Retention of personnel data: how long may an employer keep it?

Δεν υπάρχει ενιαία περίοδος διατήρησης για τα δεδομένα προσωπικού. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, μπορείτε να διατηρείτε δεδομένα μόνο για όσο διάστημα τα χρειάζεστε για τον σκοπό για τον οποίο τα συλλέξατε. Η ολλανδική φορολογική νομοθεσία ορίζει στη συνέχεια ελάχιστες περιόδους για τα αρχεία μισθοδοσίας, τη δήλωση φόρου μισθοδοσίας και το αντίγραφο του εγγράφου ταυτότητας του εργαζομένου.

In practice this gives Dutch employers three anchors: two years after the employment ends for most of the personnel file, five years after the end of the calendar year in which the employee left for the wage tax statement and the ID copy, and seven years for the payroll administration. Our article on τι μπορεί να φυλάσσεται σε ένα αρχείο προσωπικού ασχολείται με το περιεχόμενο· αυτό ασχολείται με τη διάρκεια.

Ποιος είναι ο βασικός κανόνας του ΓΚΠΔ;

Μην διατηρείτε τα προσωπικά δεδομένα για περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο. Το άρθρο 5(1)(ε) του ΓΚΠΔ (περιορισμός αποθήκευσης) απαιτεί να αποφασίσετε, ανά κατηγορία δεδομένων, για πόσο χρονικό διάστημα τα χρειάζεστε πραγματικά και να είστε σε θέση να εξηγήσετε αυτήν την επιλογή.

Ο ίδιος ο ΓΚΠΔ δεν περιέχει πίνακα περιόδων. Οι παρακάτω περίοδοι προέρχονται από την ολλανδική φορολογική νομοθεσία και από τις οδηγίες της Ολλανδικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).

Ποια δεδομένα διατηρείτε για δύο χρόνια;

Το μεγαλύτερο μέρος του αρχείου προσωπικού. Η καθοδήγηση του AP είναι ότι τα δεδομένα χωρίς νόμιμη περίοδο διατήρησης διατηρούνται γενικά για δύο χρόνια μετά την αποχώρηση του εργαζομένου.

Αυτό καλύπτει, για παράδειγμα, τη σύμβαση εργασίας και τις τροποποιήσεις της, τις αξιολογήσεις και τις εκθέσεις απόδοσης, την αλληλογραφία σχετικά με διορισμούς, προαγωγές, υποβιβασμούς και απόλυση, τα αρχεία εκπαίδευσης, τις προειδοποιήσεις, τις συστάσεις και τα αρχεία απουσιών.

Εάν υπάρχει ή υπήρξε εργασιακή διαφορά με τον εργαζόμενο ή εκκρεμεί δικαστική υπόθεση, μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα που σχετίζονται με αυτόν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, μέχρι να επιλυθεί το ζήτημα. Αυτό δικαιολογεί την επ' αόριστον διατήρηση του σχετικού υλικού και όχι ολόκληρου του αρχείου.

Ποια δεδομένα διατηρείτε για πέντε ή επτά χρόνια;

Τα δημοσιονομικά αρχεία. Εδώ δεν έχετε καμία διακριτική ευχέρεια: η φορολογική υποχρέωση ορίζει την περίοδο και υπερισχύει της γενικής αρχής της διατήρησης των δεδομένων όσο το δυνατόν συντομότερα.

• The wage tax statement (loonbelastingverklaring) and the copy of the identity document you verified when the employee started: five years after the end of the calendar year in which the employment ended.
• Η διοίκηση μισθοδοσίας (loonadministratie): επτά έτη, η γενική περίοδος διατήρησης βασικών αρχείων που ορίζεται από την Ολλανδική Φορολογική και Τελωνειακή Διοίκηση (Belastingdienst).

Μόνο τα αρχεία που καλύπτει η φορολογική υποχρέωση εμπίπτουν σε αυτές τις μεγαλύτερες περιόδους. Το υπόλοιπο αρχείο εξακολουθεί να ακολουθεί τον κανόνα των δύο ετών.

Για πόσο χρονικό διάστημα μπορείτε να διατηρείτε τα δεδομένα των αιτούντων;

Συνήθως έως και τέσσερις εβδομάδες μετά το τέλος της διαδικασίας υποβολής αίτησης. Με τη συγκατάθεση του υποψηφίου, μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα για έως και ένα έτος, για παράδειγμα για μια δεξαμενή ταλέντων.

Η συγκατάθεση πρέπει να είναι μια πραγματική επιλογή, να ζητείται ξεχωριστά και να καταγράφεται. Μια γραμμή στη δήλωση απορρήτου σας δεν είναι αρκετή.

Τι γίνεται με τα δεδομένα ασθένειας και ιατρικής περίθαλψης;

Τα δεδομένα υγείας ανήκουν στον ιατρό της εταιρείας (bedrijfsarts) ή στην υπηρεσία επαγγελματικής υγείας και όχι σε εσάς ως εργοδότη. Υπόκεινται σε ιατρικό απόρρητο και στους δικούς τους κανόνες διατήρησής τους.

Ως εργοδότης, διατηρείτε μόνο τις ημερομηνίες απουσίας και τις πληροφορίες που χρειάζεστε για την επανένταξη και την καταβολή μισθού κατά τη διάρκεια ασθένειας. Αυτά τα δεδομένα ακολουθούν τις συνήθεις περιόδους για το αρχείο προσωπικού.

Τι πρέπει να ελέγξετε ως εργοδότης;

• Does your record of processing activities (Article 30 GDPR) set a retention period per category of personnel data?
• Do you delete applicant data within four weeks after the procedure, unless you have recorded consent for up to one year?
• Are health data kept only by the company doctor, with you holding only absence dates?
• Do you keep the ID copy and wage tax statement for five years after the calendar year of leaving, and the payroll records for seven years?
• Are copies in mailboxes, shared drives and backups deleted as well, and do you apply the schedule at a fixed moment each year?

Τι πρέπει να ελέγξετε ως υπάλληλος;

• Have you used your right of access (Article 15 GDPR) to see which data your employer still holds?
• Is your former employer keeping data longer than two years after you left without a dispute or statutory reason?
• Does the file contain medical information that belongs with the company doctor?
• Have you requested erasure under Article 17 GDPR, and did the employer respond within one month?

What can we do for you with retention of personnel data?

Τα δικηγόροι απασχόλησης advise employers and employees on personnel data:

• We draw up a retention schedule per category of personnel data.
• We review your personnel files and identify data that must be deleted.
• We draft the procedure for access and erasure requests from (former) employees.
• We assess which data you may keep longer because of a pending or foreseeable dispute.
• We submit an access or erasure request on behalf of an employee.

Περίληψη

• Ο ΓΚΠΔ δεν ορίζει συγκεκριμένες περιόδους: τα δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για τον σκοπό τους.
• Το μεγαλύτερο μέρος του αρχείου προσωπικού: δύο χρόνια μετά τη λήξη της απασχόλησης, περισσότερο μόνο για δεδομένα που σχετίζονται με μια διαφορά.
• Wage tax statement and ID copy: five years after the end of the calendar year in which the employment ended; payroll administration: seven years.
• Αιτούντες: έως και τέσσερις εβδομάδες μετά τη διαδικασία ή έως και ένα έτος με καταγεγραμμένη συναίνεση.
• Τα δεδομένα υγείας παραμένουν στον γιατρό της εταιρείας. Εσείς κρατάτε μόνο τις ημερομηνίες απουσίας και ό,τι χρειάζεστε για την επανένταξη και την πληρωμή μισθού.

Συχνές ερωτήσεις