρονικό διάστημα, αποδέχτηκε το όφελος από αυτήν και δεν αναφέρθηκε ποτέ στη ρήτρα μπορεί να διαπιστώσει ότι η επίκληση σε αυτήν είναι απαράδεκτη. Η ασφαλέστερη ερμηνεία είναι ότι η ρήτρα καθιστά μια προφορική τροποποίηση πιο δύσκολο να αποδειχθεί και πιο εύκολο να αντισταθεί, όχι αδύνατη.
Οι πρόσθετες εργασίες αποτελούν το ίδιο πρόβλημα με διαφορετική μορφή. Στις κατασκευές και στις επαγγελματικές υπηρεσίες, οι πρόσθετες εργασίες που συμφωνούνται επί τόπου αποτελούν μόνιμη πηγή δικαστικής διαμάχης και ο εργολάβος που τις εκτέλεσε χωρίς γραπτή εντολή πρέπει να αποδείξει τόσο ότι ζητήθηκε όσο και ότι συμφωνήθηκε τιμή ή βάση τιμολόγησης. Ένα σύντομο email πριν από την έναρξη των πρόσθετων εργασιών, αντί για ένα τιμολόγιο μετά την ολοκλήρωσή τους, κάνει τη διαφορά μεταξύ αξίωσης και επιχειρήματος.
Η ίδια πειθαρχία ισχύει και για την καταγγελία. Μια σύμβαση που λήγει προφορικά μπορεί να λήξει έγκυρα, αλλά το μέρος που ισχυρίζεται ότι έδωσε ειδοποίηση πρέπει να αποδείξει ότι το έκανε, ότι η ειδοποίηση έφτασε στην άλλη πλευρά και πότε. Όταν η προθεσμία ειδοποίησης τρέχει από την παραλαβή της, μια μη καταγεγραμμένη τηλεφωνική κλήση είναι ακριβώς το είδος του αποδεικτικού στοιχείου που αποτυγχάνει στο σημείο που είναι περισσότερο απαραίτητη.
Πώς να διατηρήσετε την ταχύτητα και να αποφύγετε το ρίσκο
Η εμπορική ζωή δεν θα περιμένει μια υπογεγραμμένη σύμβαση, και δεν χρειάζεται. Αυτό που ακολουθεί είναι η ελάχιστη πειθαρχία που μετατρέπει μια προφορική συμφωνία σε κάτι υπερασπίσιμο χωρίς να επιβραδύνει την επιχείρηση.
Επιβεβαιώστε την ίδια ημέρα. Αρκεί ένα σύντομο email που καθορίζει το πεδίο εφαρμογής, την τιμή ή τον μηχανισμό τιμολόγησης, την ημερομηνία παράδοσης ή ολοκλήρωσης, τον όρο πληρωμής και την εφαρμογή των γενικών όρων σας. Ζητήστε μια επιβεβαίωση σε μία γραμμή και αντιμετωπίστε την απάντηση ως μέρος του αρχείου της σύμβασης. Εάν το άλλο μέρος διορθώσει την περίληψη, έχετε μάθει κάτι πολύτιμο στην πιο οικονομική δυνατή στιγμή.
Επισυνάψτε τους γενικούς όρους σας σε αυτό το email αντί να τους αναφέρετε και κάντε το ίδιο στην πρώτη παραγγελία σε κάθε νέα σχέση. Κρατήστε αρχείο με όσα στάλθηκαν, επειδή το ερώτημα σε μια διαφωνία δεν είναι αν οι όροι υπάρχουν, αλλά αν η άλλη πλευρά είχε πραγματική ευκαιρία να τους διαβάσει.
Συντάξτε τιμολόγια που περιγράφουν την εργασία και όχι το σύνολο, αναφερόμενα στην ημερομηνία της συμφωνίας και τα παραδοτέα, και παρακολουθήστε εγγράφως τα ανεξόφλητα τιμολόγια. Σημειώστε κάθε κλήση που αλλάζει κάτι, με την ημερομηνία και τους συμμετέχοντες. Όταν μια συμφωνία τροποποιείται προφορικά, επιβεβαιώστε την τροποποίηση με τον ίδιο τρόπο όπως και η αρχική. Οι διαφορές σχετικά με τις τροποποιήσεις είναι τουλάχιστον εξίσου συχνές με τις διαφορές σχετικά με την αρχική συμφωνία.
Τέλος, διατηρήστε την γραπτή μορφή όπου το απαιτεί ο νόμος. Μια ρήτρα μη ανταγωνισμού, μια συμφωνία franchise, μια ρήτρα διαιτησίας ή μια εκχώρηση απαιτήσεων που υπάρχει μόνο σε μορφή συνομιλίας δεν αποτελεί αδύναμη σύμβαση, αλλά έλλειψη σύμβασης, και καμία επακόλουθη τεκμηρίωση δεν την επιδιορθώνει. Οι οδηγοί εταιρικού δικαίου μας καθορίζουν τα έγγραφα που οι περισσότερες ολλανδικές επιχειρήσεις πρέπει να έχουν σε τάξη πριν ξεκινήσουν τις διαπραγματεύσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Μερικά πρακτικά ερωτήματα προκύπτουν σχεδόν σε κάθε διαμάχη σχετικά με μια προφορική συμφωνία.
Ποια στοιχεία είναι τα ισχυρότερα για την απόδειξη μιας προφορικής Συμφωνίας;
Ενώ η παρουσία μάρτυρα είναι σίγουρα χρήσιμη, η ισχυρότερη απόδειξη είναι σχεδόν πάντα κάτι γραπτό που δημιουργήθηκε μετά την επίτευξη της προφορικής συμφωνίας. Ένα απλό email παρακολούθησης που συνοψίζει τους βασικούς όρους - τιμή, προθεσμίες και τι πρέπει να παραδοθεί - είναι εξαιρετικά ισχυρό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν το άλλο μέρος απαντήσει με επιβεβαίωση ή, εξίσου σημαντικό, απλώς ξεκινήσει την εργασία χωρίς να έχει αντίρρηση για την περίληψή σας.
Τα τιμολόγια που καθορίζουν τις συμφωνημένες υπηρεσίες και στη συνέχεια πληρώνονται αποτελούν επίσης αδιάσειστη απόδειξη. Αυτά τα έγγραφα δημιουργούν ένα ίχνος εγγράφων που δείχνει σαφώς ότι και οι δύο πλευρές κατανόησαν και αποδέχτηκαν τους όρους, βγάζοντας τη διαφορά από μια δύσκολη κατάσταση τύπου «είπε αυτός, είπε αυτή».
Ποιο είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνω εάν αμφισβητηθεί μια προφορική Συμφωνία;
Το πρώτο βήμα είναι να τα συμπληρώσετε όλα γραπτώς. Στείλτε ένα επίσημο αλλά επαγγελματικό email ή επιστολή που να παρουσιάζει την κατανόησή σας για την αρχική συμφωνία. Θα πρέπει να δηλώσετε σαφώς πού πιστεύετε ότι το άλλο μέρος δεν τήρησε τους όρους της συμφωνίας του. Αυτή η ενέργεια δημιουργεί αμέσως ένα τεκμηριωμένο αρχείο της διαφοράς.
Εάν αυτό δεν διορθώσει το πρόβλημα, η επόμενη κίνησή σας, σύμφωνα με την ολλανδική νομοθεσία, είναι συχνά να στείλετε ειδοποίηση αθέτησης ( ingebrekestelling ) . Σκεφτείτε το ως μια τελική γραπτή προειδοποίηση. Δίνει στο άλλο μέρος μια τελευταία ευκαιρία και ένα εύλογο χρονικό πλαίσιο για να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του, προτού κλιμακώσετε την κατάσταση ασκώντας νομική αγωγή ή διεκδικώντας αποζημίωση.
Είναι τα μηνύματα κειμένου ή οι συνομιλίες στο WhatsApp νομικά δεσμευτικά;
Ναι, απολύτως. Στην Ολλανδία, τα δικαστήρια αναγνωρίζουν τα γραπτά μηνύματα, τις συνομιλίες μέσω WhatsApp και άλλες ψηφιακές επικοινωνίες ως έγκυρα αποδεικτικά στοιχεία. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποδειχθεί η ύπαρξη μιας συμφωνίας και να επιβεβαιωθούν οι συγκεκριμένοι όροι της.
Μια συνομιλία στο WhatsApp όπου γίνεται μια προσφορά και στη συνέχεια γίνεται σαφώς αποδεκτή μπορεί να είναι αρκετή για να σχηματίσει μια δεσμευτική σύμβαση από μόνη της. Είναι καλή συνήθεια να αποθηκεύετε πάντα αυτές τις ψηφιακές συνομιλίες, καθώς θα μπορούσαν να είναι το κρίσιμο αποδεικτικό στοιχείο που χρειάζεστε σε περίπτωση που μια προφορική συμφωνία αποτύχει.
Για πόσο χρονικό διάστημα ισχύει μια προφορική συμφωνία στην Ολλανδία;
Μια προφορική συμφωνία δεν λήγει απλώς επειδή δεν ήταν γραπτή. Παραμένει έγκυρη και εκτελεστή για το ίδιο χρονικό διάστημα που θα ήταν μια γραπτή σύμβαση. Η τυπική νόμιμη προθεσμία παραγραφής για τις περισσότερες συμβατικές αξιώσεις στην Ολλανδία είναι πέντε έτη . Αυτή η προθεσμία αρχίζει να μετρά την ημέρα μετά την ημερομηνία κατά την οποία η αξίωση καθίσταται ληξιπρόθεσμη και απαιτητή, πράγμα που σημαίνει ότι γενικά έχετε έως και πέντε έτη για να ασκήσετε νομική δράση εάν η συμφωνία παραβιαστεί.
Law & More συμβουλεύει ολλανδικές και διεθνείς επιχειρήσεις σχετικά με τη διαμόρφωση συμβάσεων, τους γενικούς όρους και προϋποθέσεις και τις διαφορές σχετικά με τα συμφωνηθέντα. Εάν ένας αντισυμβαλλόμενος αρνείται μια συμφωνία που γνωρίζετε ότι έχει συναφθεί ή εάν θέλετε η διαδικασία σύναψης συμβάσεων να τεθεί σε μια βάση που να επιβιώνει από μια διαφορά, θα χαρούμε να το εξετάσουμε μαζί σας.
