Οι διαφορές εξ αποστάσεως εργασίας είναι συγκρούσεις μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου ή μεταξύ συναδέλφων που προκύπτουν από την εργασία εξ αποστάσεως: διαφωνίες σχετικά με τον τόπο εκτέλεσης της εργασίας, σχετικά με τη διαθεσιμότητα εκτός ωραρίου εργασίας, σχετικά με την παρακολούθηση και σχετικά με τη συμπεριφορά σε ψηφιακά κανάλια. Η ολλανδική νομοθεσία δεν τις αντιμετωπίζει ως ξεχωριστή κατηγορία. Ισχύουν οι ίδιοι κανόνες όπως σε οποιαδήποτε άλλη εργασιακή σύγκρουση, αλλά δύο ερωτήματα αποφασίζουν για τις περισσότερες από αυτές τις υποθέσεις: εάν ο εργοδότης ήταν υποχρεωμένος να επιτρέψει την εργασία από το σπίτι και εάν τήρησε την υποχρέωσή του να μεριμνά για έναν εργαζόμενο που δεν μπορεί να δει. Αυτό το άρθρο καθορίζει και τα δύο, μαζί με τα πρακτικά βήματα που κρατούν μια διαφωνία εκτός δικαστηρίου.
Δεν υπάρχει δικαίωμα εργασίας από το σπίτι στην Ολλανδία
Αυτό είναι το πιο παρεξηγημένο σημείο σε ολόκληρο τον τομέα και είναι αυτό που προκαλεί τις περισσότερες διαφωνίες. Ένας εργαζόμενος στην Ολλανδία δεν έχει κανένα νόμιμο δικαίωμα να εργάζεται από το σπίτι. Ο νόμος περί εργασίας όπου θέλετε (Wet werken waar je wilt), ο οποίος θα έδινε στα αιτήματα σχετικά με τον τόπο εργασίας την ίδια βαρύτητα με τα αιτήματα σχετικά με τις ώρες εργασίας, απορρίφθηκε από τη Γερουσία στις 26 Σεπτεμβρίου 2023. Δεν επανέρχεται με αυτή τη μορφή και τίποτα δεν τον έχει αντικαταστήσει.
Αυτό που απομένει είναι ο Νόμος περί Ευέλικτης Εργασίας (Wet flexibel werken, Wfw), και η διάκριση που κάνει είναι η ουσία του ζητήματος. Ένας εργαζόμενος που εργάζεται στον εργοδότη για τουλάχιστον είκοσι έξι εβδομάδες μπορεί να ζητήσει να αλλάξει τον αριθμό των ωρών εργασίας, τις ώρες εργασίας ή τον τόπο εργασίας του. Το αίτημα πρέπει να είναι γραπτό και πρέπει να υποβληθεί τουλάχιστον δύο μήνες πριν από την προβλεπόμενη αλλαγή. Ωστόσο, τα τρία θέματα δεν αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο:
- Ώρες εργασίας και ώρες εργασίας. Ο εργοδότης οφείλει να κάνει δεκτό το αίτημα, εκτός εάν αυτό μπορεί να υποδείξει σοβαρό επιχειρηματικό ή υπηρεσιακό συμφέρον (zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang). Αυτό είναι ένα υψηλό όριο και πρέπει να υποστηρίζεται, όχι να διεκδικείται.
- Τόπος εργασίας. Ο εργοδότης πρέπει μόνο να εξετάσει το αίτημα και να το συζητήσει με τον εργαζόμενο. Εάν αποφασίσει να αρνηθεί, πρέπει να το δηλώσει, αλλά δεν χρειάζεται να έχει σοβαρό επιχειρηματικό συμφέρον για να το πράξει.
Υπάρχει μια διαδικαστική παγίδα που παγιδεύει τακτικά τους εργοδότες. Εάν ο εργοδότης δεν έχει δώσει την απόφασή του γραπτώς ένα μήνα πριν από την προβλεπόμενη ημερομηνία έναρξης, η αλλαγή τίθεται σε ισχύ όπως την ζήτησε ο εργαζόμενος. Η σιωπή δεν αποτελεί άρνηση. Ο νόμος ισχύει επίσης μόνο για εργοδότες με δέκα ή περισσότερους εργαζομένους. Οι μικρότεροι εργοδότες πρέπει να κάνουν τη δική τους ρύθμιση και στην πράξη αυτή η ρύθμιση είναι ό,τι ορίζει η σύμβαση εργασίας, το εγχειρίδιο προσωπικού ή η συλλογική σύμβαση εργασίας.
Η πρακτική συνέπεια είναι δυσάρεστη αλλά σαφής. Ένας εργοδότης μπορεί κατ' αρχήν να καλέσει το προσωπικό του πίσω στο γραφείο και η άρνηση προσέλευσης αποτελεί άρνηση εκτέλεσης της συμφωνημένης εργασίας. Το αν μπορεί να το πράξει σε μια συγκεκριμένη περίπτωση είναι ζήτημα καλής συμπεριφοράς του εργοδότη σύμφωνα με το άρθρο 7:611 του Αστικού Κώδικα: τι υποσχέθηκε στη συνέντευξη, τι έχει γίνει ανεκτό εδώ και χρόνια, αν ο εργαζόμενος έχει ιατρικό ή σχετικό με τη φροντίδα λόγο και πόση προθεσμία δόθηκε, όλα εξαρτώνται από την απάντηση. Το άρθρο μας σχετικά με τα όρια της καλής συμπεριφοράς του εργοδότη καθορίζει πώς λειτουργεί αυτό το πρότυπο στην πράξη.
Το καθήκον φροντίδας δεν σταματά στην πόρτα του γραφείου
Το δεύτερο νομικό σημείο αναφοράς είναι η υποχρέωση επιμέλειας του εργοδότη, το zorgplicht. Έχει δύο πηγές που συνεργάζονται. Το άρθρο 7:658 του Αστικού Κώδικα καθιστά τον εργοδότη υπεύθυνο για τη ζημία που υφίσταται ο εργαζόμενος κατά την εκτέλεση της εργασίας, εκτός εάν αποδείξει ότι εκπλήρωσε τις υποχρεώσεις του, και το άρθρο 7:611 τον υποχρεώνει να συμπεριφέρεται ως καλός εργοδότης. Παράλληλα με αυτά βρίσκεται ο Νόμος περί Συνθηκών Εργασίας (Arbeidsomstandighedenwet).
Δύο διατάξεις αυτού του νόμου έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για τις κατανεμημένες ομάδες. Το Άρθρο 5 απαιτεί γραπτή εκτίμηση και αξιολόγηση κινδύνου (risico-inventarisatie en -evaluatie), και ένα εργατικό δυναμικό που εργάζεται εν μέρει από το σπίτι πρέπει να καλύπτεται από αυτήν: η εργασία με οθόνη, η εργονομία, οι ώρες εργασίας και ο φόρτος εργασίας στο σπίτι αποτελούν όλα μέρος της εικόνας. Το Άρθρο 3 παράγραφος 2 υποχρεώνει τον εργοδότη να εφαρμόζει μια πολιτική που στοχεύει στην πρόληψη και τον περιορισμό του ψυχοκοινωνικού φόρτου εργασίας, όρος που καλύπτει τον φόρτο εργασίας και το εργασιακό άγχος, καθώς και τον εκφοβισμό, την επιθετικότητα, τις διακρίσεις και τη σεξουαλική παρενόχληση. Η ψηφιακή παρενόχληση σε μια ομαδική συνομιλία είναι ψυχοκοινωνικός φόρτος εργασίας, όπως και η προσδοκία μόνιμης διαθεσιμότητας.
Αυτό το τελευταίο σημείο αξίζει έμφασης, επειδή εκεί ξεκινούν συχνότερα οι διαφορές σχετικά με την εξ αποστάσεως εργασία. Δεν υπάρχει ξεχωριστός ολλανδικός νόμος που να δίνει στους εργαζομένους το δικαίωμα αποσύνδεσης, αλλά η υποχρέωση περιορισμού του ψυχοκοινωνικού φόρτου εργασίας απαιτεί ήδη από τον εργοδότη να λάβει υπόψη τη διαθεσιμότητα εκτός των ωρών εργασίας. Το άρθρο μας σχετικά με το δικαίωμα αποσύνδεσης εξετάζει πόσο μακριά φτάνει αυτό. Όταν η πίεση μετατρέπεται σε ασθένεια, οι υποχρεώσεις του εργοδότη μετατοπίζονται ξανά στην επανένταξη και τη συνέχιση της καταβολής των μισθών, και τα ερωτήματα που εξετάζονται στον οδηγό μας σχετικά με την ασθένεια, την επαγγελματική εξουθένωση και την πίεση στην εργασία βάσει του ολλανδικού δικαίου καθίστανται τα κρίσιμα.
Αξίζει να γίνουν δύο επιφυλάξεις. Το καθήκον επιμέλειας δεν είναι απεριόριστο: ένας εργοδότης δεν μπορεί να επιθεωρήσει μια ιδιωτική κατοικία κατά βούληση και τα δικαστήρια δεν αντιμετωπίζουν κάθε ατύχημα στο τραπέζι της κουζίνας ως ατύχημα στον χώρο εργασίας. Και το καθήκον αυτό συνάδει με τις υποχρεώσεις του εργαζομένου, συμπεριλαμβανομένου του καθήκοντος να εργάζεται με ασφάλεια και να αναφέρει προβλήματα. Αλλά ένας εργοδότης που δεν έχει ρωτήσει ποτέ πώς λειτουργεί στην πραγματικότητα το προσωπικό του που εργάζεται εξ αποστάσεως και δεν έχει καταγράψει ποτέ την απάντηση, βρίσκεται σε κακή θέση όταν πρέπει να δώσει εξηγήσεις.
Εξοπλισμός, κόστος και χώρος εργασίας στο σπίτι
Μια επαναλαμβανόμενη και αποφευκτή πηγή τριβής είναι το ποιος πληρώνει για τον χώρο εργασίας στο σπίτι. Ο Νόμος περί Συνθηκών Εργασίας ρυθμίζει ένα μέρος αυτού: το κόστος συμμόρφωσης με τις υποχρεώσεις του εργοδότη βάσει του εν λόγω Νόμου δεν μπορεί να χρεωθεί στον εργαζόμενο. Μια κατάλληλη καρέκλα, μια οθόνη στο σωστό ύψος και μια ασφαλής ηλεκτρική εγκατάσταση αποτελούν ευθύνη του εργοδότη όταν ο εργαζόμενος εργάζεται από το σπίτι δομικά, όχι ένα όφελος για το οποίο πρέπει να διαπραγματευτεί ο εργαζόμενος. Πέρα από αυτό το ελάχιστο, αυτό που συνεισφέρει ο εργοδότης για το διαδίκτυο, την ενέργεια και τον εξοπλισμό είναι θέμα σύμβασης ή συλλογικής σύμβασης εργασίας. Υπάρχει αφορολόγητο επίδομα για την εργασία στο σπίτι, αλλά το μέγιστο ορίζεται ετησίως από τον νομοθέτη, επομένως εντάξτε τον μηχανισμό στην πολιτική αντί για ένα ποσό που θα είναι παρωχημένο εντός ενός έτους και φροντίστε για την επιβεβαίωση της μεταχείρισης οποιουδήποτε επιδόματος με έναν φοροτεχνικό σύμβουλο.
Καταγράψτε τι παρασχέθηκε και πότε. Όταν ένας εργαζόμενος αργότερα ισχυρίζεται ότι έχει παράπονο υγείας που προκλήθηκε από ανεπαρκή οικιακό σταθμό εργασίας, η υπεράσπιση του εργοδότη βάσει του άρθρου 7:658 του Αστικού Κώδικα βασίζεται στην απόδειξη του τι παρείχε, τι έδωσε οδηγίες και τι έλεγξε. Μια λίστα απογραφής και μια σύντομη ετήσια επιβεβαίωση από τον εργαζόμενο δεν κοστίζουν σχεδόν τίποτα και απαντούν σχεδόν σε ολόκληρη την ερώτηση.
Από πού προέρχεται στην πραγματικότητα η τριβή
Οι διαφωνίες σε μια κατανεμημένη ομάδα σπάνια ξεκινούν με μια μεγάλη διαφωνία. Ξεκινούν με τον τόνο. Ένα μήνυμα χωρίς συμφραζόμενα μοιάζει με κοφτό, μια καθυστερημένη απάντηση μοιάζει με αδιαφορία και κανένα από τα δύο μέρη δεν μπορεί να συγκρίνει την εντύπωση με ένα πρόσωπο. Τα ίδια υποκείμενα ζητήματα που προκαλούσαν πάντα συγκρούσεις στην εργασία εξακολουθούν να την προκαλούν, αλλά εμφανίζονται διαφορετικά και αργότερα, γεγονός που τις καθιστά ακριβές.
Τέσσερα μοτίβα ευθύνονται για τα περισσότερα από αυτά. Το πρώτο είναι το κενό επικοινωνίας: τα γραπτά κανάλια αφαιρούν τα σήματα που μαλακώνουν ένα μήνυμα. Το δεύτερο είναι η αντιληπτή ανισότητα, που συχνά ονομάζεται προκατάληψη εγγύτητας, όπου οι εργαζόμενοι που είναι φυσικά παρόντες πιστεύεται ότι λαμβάνουν καλύτερα έργα και προαγωγές. Το τρίτο είναι η διάβρωση των ορίων, όπου η διαθεσιμότητα εκτείνεται ήσυχα μέχρι το βράδυ μέχρι να γίνει αναμενόμενη. Το τέταρτο είναι η αορατότητα του φόρτου εργασίας, όπου ένας εργαζόμενος που πνίγεται δεν φαίνεται να πνίγεται μέχρι να φτάσει το σημείωμα ασθενείας.
Η προκατάληψη εγγύτητας αξίζει τόσο νομικής όσο και διοικητικής σημείωσης. Εάν το μοτίβο του ποιος προάγεται ή ποιος λαμβάνει τα καλά έργα συσχετίζεται με ένα προστατευόμενο έδαφος, για παράδειγμα επειδή οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι είναι δυσανάλογα εκείνοι με ευθύνες φροντίδας ή αναπηρία, η καταγγελία παύει να είναι πολιτισμική και μετατρέπεται σε καταγγελία διάκρισης βάσει της νομοθεσίας περί ίσης μεταχείρισης. Οι εργοδότες που υποθέτουν ότι πρόκειται μόνο για ζήτημα εμπλοκής την υποτιμούν. Οι διάφοροι τύποι συγκρούσεων στον χώρο εργασίας έχουν ο καθένας τη δική του πορεία κλιμάκωσης, και αυτή είναι σύντομη.
Πώς φαίνεται ο ίδιος οδηγός στο γραφείο και από απόσταση
| Παράγοντας σύγκρουσης | Στο γραφείο | Απομακρυσμένο ή υβριδικό |
|---|---|---|
| Επικοινωνία | Άμεση διαφωνία, ένας καβγάς σε μια συνάντηση, ορατός και γρήγορα γνωστός. | Λανθασμένα αναγνωσμένα μηνύματα, σιωπή, συνάδελφοι που κρυφά παρασύρθηκαν· ανακαλύφθηκαν αργά. |
| Φόρτο εργασίας | Ορατά σημάδια έντασης, ανοιχτή διαμάχη για το ποιος κάνει τι. | Αόρατη υπερφόρτωση, διαφωνίες για άνιση κατανομή, η πρώτη απόδειξη είναι η απουσία. |
| Συμπερίληψη | Αποκλεισμός από άτυπη επαφή, αίσθημα ότι δεν ακούγεστε στις συναντήσεις. | Απουσία από κλήσεις και αποφάσεις, προκατάληψη εγγύτητας, κίνδυνος καταγγελίας για διάκριση. |
| συμπεριφορά | Οι μάρτυρες είναι παρόντες· τα περιστατικά παρατηρούνται καθώς συμβαίνουν. | Η συμπεριφορά λαμβάνει χώρα γραπτώς, επομένως τεκμηριώνεται αλλά και διαψεύδεται εύκολα εκτός πλαισίου. |
Η τελευταία σειρά τέμνει και τις δύο πλευρές και είναι αυτή που οι εργοδότες δεν αξιοποιούν επαρκώς. Σχεδόν όλα όσα συμβαίνουν σε μια απομακρυσμένη ομάδα αφήνουν ένα αρχείο. Αυτό βοηθάει σε μεγάλο βαθμό μια έρευνα και σημαίνει επίσης ότι ένας διευθυντής που γράφει κάτι απρόσεκτο σε ένα κανάλι συνομιλίας έχει δημιουργήσει αποδεικτικά στοιχεία που θα διαβαστούν δυνατά σε μια ακρόαση.
Πρόληψη διαφορών: πολιτική, όχι καλή θέληση
Τα περισσότερα από αυτά που αποτρέπουν τις διαφορές σχετικά με την εξ αποστάσεως εργασία είναι άκομψα και καταγεγραμμένα. Μια συμφωνία εξ αποστάσεως εργασίας θα πρέπει να αναφέρει ποια κανάλια χρησιμοποιούνται για ποιο σκοπό, ποιες είναι οι βασικές ώρες, πότε αναμένεται απάντηση και πότε όχι, πώς μετράται η απόδοση, τι εξοπλισμό και έξοδα παρέχει ο εργοδότης και ποια είναι η θέση στην εργασία από το εξωτερικό. Θα πρέπει να αναφέρει ποιος αποφασίζει, και για ποιους λόγους, πότε ο εργοδότης θέλει να επιστρέψουν οι εργαζόμενοι στην εργασία.
Όταν η ρύθμιση είναι ένα γενικό σχέδιο και όχι μια ατομική συμφωνία, συνήθως πρέπει να συμμετέχει το συμβούλιο εργαζομένων. Σύμφωνα με το άρθρο 27 του Νόμου περί Συμβουλίων Εργασίας (Wet op de ondernemingsraden), το συμβούλιο έχει δικαίωμα συγκατάθεσης, μεταξύ άλλων, για τις ρυθμίσεις του χρόνου εργασίας, τους κανόνες περί απουσίας και, το σημαντικότερο εδώ, για οποιαδήποτε δυνατότητα που αποσκοπεί στην παρατήρηση ή την παρακολούθηση της παρουσίας, της συμπεριφοράς ή της απόδοσης των εργαζομένων. Ένα εργαλείο παρακολούθησης που εισήχθη χωρίς αυτή τη συγκατάθεση μπορεί να αμφισβητηθεί και το γεγονός ότι εισήχθη χωρίς συγκατάθεση τείνει να είναι το πρώτο πράγμα που εγείρει ένας εργαζόμενος σε μια μεταγενέστερη διαφορά.
Η ένταξη στην ομάδα είναι το άλλο σημείο όπου η πρόληψη είναι φθηνή. Ένας νέος εργαζόμενος που δεν έχει γνωρίσει ποτέ την ομάδα δεν έχει κανένα άτυπο κανάλι μέσω του οποίου να ρωτήσει αν ένα σύντομο μήνυμα σήμαινε κάτι, ούτε βάση για να δώσει στους συναδέλφους το πλεονέκτημα της αμφιβολίας. Η σύνδεση ενός νέου υπαλλήλου με έναν συνάδελφο εκτός από τον διευθυντή, ο προγραμματισμός επαφής που δεν αφορά καθήκοντα και ο καθορισμός σαφών προσδοκιών για τους πρώτους μήνες μειώνουν τον αριθμό των παρεξηγήσεων που αργότερα καταλήγουν ως καταγγελίες. Υπάρχει και μια νομική διάσταση: η δοκιμαστική περίοδος βάσει του άρθρου 7:652 του Αστικού Κώδικα είναι σύντομη και αυστηρά περιορισμένη, και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αναβάλει μια απόφαση που ο εργοδότης απλώς δεν είχε τις πληροφορίες να λάβει. Μια διαδικασία εξ αποστάσεως ένταξης που δεν δίνει στον διευθυντή καμία εικόνα του νέου υπαλλήλου τείνει να οδηγήσει σε μια απόφαση απόλυσης που λαμβάνεται καθυστερημένα και υπερασπίζεται άσχημα.
Το άλλο μισό της πρόληψης είναι η συνεπής εφαρμογή της πολιτικής. Ένας κανόνας που επιβάλλεται εναντίον μιας ομάδας και αγνοείται από μια άλλη είναι χειρότερος από την έλλειψη κανόνα, επειδή μετατρέπει μια επιχειρησιακή απόφαση σε επιχείρημα σχετικά με την άνιση μεταχείριση. Εξετάζετε τη ρύθμιση περιοδικά, καταγράφετε γιατί έγιναν εξαιρέσεις και βεβαιωθείτε ότι οι διευθυντές γνωρίζουν ότι δεσμεύονται και αυτοί από αυτήν.
Εντοπισμός και εκτόνωση μιας διαφωνίας νωρίς
Οι διευθυντές αποτελούν το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης και σε μια κατανεμημένη ομάδα πρέπει να διαβάζουν διαφορετικά σήματα. Ένας συνεργάτης που σιωπά σε ένα κοινό κανάλι και μεταφέρει τα πάντα σε άμεσα μηνύματα, μια ξαφνική στροφή σε κοφτές απαντήσεις μιας γραμμής, δύο συνάδελφοι που σταματούν να αλληλοεπικαλούνται, μια σταθερή εγκατάλειψη των βιντεοκλήσεων: τίποτα από αυτά δεν αποδεικνύει τίποτα από μόνο του, αλλά ένα μοτίβο αξίζει μια συζήτηση.
Η ίδια η συζήτηση είναι το σημείο όπου είτε περιορίζεται είτε γίνεται το μεγαλύτερο μέρος της ζημιάς. Τρία πράγματα την κάνουν να λειτουργεί. Κάντε ανοιχτές ερωτήσεις σχετικά με τα εμπόδια αντί για κλειστές ερωτήσεις σχετικά με τις προθεσμίες, επειδή η διαφορά μεταξύ ενός υπερφορτωμένου υπαλλήλου και ενός υπαλλήλου που αποφεύγει έναν συνάδελφο δεν είναι ορατή από το αποτέλεσμα. Διαχωρίστε τη συζήτηση για την απόδοση από τη διαπροσωπική. Η συγχώνευσή τους μετατρέπει μια επιλύσιμου προβλήματος σε μια επίσημη γραμμή απόδοσης στην οποία ο υπάλληλος θα αντισταθεί. Και κλείστε κάθε συζήτηση με μια σύντομη γραπτή περίληψη των όσων συζητήθηκαν και συμφωνήθηκαν, η οποία θα αποσταλεί σε όλους τους εμπλεκόμενους.
Αυτή η τελευταία συνήθεια είναι η φθηνότερη νομική προστασία που είναι διαθέσιμη σε έναν εργοδότη. Εάν η υπόθεση καταλήξει σε δικαστική ακρόαση, ο φάκελος θα αποτελείται από ό,τι καταγράφηκε εκείνη την εποχή. Μια σύγχρονη, ουδέτερη περίληψη που γράφτηκε όταν κανείς δεν σκεφτόταν ακόμη τη δικαστική διαμάχη έχει πολύ μεγαλύτερο βάρος από μια αναπαράσταση που δημιουργήθηκε αργότερα.
Όταν τα μέρη έχουν ξεπεράσει το σημείο της άμεσης μεταξύ τους συνομιλίας, η διαμεσολάβηση είναι συνήθως το αναλογικό επόμενο βήμα και λειτουργεί αρκετά καλά μέσω βίντεο, υπό την προϋπόθεση ότι η μορφή είναι διαχειριζόμενη: αίθουσες διαλείμματος για ιδιωτικές συναντήσεις, σαφείς βασικοί κανόνες για τη διακοπή και ένας διαμεσολαβητής που ελέγχει ρητά την κατανόηση, επειδή λείπει η συνήθης μη λεκτική επιβεβαίωση. Για διαφορές που βασίζονται σε γεγονότα και με χαμηλό συναισθηματικό φόρτο, η διαμεσολάβηση μέσω shuttle, όπου ο διαμεσολαβητής κινείται μεταξύ των μερών γραπτώς, μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική από το να βάζουμε όλα τα μέρη σε μία κλήση. Ο οδηγός μας για τη διαμεσολάβηση σε εργατικές διαφορές εξηγεί πώς είναι συνήθως δομημένη η διαδικασία και με τι σας δεσμεύει και με τι δεν σας δεσμεύει μια συμφωνία διαμεσολάβησης.
Διερεύνηση καταγγελίας όταν δεν υπάρχει κανείς στο κτίριο
Μόλις φτάσει μια επίσημη καταγγελία, η διαδικασία πρέπει να μπορεί να επιβιώσει από την εξέτασή της από έναν δικαστή. Το σημείο εκκίνησης είναι το ίδιο όπως και οπουδήποτε αλλού: ένα καθορισμένο πεδίο εφαρμογής, ένας ερευνητής που δεν εμπλέκεται προσωπικά, ακρόαση και των δύο πλευρών και ένα γραπτό αποτέλεσμα. Αυτό που αλλάζει σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον είναι τα αποδεικτικά στοιχεία και οι συνεντεύξεις.
Διασφάλιση του ψηφιακού αρχείου
Ενεργήστε γρήγορα και με ακρίβεια. Ενημερώστε γραπτώς τα αρμόδια άτομα να μην διαγράφουν υλικό που σχετίζεται με την καταγγελία και βεβαιωθείτε ότι ο διαχειριστής συστημάτων γνωρίζει ότι τα αυτόματα χρονοδιαγράμματα διαγραφής δεν θα πρέπει να εκτελούνται μέσω των σχετικών γραμματοκιβωτίων και καναλιών. Στη συνέχεια, ορίστε τι θα εξεταστεί στην πραγματικότητα: επώνυμοι λογαριασμοί, μια καθορισμένη περίοδος, ένα καθορισμένο θέμα.
Η αναθεώρηση της κίνησης μέσω email και συνομιλίας ενός εργαζομένου αποτελεί επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων εφαρμόζεται πλήρως. Ο εργοδότης χρειάζεται νόμιμη βάση, στην πράξη ένα έννομο συμφέρον που έχει σταθμιστεί έναντι του απορρήτου του εργαζομένου και έχει καταγραφεί. Η συγκατάθεση ενός εργαζομένου σπάνια είναι έγκυρη, επειδή η σχέση δεν είναι ισότιμη. Η αναθεώρηση πρέπει να περιορίζεται σε ό,τι απαιτεί η καταγγελία, οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν ενημερωθεί εκ των προτέρων ότι μπορεί να πραγματοποιηθεί παρακολούθηση και υπό ποιους όρους, και μια συστηματική ή μεγάλης κλίμακας αναθεώρηση μπορεί να απαιτεί εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων. Ο οδηγός μας για την προστασία δεδομένων email βάσει του ΓΚΠΔ καθορίζει πώς να διατηρείται η αναθεώρηση αυτή νόμιμη και οι ίδιες αρχές ισχύουν για την παρακολούθηση του χώρου εργασίας γενικά, όπως δείχνει το άρθρο μας σχετικά με την παρακολούθηση με κάμερα στον χώρο εργασίας.
Το να κάνεις λάθος σε αυτό δεν είναι τεχνική λεπτομέρεια. Τα ολλανδικά δικαστήρια έχουν αρνηθεί να δεχτούν αποδεικτικά στοιχεία που αποκτήθηκαν μέσω δυσανάλογης παρακολούθησης και έχουν τιμωρήσει τους εργοδότες που βασίστηκαν σε αυτά, πράγμα που σημαίνει ότι ένας εργοδότης μπορεί να κερδίσει το πραγματικό επιχείρημα και παρόλα αυτά να χάσει την υπόθεση.
Συνεντεύξεις μέσω βίντεο
Συνεντεύξτε κάθε άτομο μόνο του και σε ιδιωτικό δωμάτιο, σε μια κρυπτογραφημένη πλατφόρμα επαγγελματικής ποιότητας, και αναφέρετε στην αρχή ποια είναι η διαδικασία, ότι αναμένεται εμπιστευτικότητα, ότι η ηχογράφηση δεν επιτρέπεται χωρίς συμφωνία και ότι δεν θα υπάρξουν αντίποινα για τη συμμετοχή του. Στείλτε στον ερωτηθέντα τη γραπτή σας σημείωση της συνέντευξης και δώστε του την ευκαιρία να τη διορθώσει. Μια υπογεγραμμένη ή επιβεβαιωμένη σημείωση αξίζει πολύ περισσότερο από μια μη επαληθευμένη ανάμνηση.
Δύο ακόμη σημεία αφορούν συγκεκριμένα την ολλανδική πρακτική. Μια καταγγελία για παράβαση που άπτεται του δημόσιου συμφέροντος, όπως η παραβίαση του νόμου, μπορεί να εμπίπτει στον Νόμο περί Προστασίας των Καταγγελλόντων (Wet bescherming klokkenmelders), ο οποίος από τις 18 Φεβρουαρίου 2023 απαιτεί από τους εργοδότες με πενήντα ή περισσότερους υπαλλήλους να έχουν εσωτερική διαδικασία αναφοράς και προστατεύει τον καταγγέλλοντα από επιζήμια μεταχείριση. Και παρόλο που εξακολουθεί να μην υπάρχει γενική νομοθετική υποχρέωση διορισμού εμπιστευτικού συμβούλου, το νομοσχέδιο που καθιστά υποχρεωτικό έναν τέτοιο σύμβουλο εγκρίθηκε από τη Βουλή των Αντιπροσώπων στις 23 Μαΐου 2023 και βρίσκεται ακόμη ενώπιον της Γερουσίας, επομένως οι εργοδότες θα πρέπει να αναλάβουν την κατεύθυνση της πορείας. Η υποχρέωση ύπαρξης πολιτικής ψυχοκοινωνικού φόρτου εργασίας βάσει του Νόμου περί Συνθηκών Εργασίας δείχνει ήδη το ίδιο.
Τι συμβαίνει εάν η διαφορά δεν επιλυθεί
Οι περισσότερες διαφορές σχετικά με την εξ αποστάσεως εργασία καταλήγουν σε συμφωνία. Αυτές που δεν ακολουθούν τις συνήθεις οδούς του ολλανδικού εργατικού δικαίου, αξίζει να γνωρίζετε πού οδηγούν πριν επιλέξετε μια θέση.
Εάν ένας εργαζόμενος αρνηθεί να παραστεί στο γραφείο και η οδηγία ήταν εύλογη, ο εργοδότης μπορεί κατ' αρχήν να αναστείλει την καταβολή των μισθών για τις ώρες που δεν εργάστηκε, αλλά μόνο μετά από σαφή γραπτή προειδοποίηση και την ευκαιρία συμμόρφωσης. Η άμεση κίνησή της ή ως διαπραγματευτική τακτική τείνει να στρέφεται εναντίον του εργοδότη. Αντίθετα, ένας εργοδότης που έχει ουσιαστικά αποκλείσει έναν εργαζόμενο από την εργασία δεν μπορεί να επικαλεστεί τον ίδιο κανόνα.
Όταν η ίδια η σχέση έχει διαλυθεί, η συνήθης οδός είναι η λύση της σύμβασης εργασίας από το υποπεριφερειακό δικαστήριο λόγω σοβαρής και μόνιμης διαταραγμένης εργασιακής σχέσης, σύμφωνα με το άρθρο 7:669 παράγραφος 3 εδάφιο ζ του Αστικού Κώδικα. Το δικαστήριο θα εξετάσει τι έκανε κάθε πλευρά για να την διορθώσει, και ένας εργοδότης που δεν προσέφερε ποτέ διαμεσολάβηση βρίσκεται σε μειονεκτική θέση. Εάν η σύμβαση λυθεί, ο εργαζόμενος δικαιούται καταρχήν την νόμιμη μεταβατική αποζημίωση σύμφωνα με το άρθρο 7:673 του Αστικού Κώδικα, η οποία συσσωρεύεται από την πρώτη ημέρα απασχόλησης. Το μέγιστο ποσό καθορίζεται από το νόμο και αναπροσαρμόζεται ετησίως, και σε περίπτωση που ο εργοδότης ενήργησε με σοβαρό ένοχο, το δικαστήριο μπορεί να επιδικάσει πρόσθετη δίκαιη αποζημίωση.
Στην πράξη, πολλά από αυτά τα ζητήματα διευθετούνται με συμφωνία διακανονισμού (vaststellingsovereenkomst). Δύο σημεία δεν είναι διαπραγματεύσιμα: η συμφωνία πρέπει να είναι γραπτή και ο εργαζόμενος έχει μια νόμιμη προθεσμία περίσκεψης δεκατεσσάρων ημερών μετά την υπογραφή, κατά την οποία η συμφωνία μπορεί να ανακληθεί χωρίς να αιτιολογηθεί. Εάν ο εργοδότης δεν αναφέρει αυτό το δικαίωμα στη συμφωνία, η προθεσμία είναι τρεις εβδομάδες. Η διατύπωση πρέπει επίσης να προστατεύει τη θέση του εργαζομένου στο επίδομα ανεργίας, η οποία εξαρτάται από τον χαρακτηρισμό της απόλυσης και όχι από την προσωπική πρόθεση των μερών.
Η εργασία από άλλη χώρα είναι ένα διαφορετικό πρόβλημα
Ένας εργαζόμενος που εργάζεται από το σπίτι σε άλλη χώρα δημιουργεί προβλήματα που καμία πολιτική τηλεργασίας δεν μπορεί να εξαλείψει, και αυτός είναι ο τομέας όπου οι εργοδότες ανακαλύπτουν συχνότερα το πρόβλημα μόνο αφού αυτό έχει γίνει ακριβό. Πρέπει να απαντηθούν τρία ξεχωριστά ερωτήματα, τα οποία μπορούν να δώσουν τρεις διαφορετικές απαντήσεις.
Το πρώτο είναι ποιο εργατικό δίκαιο εφαρμόζεται. Σύμφωνα με τον Κανονισμό Ρώμη Ι, τα μέρη μπορούν να επιλέξουν το εφαρμοστέο δίκαιο, αλλά η επιλογή αυτή δεν μπορεί να στερήσει από τον εργαζόμενο την προστασία των υποχρεωτικών κανόνων της χώρας όπου εκτελείται συνήθως η εργασία. Ένας εργαζόμενος που μετακομίζει αθόρυβα και εργάζεται από το εξωτερικό για μεγάλο χρονικό διάστημα μπορεί να αποκτήσει την προστασία του δικαίου περί απόλυσης της χώρας αυτής, ανεξάρτητα από το τι ορίζει η σύμβαση.
Το δεύτερο είναι η κοινωνική ασφάλιση. Εντός της ΕΕ, του ΕΟΧ και της Ελβετίας, ο εργαζόμενος καλύπτεται κατ' αρχήν στον τόπο εκτέλεσης της εργασίας του, και η εργασία ενός σημαντικού μέρους του χρόνου από τη χώρα διαμονής μετατόπιζε το σύνολο της κάλυψης εκεί. Από την 1η Ιουλίου 2023, μια συμφωνία-πλαίσιο που βασίζεται στο άρθρο 16 του κανονισμού (ΕΚ) 883/2004 επιτρέπει στους διασυνοριακούς τηλεργαζόμενους να παραμένουν ασφαλισμένοι στο κράτος του εργοδότη ενώ τηλεργάζονται από το κράτος διαμονής τους για λιγότερο από το μισό του χρόνου εργασίας τους, υπό την προϋπόθεση ότι και τα δύο κράτη έχουν υπογράψει τη συμφωνία και έχει υποβληθεί αίτηση. Στις Κάτω Χώρες, το πιστοποιητικό A1 εκδίδεται από την Sociale Verzekeringsbank. Η αίτηση δεν είναι αυτόματη και είναι ευθύνη του εργοδότη να την υποβάλει.
Το τρίτο είναι η φορολογία και ακολουθεί τους δικούς του κανόνες. Το πού ένας εργαζόμενος φορολογείται τις ημέρες εργασίας από το σπίτι εξαρτάται από την ισχύουσα συνθήκη αποφυγής διπλής φορολογίας και η απάντηση συχνά διαφέρει από την απάντηση κοινωνικής ασφάλισης. Δεν υπάρχει γενικό όριο ανεκτών ημερών εργασίας από το σπίτι σε όλους τους τομείς. Αυτό είναι ένα ερώτημα για έναν φοροτεχνικό και όχι για έναν δικηγόρο και η λογική ακολουθία είναι να διευθετηθεί πρώτα το εργατικό δίκαιο και η κατάσταση κοινωνικής ασφάλισης και στη συνέχεια να επιβεβαιωθεί η φορολογική κατάσταση πριν από την έναρξη της ρύθμισης. Η εργασία από το εξωτερικό εγείρει επίσης ζητήματα μόνιμης εγκατάστασης για τον εργοδότη και μεταφοράς δεδομένων εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, τα οποία και τα δύο ανήκουν στην πολιτική και όχι σε μια ανταλλαγή μηνυμάτων εκ των υστέρων.
Ο πρακτικός κανόνας είναι απλός: απαιτείται προηγούμενη γραπτή άδεια για εργασία από άλλη χώρα, για καθορισμένο χρονικό διάστημα και σε καθορισμένη τοποθεσία, και η άδεια πρέπει να εξαρτάται από την υποβολή των απαραίτητων δικαιολογητικών.
Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να καταγράψω μια απομακρυσμένη σύγκρουση;
Η σωστή τεκμηρίωση είναι η ισχυρότερη γραμμή άμυνάς σας. Το κλειδί είναι να δημιουργήσετε ένα σαφές, χρονολογικό αρχείο γεγονότων, μένοντας αυστηρά σε αντικειμενικά γεγονότα και όχι στην υποκειμενική άποψη κάποιου για την κατάσταση.
Αυτό σημαίνει αποθήκευση όλων των σχετικών ψηφιακών επικοινωνιών, από email έως άμεσα μηνύματα. Όταν κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων ή συνεδριών διαμεσολάβησης, βεβαιωθείτε ότι είναι χρονολογημένες, τεκμηριωμένες και φυλάσσονται σε ένα μέρος, με πρόσβαση περιορισμένη στα άτομα που τις χρειάζονται. Αυτές οι σημειώσεις αποτελούν προσωπικά δεδομένα, επομένως ισχύει και για αυτές ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων. Αυτό δημιουργεί μια αμερόληπτη διαδρομή αποδεικτικών στοιχείων που είναι ζωτικής σημασίας για οποιαδήποτε επίσημη διαδικασία που μπορεί να ακολουθήσει.
Μια κρίσιμη συμβουλή είναι να καταγράφετε τα συμφωνημένα επόμενα βήματα μετά από κάθε συζήτηση. Ένα σύντομο email παρακολούθησης που συνοψίζει τη συζήτηση και περιγράφει τις ενέργειες διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο μήκος κύματος. Παρέχει επίσης μια σαφή καταγραφή των προσπαθειών σας για την επίλυση του προβλήματος.
Πώς μπορούμε να εκπαιδεύσουμε τους διευθυντές για την εξ αποστάσεως επίλυση συγκρούσεων;
Η εκπαίδευση των διευθυντών για τη διαχείριση συγκρούσεων από απόσταση σημαίνει ότι πρέπει να τους εφοδιάσουμε με ένα νέο σύνολο δεξιοτήτων. Πρέπει να βελτιωθούν πολύ στην ανάγνωση της ψηφιακής γλώσσας του σώματος — εντοπίζοντας σημάδια αποσύνδεσης στις βιντεοκλήσεις ή παρατηρώντας αλλαγές στα πρότυπα επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.
Δώστε τους πρακτικά πλαίσια για να διεξάγουν δύσκολες συζητήσεις σε ένα εικονικό περιβάλλον. Η εκπαίδευσή σας θα πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνει:
Εκπαίδευση βασισμένη σε σενάρια: Χρησιμοποιήστε παραδείγματα πραγματικού κόσμου από απομακρυσμένες διαφορές για να τους επιτρέψετε να εξασκηθούν σε τεχνικές αποκλιμάκωσης.
Ασκήσεις ενεργητικής ακρόασης: Διδάξτε τους πώς να ακούν ό,τι δεν λέγεται, κάτι που αποτελεί συνηθισμένη πρόκληση στις εικονικές αλληλεπιδράσεις.
Τεχνολογική επάρκεια: Βεβαιωθείτε ότι νιώθουν άνετα να χρησιμοποιούν εργαλεία όπως αίθουσες διαλείμματος μέσω βίντεο για να διευκολύνετε τις ιδιωτικές, ατομικές συζητήσεις.
Αυτού του είδους η στοχευμένη εκπαίδευση τους ενισχύει την αυτοπεποίθηση και την ικανότητα που χρειάζονται για να παρέμβουν έγκαιρα και αποτελεσματικά, εμποδίζοντας μικρές διαφωνίες να εξελιχθούν σε κάτι πολύ μεγαλύτερο.
Διαφέρουν οι νομικοί κίνδυνοι με τους απομακρυσμένους υπαλλήλους;
Ναι, οι νομικοί κίνδυνοι είναι συχνά πιο περίπλοκοι. Το καθήκον φροντίδας του εργοδότη ( zorgplicht στις Κάτω Χώρες) δεν σταματά στην πόρτα του γραφείου. Εκτείνεται μέχρι και στο γραφείο στο σπίτι του εργαζομένου. Το άρθρο 3 παράγραφος 2 του Νόμου περί Συνθηκών Εργασίας απαιτεί πολιτική κατά του ψυχοκοινωνικού φόρτου εργασίας και η αξιολόγηση κινδύνου βάσει του άρθρου 5 πρέπει να καλύπτει την εργασία από το σπίτι, επομένως παραμένετε υπεύθυνοι για την ψυχική και σωματική ευεξία ακόμη και όταν δεν βρίσκονται σε εγκαταστάσεις της εταιρείας.
Οι διαφορές που σχετίζονται με την αντιληπτή αδικία (όπως η προκατάληψη λόγω εγγύτητας), η ψηφιακή παρενόχληση ή η επαγγελματική εξουθένωση έχουν πλέον σημαντικό νομικό βάρος. Επιπλέον, οι διαφωνίες σχετικά με την επιθυμία ενός εργαζομένου να εργαστεί εξ αποστάσεως έναντι της εντολής μιας εταιρείας να επιστρέψει στο γραφείο αποτελούν επαναλαμβανόμενη πηγή επίσημων διαφορών. Ο Νόμος για την Ευέλικτη Εργασία υποχρεώνει έναν εργοδότη μόνο να εξετάσει ένα αίτημα σχετικά με τον τόπο εργασίας και να το συζητήσει, όχι να το εγκρίνει, επομένως το επιχείρημα συνήθως στρέφεται στην καλή συμπεριφορά του εργοδότη και όχι στο δικαίωμα εργασίας από το σπίτι.
Η μη σωστή διαχείριση αυτών των μοναδικών απομακρυσμένων συγκρούσεων μπορεί να εκθέσει τον οργανισμό σας σε σημαντική νομική και οικονομική ευθύνη.
Law and More συμβουλεύει εργοδότες και εργαζομένους σε ολόκληρο τον τομέα: ρυθμίσεις εξ αποστάσεως και υβριδικής εργασίας και συγκατάθεση του συμβουλίου εργαζομένων, αιτήματα βάσει του νόμου περί ευέλικτης εργασίας, καθήκον φροντίδας και ψυχοκοινωνικό φόρτο εργασίας, εσωτερικές έρευνες και οι κανόνες περί απορρήτου που τις διέπουν, διαμεσολάβηση και καταγγελία μέσω συμφωνίας συμβιβασμού ή μέσω του υποπεριφερειακού δικαστηρίου. Ολλανδικό εργατικό δίκαιο Η ομάδα μας μπορεί να σας πει γρήγορα εάν η θέση σας είναι υπερασπίσιμη και ποιες είναι οι ρεαλιστικές εναλλακτικές λύσεις. Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε την κατάστασή σας.
