Το δικαίωμα επιθεώρησης αποδεικτικών στοιχείων επιτρέπει σε ένα μέρος σε μια ολλανδική αστική διαφορά να ζητήσει πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα που κατέχει ο αντίδικος ή τρίτος. Από την 1η Ιανουαρίου 2025, διέπεται από τα άρθρα 194 έως 195α του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας (Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, Rv), τα οποία αντικατέστησαν το προηγούμενο άρθρο 843a Rv. Ένα αίτημα μπορεί να υποβληθεί απευθείας στον κάτοχο των δεδομένων ή να υποβληθεί στο δικαστήριο, και καλύπτει το ψηφιακό υλικό εξίσου με το χαρτί. Τα παρακάτω ορίζουν τι μπορείτε να ζητήσετε, από ποιον, υπό ποιες προϋποθέσεις και για ποιους λόγους μπορεί να απορριφθεί ένα αίτημα.
Τι καλύπτει το δικαίωμα επιθεώρησης αποδεικτικών στοιχείων
Η ολλανδική πολιτική δικονομία δεν είχε ποτέ κάτι που να μοιάζει με αμερικανικού τύπου αποκάλυψη. Κάθε μέρος χτίζει τη δική του υπόθεση και προσκομίζει τα δικά του έγγραφα. Δεν υπάρχει γενική υποχρέωση να ανοίξετε τα αρχεία σας στον αντίδικό σας. Αυτό που δίνει ο νόμος είναι ένα στοχευμένο δικαίωμα επιθεώρησης, ιστορικά γνωστό ως exhibitieplicht: εάν μπορείτε να υποδείξετε αναγνωρίσιμο υλικό που έχει σημασία για μια έννομη σχέση στην οποία εμπλέκεστε, μπορείτε να υποχρεώσετε το άτομο που το κατέχει να σας επιτρέψει να το δείτε, να σας δώσει ένα αντίγραφο ή να σας παράσχει ένα απόσπασμα.
Αυτό το δικαίωμα συνυπάρχει με ένα ευρύτερο καθήκον που ισχύει για όλους σε μια αστική υπόθεση. Σύμφωνα με το άρθρο 21 Rv, τα μέρη οφείλουν να αναφέρουν τα γεγονότα που σχετίζονται με την απόφαση πλήρως και με ειλικρίνεια, και ένα δικαστήριο που διαπιστώνει ότι έχει παραβιαστεί αυτό το καθήκον μπορεί να καταλήξει σε οποιοδήποτε συμπέρασμα κρίνει κατάλληλο. Το δικαίωμα επιθεώρησης είναι ο μηχανισμός επιβολής αυτού του καθήκοντος. Είναι αυτό που εμποδίζει μια υπόθεση να κριθεί με βάση το ήμισυ του πρακτικού που η μία πλευρά έκρινε βολικό να αποκαλύψει.
Δύο διακρίσεις αξίζει να γίνουν εξαρχής. Το δικαίωμα επιθεώρησης δεν αποτελεί αίτημα πρόσβασης του υποκειμένου των δεδομένων βάσει του άρθρου 15 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων: πρόκειται για δικαίωμα απορρήτου, αφορά τα δικά σας προσωπικά δεδομένα και δεν έχει σχεδιαστεί για την κατασκευή υπόθεσης. Ούτε αποτελεί αίτημα βάσει του Νόμου περί Ανοικτής Διακυβέρνησης (Wet open overheid, Woo), ο οποίος απευθύνεται σε δημόσιους φορείς και δημόσιες πληροφορίες. Η επιθεώρηση βάσει του Rv είναι ένα διαδικαστικό μέσο, που συνδέεται με μια διαφορά και με τα γεγονότα που την καθορίζουν.
Είναι εξίσου σημαντικό να είστε σαφείς σχετικά με το τι δεν κάνει το δικαίωμα. Δεν δημιουργεί καμία γενική υποχρέωση παράδοσης του αρχείου σας, καμία υποχρέωση αναζήτησης υλικού που δεν έχει ζητηθεί και καμία αυτόματη υποχρέωση διατήρησης εγγράφων τη στιγμή που μια διαφορά καθίσταται προβλέψιμη. Οι υποχρεώσεις διατήρησης στην Ολλανδία προέρχονται από αλλού: ο επταετής εμπορικός και φορολογικός φόρος διατήρησης για τα βιβλία και τα αρχεία μιας επιχείρησης, οι ειδικοί κανόνες ανά τομέα και η αρχή του περιορισμού αποθήκευσης του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων, η οποία ωθεί προς την αντίθετη κατεύθυνση. Η σκόπιμη καταστροφή υλικού μόλις μάθετε ότι είναι επιθυμητό είναι ένα διαφορετικό ζήτημα και τα δικαστήρια το αντιμετωπίζουν αναλόγως.
Ούτε η επιθεώρηση καθορίζει ποιος έχει δίκιο. Καθορίζει τι θα δει το δικαστήριο. Αυτή η διάκριση διαμορφώνει τη στρατηγική: το υλικό που αποκτάται μέσω της επιθεώρησης πρέπει να χρησιμοποιηθεί, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να προβλεφθεί τι θα κάνει η άλλη πλευρά με το ίδιο υλικό μόλις αυτό προσκομιστεί.
Τι άλλαξε την 1η Ιανουαρίου 2025
Ο νόμος περί απλούστευσης και εκσυγχρονισμού του δικαίου των αποδεικτικών στοιχείων (Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht) εγκρίθηκε από τη Βουλή των Αντιπροσώπων στις 30 Ιανουαρίου 2024 και από τη Γερουσία στις 5 Μαρτίου 2024, δημοσιεύθηκε στο Δελτίο Πράξεων και Διαταγμάτων ως Stb. 2024, 62, και τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2025 με ξεχωριστό βασιλικό διάταγμα, Stb. 2024, 72. Ισχύει πλέον· πρόκειται για πάγια νομοθεσία, όχι για πρόταση.
Ο μεταβατικός κανόνας έχει την ίδια σημασία με την ουσία. Οι νέες διατάξεις ισχύουν για διαδικασίες που ξεκίνησαν την 1η Ιανουαρίου 2025 ή μετά. Οι υποθέσεις που εκκρεμούσαν ήδη κατά την ημερομηνία αυτή εξακολουθούν να διέπονται από τους παλαιούς κανόνες μέχρι το τέλος τους, αν και μια νέα εκδίκαση που ξεκίνησε μετά την ημερομηνία αυτή, όπως μια έφεση, εμπίπτει στο νέο καθεστώς. Εάν βρίσκεστε σε μια μακροχρόνια υπόθεση, ελέγξτε σε ποιο σύνολο κανόνων υπάγεται στην πραγματικότητα η υπόθεσή σας πριν συντάξετε οτιδήποτε.
Οι ουσιαστικές αλλαγές
Το άρθρο 843a Rv έχει καταργηθεί και οι διατάξεις που το διαδέχονται έχουν μεταφερθεί στο τμήμα του Κώδικα που ασχολείται με τα αποδεικτικά στοιχεία, στην παράγραφο 7 του ένατου τμήματος του τίτλου 2 του Βιβλίου 1. Η πιο πρακτικά σημαντική αλλαγή είναι η αλλαγή στο λεξιλόγιο: ο νόμος δεν μιλάει πλέον για bescheiden (έγγραφα) αλλά για gegevens (δεδομένα). Αυτό κλείνει μια μακροχρόνια διαμάχη σχετικά με το εάν τα ηλεκτρονικά μηνύματα, η κίνηση συνομιλίας σε πλατφόρμες όπως το Teams ή το Slack, τα αρχεία βάσεων δεδομένων, τα αρχεία καταγραφής και τα μεταδεδομένα θα μπορούσαν να ζητηθούν με τον ίδιο τρόπο όπως μια υπογεγραμμένη σύμβαση. Μπορούν.
Η νομοθεσία επιβεβαιώνει επίσης ότι μπορεί να ζητηθεί έλεγχος από τρίτο μέρος που δεν εμπλέκεται στη διαφορά αλλά τυχαίνει να κατέχει το υλικό. Μια τράπεζα, ένας λογιστής, ένας πρώην προμηθευτής πληροφορικής ή ένας πάροχος logistics μπορούν όλοι να απευθυνθούν απευθείας, γεγονός που αίρει έναν από τους αυστηρότερους περιορισμούς του παλαιού κανόνα. Για τους δημόσιους φορείς υπάρχει ένα ρητό όριο: σύμφωνα με το άρθρο 194 παράγραφος 3 Rv, μια δημόσια αρχή που δεν είναι διάδικος στη διαδικασία δεν έχει υποχρέωση να προσκομίσει πληροφορίες που δεν θα έπρεπε να αποκαλυφθούν βάσει του Woo.
Παράλληλα με τις διατάξεις για την επιθεώρηση, ο νόμος ενοποίησε τα μέτρα προκαταρκτικής απόδειξης. Ενώ προηγουμένως ένα μέρος έπρεπε να υποβάλει ξεχωριστές αιτήσεις για προκαταρκτική εξέταση μαρτύρων, προκαταρκτική έκθεση πραγματογνωμοσύνης και προκαταρκτική αυτοψία, αυτές μπορούν πλέον να συνδυαστούν σε μία ενιαία αίτηση βάσει του άρθρου 196 Rv και των άρθρων που το ακολουθούν. Η κατάσχεση αποδεικτικών στοιχείων (bewijsbeslag) και τα άλλα μέτρα για την προστασία των αποδεικτικών στοιχείων έχουν κωδικοποιηθεί στα άρθρα 205 έως 207 Rv, και ένας δικαστικός επιμελητής μπορεί πλέον να συντάξει επίσημο πρακτικό για όσα έχει παρατηρήσει, ένα proces-verbaal van constateringen, με καθορισμένο καθεστώς ως αποδεικτικό στοιχείο.
Παλιό και νέο σε σύγκριση
Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις πρακτικές διαφορές για ιδιώτες και επιχειρήσεις.
| Άποψη | Έως 31 Δεκεμβρίου 2024 (άρθρο 843a Rv) | Από την 1η Ιανουαρίου 2025 (άρθρα 194-195a Rv) |
|---|---|---|
| Αντικείμενο του αιτήματος | Bescheiden: έγγραφα, με επαναλαμβανόμενη επιχειρηματολογία σχετικά με το ψηφιακό υλικό. | Gegevens: δεδομένα σε οποιαδήποτε μορφή, συμπεριλαμβανομένων email, συνομιλίας, βάσεων δεδομένων και αρχείων καταγραφής. |
| Σε ποιον μπορεί να απευθυνθεί | Κυρίως το αντίδικο μέρος· αμφισβητήθηκαν οι αξιώσεις κατά τρίτων. | Το αντίδικο μέρος και τα τρίτα μέρη που κατέχουν τα δεδομένα, με όριο βάσει Woo για τους δημόσιους φορείς. |
| Διαδρομή | Αγωγή ενώπιον του δικαστηρίου, στο πλαίσιο ή παράλληλα με την κύρια διαδικασία. | Εξώδικο αίτημα σύμφωνα με το άρθρο 194 Rv, ή αξίωση ή αίτηση προς το δικαστήριο σύμφωνα με το άρθρο 195 Rv. |
| Προκαταρκτικά μέτρα | Ξεχωριστές αιτήσεις για μάρτυρες, εμπειρογνώμονες και αυτοψία. | Μία αίτηση μπορεί να τα συνδυάσει, άρθρο 196 Rv και τα επόμενα. |
| Εξασφάλιση αποδεικτικών στοιχείων | Η κατάσχεση αποδεικτικών στοιχείων αναπτύχθηκε στη νομολογία, χωρίς σαφή νομοθετική βάση. | Κωδικοποιημένα ως μέτρα για την προστασία των αποδεικτικών στοιχείων, άρθρα 205-207 Rv. |
Οι προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένα αίτημα
Η επιθεώρηση δεν αποτελεί δικαίωμα διέλευσης από κάποιον άλλο. Ισχύουν σωρευτικά τρεις προϋποθέσεις και ένα αίτημα που δεν ανταποκρίνεται σε μία από αυτές αποτυγχάνει εντελώς:
- Ένα επαρκές ενδιαφέρον. Πρέπει να δείξετε γιατί αυτό το υλικό έχει σημασία για τη νομική σας θέση, όχι μόνο ότι μπορεί να είναι ενδιαφέρον. Τα δικαστήρια απορρίπτουν ένα μεγάλο μέρος των αιτημάτων ακριβώς σε αυτό το σημείο.
- Επαρκώς καθορισμένα δεδομένα. Το υλικό πρέπει να είναι αναγνωρίσιμο. Ένα αίτημα για όλη την αλληλογραφία των τελευταίων πέντε ετών δεν αποτελεί αίτημα. Ένα αίτημα για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων μεταξύ δύο ονομαστικών ατόμων σχετικά με μία ονομαστική σύμβαση μεταξύ δύο ημερομηνιών αποτελεί αίτημα.
- Μια νομική σχέση. Τα δεδομένα πρέπει να αφορούν έννομη σχέση στην οποία είστε συμβαλλόμενο μέρος ή την οποία έχετε δικαίωμα να επικαλεστείτε με άλλο τρόπο. Ο νομοθέτης ήθελε να ερμηνευθεί αυτό με την ευρεία έννοια και καλύπτει μια σχέση που προκύπτει τόσο από αδικοπραξία όσο και από σύμβαση.
Σκοπός αυτών των όρων είναι να διατηρηθεί η πόρτα ανοιχτή για ένα μέρος που γνωρίζει τι ψάχνει, ενώ παράλληλα κλείνει την αλιευτική του αποστολή. Στην πράξη, η απαίτηση προσδιορισμού ικανοποιείται με τον ορισμό του υλικού σε τρεις άξονες: ποιος το κατείχε ή το έστειλε, για ποια περίοδο και σχετικά με ποιο θέμα. Η επιλογή με όρους αναζήτησης, που έχουν συμφωνηθεί εκ των προτέρων ή έχουν οριστεί από το δικαστήριο, έχει γίνει ο συνήθης τρόπος για να γίνει αυτό όταν ο όγκος των δεδομένων είναι μεγάλος.
Το όριο δεν είναι τυπική διαδικασία. Ένα αίτημα που συντάσσεται βιαστικά, χωρίς σαφή εξήγηση του γιατί κάθε κατηγορία δεδομένων σχετίζεται με ένα αμφισβητούμενο γεγονός, είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος για την αποτυχία μιας αίτησης επιθεώρησης. Η προσπάθεια ανήκει στη σύνταξη, όχι στην ακροαματική διαδικασία.
Αιτώντας εξωδικαστικά και ζητώντας από το δικαστήριο
Υπάρχουν δύο οδοί, οι οποίες είναι εναλλακτικές και όχι βήματα σε μια ακολουθία. Το άρθρο 194 Rv σάς επιτρέπει να απευθυνθείτε απευθείας στον κάτοχο των δεδομένων, χωρίς να εμπλέκεται δικαστής. Το άρθρο 195 Rv σάς επιτρέπει να υποβάλετε το αίτημα στο δικαστήριο, είτε ως μέρος της κύριας διαδικασίας είτε σε ξεχωριστή αίτηση. Δεν χρειάζεται να δοκιμάσετε την πρώτη πριν χρησιμοποιήσετε τη δεύτερη, αν και μια τεκμηριωμένη προσπάθεια ανεπίσημης απόκτησης του υλικού σχεδόν πάντα ενισχύει την υπόθεση για την έκδοση διαταγής.
Η εξωδικαστική οδός είναι φθηνή και γρήγορη όταν λειτουργεί. Ένα ακριβές γραπτό αίτημα, απευθυνόμενο στο σωστό άτομο, που καθορίζει τη νομική σχέση, τις κατηγορίες δεδομένων και μια εύλογη προθεσμία, συχνά παράγει το υλικό εντός εβδομάδων. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, η ίδια η αλληλογραφία γίνεται αποδεικτικό στοιχείο: δείχνει στο δικαστήριο ότι το αίτημα ήταν συγκεκριμένο, ότι ήταν εύλογο και ότι η άλλη πλευρά επέλεξε να μην απαντήσει σε αυτό.
Όταν το δικαστήριο καλείται να διατάξει επιθεώρηση, μπορεί να επισυνάψει χρηματική ποινή στην εντολή βάσει του άρθρου 611a Rv, η οποία θα ισχύει ανά ημέρα ή ανά παράβαση μέχρι να εκτελεστεί η εντολή. Μπορεί επίσης να διαμορφώσει την εντολή αντί να την εκδώσει ή να την αρνηθεί απλώς: διατάσσοντας την παραγωγή σε επεξεργασμένη μορφή, περιορίζοντας την πρόσβαση σε ονομαστικούς συμβούλους ή διορίζοντας έναν ανεξάρτητο εμπειρογνώμονα για να εξετάσει το υλικό και να υποβάλει έκθεση μόνο για ό,τι είναι σχετικό. Σε μια διαφορά μεταξύ ανταγωνιστών, αυτή η μέση οδός είναι συχνά το αποτέλεσμα.
Αυτό που δεν μπορεί να κάνει το δικαστήριο είναι να ξαναγράψει ένα κακογραμμένο αίτημα για εσάς. Εάν οι κατηγορίες είναι ασαφείς, το αίτημα απορρίπτεται· δεν περιορίζεται εκ μέρους σας.
Ο χρόνος αξίζει να ληφθεί υπόψη. Δεν υπάρχει κανόνας που να ορίζει ότι η επιθεώρηση πρέπει να περιμένει την έναρξη της διαδικασίας, και η έγκαιρη υποβολή αιτήματος έχει προφανή πλεονεκτήματα: μαθαίνετε αν αξίζει να ασκηθεί η αγωγή πριν πληρώσετε για την κλήτευση. Ένα αίτημα που υποβάλλεται εκτός δικαστηρίου επίσης δεν έχει καμία επίδραση στην παραγραφή, επομένως, εάν η παραγραφή πλησιάζει, διακόψτε την ξεχωριστά με γραπτή ειδοποίηση σύμφωνα με το άρθρο 3:317 του Αστικού Κώδικα, αντί να υποθέσετε ότι μια συνεχής ανταλλαγή εγγράφων κάνει τη δουλειά. Όταν οι διαδικασίες βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη, μια αγωγή επιθεώρησης μπορεί να ασκηθεί ως παρεμπίπτουσα αγωγή εντός αυτών, και τα δικαστήρια έχουν δείξει ότι είναι πρόθυμα να εκδικάσουν τέτοιες αγωγές γρήγορα, όταν το υλικό είναι σαφώς κεντρικό για την υπόθεση.
Πότε μπορεί να απορριφθεί η επιθεώρηση
Ένα ευρύτερο δικαίωμα επιθεώρησης δεν είναι απεριόριστο. Το πρόσωπο που κατέχει τα δεδομένα μπορεί να αρνηθεί την υποβολή της αίτησης όταν υπάρχουν επιτακτικοί λόγοι για να το πράξει και όταν είναι σαφώς τεκμηριωμένοι ορισμένοι λόγοι.
Το πρώτο είναι το δικηγορικό επάγγελμα. Η αλληλογραφία με τον δικηγόρο σας και με άλλους επαγγελματίες που έχουν υποχρέωση εμπιστευτικότητας που αναγνωρίζεται από το νόμο, όπως οι συμβολαιογράφοι και οι γιατροί, προστατεύεται. Το προνόμιο που απαλλάσσει έναν μάρτυρα από την υποχρέωση να απαντήσει βάσει του άρθρου 165 Rv λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και εδώ: ένα μέρος δεν μπορεί να επιτύχει μέσω εντολής επιθεώρησης αυτό που δεν θα μπορούσε να επιτύχει καλώντας τον επαγγελματία ως μάρτυρα. Οι στενοί συγγενείς προστατεύονται με παρόμοιο τρόπο.
Το δεύτερο είναι η προστασία των επιχειρηματικών απορρήτων. Ο Νόμος περί Προστασίας Εμπορικών Απορρήτων (Wet bescherming bedrijfsgehimen), ο οποίος εφαρμόζει την Οδηγία της ΕΕ για τα Εμπορικά Απορρήτα, προστατεύει τις πληροφορίες που είναι απόρρητες, έχουν εμπορική αξία επειδή είναι απόρρητες και υπόκεινται σε εύλογα μέτρα για να διατηρηθούν έτσι. Ο πηγαίος κώδικας, τα μοντέλα τιμολόγησης, οι συνταγές και οι πληροφορίες πελατών συνήθως πληρούν τις προϋποθέσεις. Η απάντηση σπάνια είναι μια κατηγορηματική άρνηση: το δικαστήριο ζυγίζει το συμφέρον για μυστικότητα έναντι του συμφέροντος για απόδειξη και συχνά διατάσσει την αποκάλυψη υπό όρους. Όταν το υπόβαθρο είναι μια διαφορά με έναν αποχωρούντα υπάλληλο ή έναν ανταγωνιστή, το άρθρο μας σχετικά με μια παραβιασμένη ρήτρα μη ανταγωνισμού και τα εμπορικά απόρρητα καθορίζει πώς αλληλεπιδρούν αυτά τα δύο συμφέροντα.
Το τρίτο είναι η αναλογικότητα. Ένα δικαστήριο μπορεί να απορρίψει ένα αίτημα όταν το κόστος, ο χρόνος και η διακοπή της συλλογής του υλικού είναι δυσανάλογα με αυτό που θα μπορούσε να συμβάλει στην υπόθεση. Αυτός είναι ο λόγος που επικρίνεται περισσότερο στα εκτεταμένα αιτήματα για χρόνια μη δομημένων δεδομένων.
Το τέταρτο αφορά τα προσωπικά δεδομένα. Η παραγωγή δεδομένων σχετικά με ταυτοποιήσιμα άτομα αποτελεί από μόνη της επεξεργασία βάσει του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων και χρειάζεται νόμιμη βάση. Ειδικές κατηγορίες, όπως τα δεδομένα υγείας, υπόκεινται και πάλι σε αυστηρότερους κανόνες. Αυτό δεν καθιστά τα προσωπικά δεδομένα απαραβίαστα σε δικαστικές διαμάχες, αλλά σημαίνει ότι το πεδίο εφαρμογής πρέπει να δικαιολογείται και το υλικό να χειρίζεται σωστά. Το άρθρο μας που εξηγεί την επεξεργασία βιομετρικών δεδομένων δίνει μια εικόνα για το πόσο απαιτητικοί γίνονται αυτοί οι κανόνες για ευαίσθητες κατηγορίες.
Τέλος, ένα αίτημα μπορεί να απορριφθεί όταν αποτελεί κατάχρηση διαδικασίας, και ένας δημόσιος φορέας που δεν είναι διάδικος στην υπόθεση μπορεί να επικαλεστεί το άρθρο 194 του Κώδικα Δεοντολογίας: εάν οι πληροφορίες δεν θα έπρεπε να δημοσιοποιηθούν βάσει αυτού του Νόμου, δεν χρειάζεται να προσκομιστούν ούτε βάσει του άρθρου 194 του Κώδικα Δεοντολογίας.
Εξασφάλιση αποδεικτικών στοιχείων πριν εξαφανιστούν
Η επιθεώρηση δεν έχει καμία αξία εάν το υλικό έχει διαγραφεί μέχρι την ημερομηνία άφιξης της εντολής. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο νόμος κωδικοποίησε επίσης τα μέτρα για την προστασία των αποδεικτικών στοιχείων στα άρθρα 205 έως 207 Rv. Με άδεια του δικαστή προσωρινών μέτρων, ένας δικαστικός επιμελητής μπορεί να κατάσχει έγγραφα, συσκευές και φορείς δεδομένων ή να κάνει εγκληματολογικά αντίγραφα αυτών και να θέσει το αποτέλεσμα στην κατοχή ενός ουδέτερου τρίτου μέρους.
Ένα σημείο σχετικά με αυτήν τη διαδικασία παρερμηνεύεται συχνά και είναι δαπανηρό να το παρερμηνεύσετε. Μια κατάσχεση αποδεικτικών στοιχείων παγώνει το υλικό· δεν σας δίνει την ευκαιρία να το δείτε. Η εξέταση αυτού που έχει ασφαλιστεί απαιτεί ξεχωριστή εντολή επιθεώρησης βάσει του άρθρου 195 Rv και το μέρος του οποίου τα δεδομένα κατασχέθηκαν θα ακουστεί επί του θέματος. Η άδεια για την κατάσχεση συνήθως χορηγείται χωρίς την παρουσία της άλλης πλευράς· η πρόσβαση δεν χορηγείται ποτέ.
Τα μέτρα προκαταρκτικής απόδειξης βάσει του άρθρου 196 Rv και των άρθρων που ακολουθούν εξυπηρετούν διαφορετικό σκοπό: την εξακρίβωση των πραγματικών περιστατικών πριν ή χωρίς μια πλήρη δίκη. Μια προκαταρκτική εξέταση μάρτυρα διασφαλίζει μια ανάμνηση πριν αυτή εξασθενίσει ή ένας μάρτυρας μετακομίσει στο εξωτερικό. Μια προκαταρκτική έκθεση πραγματογνωμοσύνης θέτει ένα τεχνικό ερώτημα σε έναν ουδέτερο πραγματογνώμονα. Από την 1η Ιανουαρίου 2025, αυτά μπορούν να ζητηθούν μαζί και να συνδυαστούν με ένα αίτημα επιθεώρησης σε μία αίτηση. Αυτή είναι μια πραγματική εξοικονόμηση και είναι η αλλαγή που πιθανότατα θα επηρεάσει τον τρόπο προετοιμασίας των διαφορών.
Αποδεικτικά στοιχεία που τηρούνται στο εξωτερικό
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε διάδικο ή μάρτυρα σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, η ολλανδική δικαστική απόφαση δεν αποτελεί το κατάλληλο μέσο. Ο κανονισμός (ΕΕ) 2020/1783 για τη διεξαγωγή αποδείξεων σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις, ο οποίος εφαρμόζεται από την 1η Ιουλίου 2022, επιτρέπει σε ένα ολλανδικό δικαστήριο να ζητήσει από ένα δικαστήριο στο άλλο κράτος μέλος να λάβει τα αποδεικτικά στοιχεία ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, να τα λάβει απευθείας, χρησιμοποιώντας τυποποιημένα έντυπα και ηλεκτρονική διαβίβαση. Εκτός ΕΕ, η Σύμβαση της Χάγης του 1970 για τη διεξαγωγή αποδείξεων επιτελεί παρόμοια λειτουργία για τα κράτη που είναι συμβαλλόμενα μέρη της. Και οι δύο οδοί διαρκούν περισσότερο από μια εσωτερική δικαστική απόφαση, γεγονός που αποτελεί περαιτέρω επιχείρημα υπέρ του έγκαιρου εντοπισμού του πού βρίσκεται στην πραγματικότητα το υλικό.
Οι κανονιστικές επιθεωρήσεις ακολουθούν ξεχωριστό καθεστώς
Όταν ένας επιθεωρητής από μια εποπτική αρχή φτάνει στις εγκαταστάσεις σας, ο νόμος Rv δεν ισχύει. Η εποπτεία διέπεται από το κεφάλαιο 5 του Γενικού Νόμου περί Διοικητικού Δικαίου (Algemene wet bestuursrecht, Awb) και οι εξουσίες εκεί είναι σημαντικά ευρύτερες από ό,τι έχει ένας διάδικος.
Ένας επόπτης που ορίζεται βάσει του Awb μπορεί να εισέλθει σε κάθε χώρο εκτός από μια κατοικία χωρίς τη συγκατάθεση του ενοίκου (άρθρο 5:15 Awb), να απαιτήσει πληροφορίες (άρθρο 5:16 Awb), να απαιτήσει έλεγχο επαγγελματικών δεδομένων και εγγράφων και να λάβει αντίγραφα (άρθρο 5:17 Awb), να εξετάσει εμπορεύματα και να λάβει δείγματα (άρθρο 5:18 Awb) και να σταματήσει και να εξετάσει μεταφορικά μέσα (άρθρο 5:19 Awb). Το άρθρο 5:20 Awb υποχρεώνει όλους να συνεργαστούν εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Η μη τήρηση αυτού αποτελεί από μόνη της αδίκημα. Τα αντίβαρα είναι πραγματικά αλλά περιορισμένα: βάσει του άρθρου 5:13 Awb, ένας επόπτης μπορεί να ασκήσει εξουσία μόνο στο μέτρο που είναι εύλογα απαραίτητο για την εργασία, όσοι δεσμεύονται από επαγγελματική υποχρέωση εμπιστευτικότητας μπορούν να αρνηθούν τη συνεργασία βάσει του άρθρου 5:20 παράγραφος 2 Awb, και μόλις η ανάκριση στραφεί προς την επιβολή διοικητικού προστίμου, το άτομο που ανακρίνεται πρέπει να προειδοποιηθεί βάσει του άρθρου 5:10a Awb και δεν υποχρεούται να απαντήσει.
Στην πράξη, τρία πράγματα καθορίζουν πώς θα εξελιχθεί μια επίσκεψη σε ρυθμιστικό επίπεδο. Ζητήστε την ταυτότητα και τη νομική βάση της επίσκεψης και σημειώστε τα δύο. Κρατήστε ένα αρχείο με όλα όσα παραδίδονται ή αντιγράφονται, επειδή θα θελήσετε να μάθετε αργότερα τι έχει στην πραγματικότητα η αρχή. Και διαχωρίστε το νομικά προνομιακό υλικό από τα υπόλοιπα πριν από την αντιγραφή του και όχι μετά, καθώς μια αξίωση προνομίου που υποβάλλεται μια εβδομάδα αργότερα είναι πολύ πιο αδύναμη από μια που υποβάλλεται στο γραφείο.
Τα ευρήματα των επιθεωρήσεων δημοσιοποιούνται επίσης ολοένα και περισσότερο. Αρκετές αρχές δημοσιεύουν τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων και τις αποφάσεις επιβολής στο διαδίκτυο, γεγονός που μετατρέπει ένα ζήτημα συμμόρφωσης σε ζήτημα φήμης. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας των κυβερνητικών επιθεωρήσεων στην επιχειρηματική πύλη της κυβέρνησης. Εάν το θέμα μετακινηθεί από την εποπτεία σε ποινική έρευνα, ισχύει ξανά ένα διαφορετικό σύνολο κανόνων και ο οδηγός μας για την ποινική διαδικασία στην Ολλανδία, από την έρευνα έως την ετυμηγορία, εξηγεί αυτή τη διαδρομή.
Υποβολή και απάντηση σε αίτημα στην πράξη
Η γνώση των κανόνων είναι ένα πράγμα και η χρήση τους είναι κάτι άλλο. Η ποιότητα ενός αιτήματος επιθεώρησης καθορίζεται πριν από την υποβολή του, και η ποιότητα μιας απάντησης καθορίζεται από το πόσο μεθοδικά αναλύεται το αίτημα.
Αν ζητάτε έλεγχο
- Ορίστε το υλικό. Ονομάστε τους θεματοφύλακες, το εύρος ημερομηνιών και το θέμα. Ζητήστε την αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ δύο ονομαστικών ατόμων σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο σε ένα συγκεκριμένο τρίμηνο, όχι για την αλληλογραφία γενικά.
- Συνδέστε κάθε κατηγορία με ένα αμφισβητούμενο γεγονός. Για κάθε κατηγορία που ζητάτε, γράψτε μία πρόταση που να εξηγεί ποιο αμφισβητούμενο σημείο αποδεικνύει ή διαψεύδει. Εάν δεν μπορείτε να γράψετε αυτήν την πρόταση, αφαιρέστε την κατηγορία.
- Ζητήστε πρώτα εξωδικαστικά, γραπτώς. Ορίστε μια εύλογη προθεσμία και πείτε τι θα κάνετε εάν εγκριθεί. Αυτό κοστίζει δύο εβδομάδες και συχνά εξοικονομεί χρόνο για ακρόαση.
- Προβλέψτε τις άμυνες. Θα τεθούν ζητήματα απορρήτου, επιχειρηματικών απορρήτων και αναλογικότητας. Προσφέρετε την απάντηση εκ των προτέρων: μικρότερη χρονική περίοδος, πρωτόκολλο σύνταξης, ανεξάρτητος εμπειρογνώμονας, δέσμευση εμπιστευτικότητας.
Εάν έχετε λάβει ένα αίτημα
Η σιωπή είναι η μόνη απάντηση που δεν λειτουργεί ποτέ. Ένα αναπάντητο αίτημα προκαλεί μια εντολή με επισύναψη χρηματικής ποινής και παρέχει στην άλλη πλευρά ένα επιχείρημα σχετικά με την καλή σας πίστη που θα σας ακολουθήσει σε όλη την υπόθεση. Ξεκινήστε αντ' αυτού ελέγχοντας το αίτημα με βάση τις νόμιμες προϋποθέσεις: προσδιορίζεται το υλικό με αρκετή ακρίβεια, αποδεικνύεται μια νομική σχέση και υπάρχει πραγματικό συμφέρον ή πρόκειται για μια προσπάθεια να δούμε τι θα προκύψει.
Στη συνέχεια, χαρτογραφήστε τι πραγματικά κατέχετε, συμπεριλαμβανομένου υλικού από συστήματα που μπορεί να έχετε ξεχάσει: γραμματοκιβώτια πρώην υπαλλήλων, αντίγραφα ασφαλείας, πλατφόρμες συνομιλίας, το τηλέφωνο ενός διευθυντή. Δεν μπορείτε να αποφασίσετε τι να αρνηθείτε μέχρι να μάθετε τι υπάρχει, και μια ανακριβής δήλωση σχετικά με το τι κατέχετε είναι πολύ πιο επιζήμια από ένα άβολο έγγραφο.
Όπου έχετε αντίρρηση, υποβάλετε ένσταση για τους δηλωμένους νομικούς λόγους και εγγράφως. Όπου μέρος του αιτήματος είναι εύλογο, πείτε το και προσκομίστε αυτό το μέρος. Μια μερική, καλά εξηγημένη προσκόμιση αντιμετωπίζεται πολύ διαφορετικά από μια γενική άρνηση. Και όπου η ένσταση αφορά στην πραγματικότητα την εμπιστευτικότητα και όχι τη συνάφεια, προτείνετε τον μηχανισμό μόνοι σας. Τα δικαστήρια δέχονται την επιμέλεια, τη σταδιακή προσκόμιση και την αξιολόγηση από εμπειρογνώμονα, αλλά τα δέχονται πολύ πιο εύκολα από το μέρος που τα προσέφερε.
Επιθεώρηση σε διαφορές μετόχων
Οι εταιρικές συγκρούσεις δείχνουν ξεκάθαρα τα όρια του ελέγχου. Ένας μειοψηφών μέτοχος που υποψιάζεται κακοδιαχείριση μπορεί να ζητήσει συγκεκριμένα πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου ή ένα συγκεκριμένο οικονομικό μοντέλο βάσει του άρθρου 195 Rv, αλλά δεν μπορεί να απαιτήσει την αλληλογραφία του διοικητικού συμβουλίου στο σύνολό της. Όταν η πραγματική καταγγελία αφορά τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας, το δικαίωμα έρευνας (enquêterecht) βάσει των άρθρων 2:344 και επόμενα του Αστικού Κώδικα είναι συνήθως το ισχυρότερο μέσο, επειδή ένας ερευνητής που διορίζεται από το Επιχειρηματικό Επιμελητήριο (Ondernemingskamer) αποκτά πρόσβαση στα αρχεία της εταιρείας αυτομάτως. Από την έναρξη ισχύος του WAGEVOE την 1η Ιανουαρίου 2025, οι κανόνες σχετικά με τις διαδικασίες έρευνας και οι νομοθετικές διαδικασίες εξαγοράς και εξόδου έχουν τροποποιηθεί. Η επιλογή της σωστής διαδικασίας συχνά αξίζει περισσότερο από την επιλογή των σωστών εγγράφων.
Τι σημαίνει αυτό για την τήρηση αρχείων
Η πρακτική συνέπεια ενός ευρύτερου ορισμού των αποδεικτικών στοιχείων είναι ότι σχεδόν όλα όσα παράγει ο οργανισμός σας είναι δυνητικά γνωστοποιήσιμα. Αυτό υποστηρίζει τρία πράγματα: μια πολιτική διατήρησης που να αναφέρει τι διατηρείται, πού και για πόσο χρονικό διάστημα, και που στην πραγματικότητα ακολουθείται· την επίγνωση του προσωπικού ότι τα μηνύματα στις εσωτερικές πλατφόρμες συνομιλίας είναι έγγραφα όπως όλα τα άλλα· και έναν περιοδικό έλεγχο ότι η πολιτική εξακολουθεί να ταιριάζει με τα συστήματα που χρησιμοποιούνται. Τίποτα από αυτά δεν είναι εξωτικό, και όλα αυτά είναι φθηνότερα από την ανακατασκευή δεδομένων πέντε ετών εντός δικαστικής προθεσμίας.
Συχνές ερωτήσεις
Τα παρακάτω ερωτήματα προκύπτουν σχεδόν σε κάθε θέμα όπου τίθεται θέμα επιθεώρησης.
Πώς επηρεάζει αυτό τα ψηφιακά στοιχεία;
Αυτές οι μεταρρυθμίσεις φέρνουν τον νόμο κατευθείαν στον 21ο αιώνα. Αποδεικτικά στοιχεία όπως τα email, τα μηνύματα σε εσωτερικές συνομιλίες όπως το Teams ή το Slack, και τα αρχεία βάσεων δεδομένων αντιμετωπίζονται πλέον με τον ίδιο τρόπο όπως τα παλιά χαρτιά.
Ο νόμος πλέον μιλάει για gegevens (δεδομένα) και όχι για bescheiden (έγγραφα), επομένως η μορφή του υλικού δεν αποτελεί πλέον εμπόδιο όπου είναι σχετικό με την υπόθεση. Αυτή η απαραίτητη ενημέρωση διασφαλίζει την αρχή των χαμηλότερων εμποδίων, καθώς και την ευρύτερη πρόσβαση στα είδη αποδεικτικών στοιχείων που είναι κεντρικά για τις σύγχρονες επιχειρήσεις.
Τι κόστος περιλαμβάνει ένα αίτημα;
Ενώ η διαδικασία έχει σχεδιαστεί για να είναι πιο προσιτή, δεν είναι εντελώς δωρεάν. Το μέρος που ζητά την επιθεώρηση συνήθως βαρύνεται με τα δικά του δικαστικά έξοδα για τη σύνταξη και την κατάθεση της αίτησης, καθώς και με τα δικαστικά τέλη (griffierecht), το ύψος των οποίων καθορίζεται από το νόμο και προσαρμόζεται κάθε χρόνο.
Το δικαστήριο αποφασίζει πώς θα κατανεμηθεί το κόστος συλλογής και παραγωγής των δεδομένων και μπορεί να επιβαρύνει το μέρος που το ζήτησε. Όταν η απαιτούμενη προσπάθεια είναι δυσανάλογη σε σχέση με την αξία του υλικού, το αίτημα μπορεί να απορριφθεί μόνο και μόνο για αυτόν τον λόγο. Στο τέλος της υπόθεσης, ο ηττηθείς διάδικος διατάσσεται να καταβάλει μια σταθερή συνεισφορά στην άλλη πλευρά, η οποία υπολογίζεται με βάση την τυποποιημένη κλίμακα που εφαρμόζουν τα δικαστήρια.
Τι συμβαίνει εάν ένα μέρος αρνηθεί να συμμορφωθεί;
Η αγνόηση μιας δικαστικής εντολής για επιθεώρηση είναι ένα σοβαρό λάθος, το οποίο έχει σοβαρές συνέπειες. Ένα δικαστήριο έχει στη διάθεσή του πολλά εργαλεία για να τιμωρήσει ένα μέρος που δεν συνεργάζεται και να επιβάλει την απόφασή του.
Αυτές οι κυρώσεις μπορούν να περιλαμβάνουν:
- Οικονομικές κυρώσεις: Το δικαστήριο μπορεί να επισυνάψει χρηματική ποινή (dwangsom) στην απόφασή του βάσει του άρθρου 611a Rv, η οποία θα ισχύει μέχρι να συμμορφωθεί ο διάδικος.
- Αρνητικά συμπεράσματα: Σύμφωνα με το άρθρο 21 Rv, το δικαστήριο μπορεί να καταλήξει σε οποιοδήποτε συμπέρασμα κρίνει κατάλληλο, πράγμα που στην πράξη σημαίνει ότι υποθέτει ότι το παρακρατηθέν υλικό θα είχε βλάψει την υπόθεση του μη συμμορφούμενου μέρους.
- Διαδικαστικά μειονεκτήματα: Στις πιο σοβαρές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης, το δικαστήριο θα μπορούσε να φτάσει στο σημείο να διαγράψει εντελώς μέρη της νομικής του αξίωσης ή της υπεράσπισης.
Εν ολίγοις, η άρνηση συμμόρφωσης μπορεί να προκαλέσει ανεπανόρθωτη ζημιά στη νομική υπόσταση και την αξιοπιστία ενός διαδίκου στο δικαστήριο.
Law and More συμβουλεύει επιχειρήσεις και ιδιώτες σχετικά με αποδεικτικά στοιχεία και γνωστοποίηση σε ολλανδικές αστικές διαδικασίες: σύνταξη και υπεράσπιση αιτημάτων επιθεώρησης, αιτήσεων για προκαταρκτικές εξετάσεις μαρτύρων και εκθέσεις εμπειρογνωμόνων, κατάσχεση αποδεικτικών στοιχείων και χειρισμό κανονιστικών επιθεωρήσεων. Εάν χρειάζεστε υλικό που κατέχει άλλο μέρος ή σας έχει ζητηθεί να προσκομίσετε υλικό που προτιμάτε να μην αποκαλύψετε, η αστικός νόμος Η ομάδα μας θα σας ενημερώσει για την κατάσταση στην οποία βρίσκεστε και ποιες είναι οι ρεαλιστικές επιλογές. Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε την περίπτωσή σας.
