Είδη νομικής συμμόρφωσης για επιχειρήσεις στην Ολλανδία

Η συμμόρφωση με τις νομικές διατάξεις είναι η υποχρέωση τήρησης κάθε κανόνα που δεσμεύει την επιχείρησή σας: νομοθετήματα και κώδικες, άμεσα ισχύοντες κανονισμούς της ΕΕ, όρους αδειών και αδειοδότησης, συλλογικές συμβάσεις εργασίας και τις εσωτερικές πολιτικές που έχετε υιοθετήσει οι ίδιοι. Για μια εταιρεία που λειτουργεί στην Ολλανδία, αυτές οι υποχρεώσεις ομαδοποιούνται σε έναν περιορισμένο αριθμό αναγνωρίσιμων τομέων, ο καθένας με τον δικό του επόπτη: απασχόληση, προστασία δεδομένων και κυβερνοασφάλεια, φορολογική και χρηματοοικονομική αναφορά, καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, δίκαιο ανταγωνισμού και καταναλωτών, περιβαλλοντική ασφάλεια και ασφάλεια προϊόντων, εταιρική καθαριότητα και αδειοδότηση ανά τομέα. Η γνώση των τομέων που σας αφορούν και της αρχής που τους επιβάλλει, είναι το σύνολο της άσκησης.

Αυτό το άρθρο καθορίζει τους κύριους τύπους νομικής συμμόρφωσης που αντιμετωπίζει μια ολλανδική επιχείρηση, τι απαιτεί στην πραγματικότητα ο καθένας και ποια ρυθμιστική αρχή θα χρειαστεί να επικοινωνήσει μαζί της. Πρόκειται σκόπιμα για μια επισκόπηση και όχι για ένα εγχειρίδιο: ο στόχος είναι να μπορείτε να χαρτογραφήσετε τις δικές σας υποχρεώσεις, να δείτε πού υπάρχουν τα κενά σας και να γνωρίζετε με ποιον έχετε να κάνετε όταν φτάσει μια επιστολή.

Νομική συμμόρφωση και κανονιστική συμμόρφωση: ποια είναι η διαφορά

Οι δύο όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά και η διάκριση είναι πιο χρήσιμη από ό,τι φαίνεται. Η συμμόρφωση με τις νομικές διατάξεις είναι η ευρεία υποχρέωση συμμόρφωσης με τον νόμο όπως ισχύει για όλους: το Burgerlijk Wetboek, η φορολογική νομοθεσία, το εργατικό δίκαιο, το ποινικό δίκαιο, οι γενικοί κανόνες για το περιβάλλον και τα προσωπικά δεδομένα. Ορίζει το κατώτατο όριο και ισχύει ανεξάρτητα από το αν κάποιος παρακολουθεί ή όχι.

Η κανονιστική συμμόρφωση είναι το στενότερο σύνολο υποχρεώσεων που παρακολουθεί και επιβάλλει ένας ορισμένος επόπτης, συνήθως σε έναν καθορισμένο τομέα ή για έναν καθορισμένο κίνδυνο. Ένα ίδρυμα πληρωμών βάσει του Wet op het financieel toezicht, ένα νοσοκομείο βάσει της επιθεώρησης υγειονομικής περίθαλψης, ένας φορέας εκμετάλλευσης εγκατάστασης βάσει ενός omgevingsvergunning και ένας φορέας εκμετάλλευσης τυχερών παιχνιδιών βάσει του Wet op de kansspelen υπόκεινται όλοι σε κανονιστική συμμόρφωση με αυτή την έννοια. Τα χαρακτηριστικά τους είναι η άδεια ή η εγγραφή, η συνεχής υποχρέωση υποβολής αναφοράς, οι εξουσίες επιθεώρησης και τα διοικητικά μέσα επιβολής, όπως μια εντολή που υπόκειται σε χρηματική ποινή (last onder dwangsom) ή σε διοικητικό πρόστιμο.

Η πρακτική συνέπεια είναι ότι τα δύο αυτά μέτρα εφαρμόζονται μέσω διαφορετικών οδών και σε διαφορετικά χρονικά πλαίσια. Μια παραβίαση του γενικού δικαίου συνήθως προκύπτει μέσω μιας διαφοράς, μιας αξίωσης ή μιας ποινικής έρευνας και επιλύεται από δικαστήριο. Μια παραβίαση ενός κανονιστικού κανόνα προκύπτει μέσω μιας επιθεώρησης ή μιας υποχρεωτικής έκθεσης και επιλύεται διοικητικά, συχνά πολύ πριν εμπλακεί οποιοδήποτε δικαστήριο και με πολύ χαμηλότερο όριο παρέμβασης. Όταν χαρτογραφείτε τις υποχρεώσεις σας, σημειώστε σε σχέση με κάθε μία από αυτές ποια οδός εφαρμόζεται, επειδή καθορίζει ποιος πρέπει να ενημερωθεί, πόσο γρήγορα πρέπει να απαντήσετε και αν έχετε να κάνετε με έναν επόπτη με τον οποίο πρέπει να συνεχίσετε να μιλάτε στη συνέχεια.

Προσοχή στην εισαγωγή πλαισίων που δεν ισχύουν εδώ. Τα αγγλοαμερικανικά σημεία αναφοράς, όπως ο νόμος Sarbanes-Oxley ή οι τομεακοί κώδικες που έχουν καταρτιστεί για την αγορά των Ηνωμένων Πολιτειών, δεν έχουν νομική ισχύ στην Ολλανδία, όσο συχνά κι αν εμφανίζονται στο λογισμικό συμμόρφωσης. Αυτό που δεσμεύει μια ολλανδική εταιρεία είναι η ολλανδική και η ενωσιακή νομοθεσία, συμπληρωμένη από συμβατικά πρότυπα στα οποία έχετε συμφωνήσει, όπως ένα εγχειρίδιο κανόνων συστήματος πληρωμών ή μια απαίτηση ελέγχου πελατών.

Εσωτερική και εξωτερική συμμόρφωση: δύο πηγές υποχρέωσης

Η εξωτερική συμμόρφωση καλύπτει όλα όσα σας επιβάλλονται από έξω: νομοθεσία, κανονισμούς της ΕΕ, όρους αδειών, συλλογικές συμβάσεις εργασίας που έχουν κηρυχθεί γενικά δεσμευτικές και τους κανόνες οποιουδήποτε συστήματος στο οποίο έχετε ενταχθεί. Δεν μπορείτε να τα διαπραγματευτείτε και οι συνέπειες της παραβίασης καθορίζονται από κάποιον άλλο.

Η εσωτερική συμμόρφωση καλύπτει τους κανόνες που ορίζετε εσείς οι ίδιοι: έναν κώδικα δεοντολογίας, έναν πίνακα έγκρισης για τις δαπάνες, μια πολιτική δώρων και φιλοξενίας, έναν κώδικα προμηθευτών, πρότυπα ποιότητας που υπερβαίνουν το νόμιμο ελάχιστο όριο. Αυτά είναι προαιρετικής προέλευσης αλλά δεν ισχύουν. Μόλις υιοθετηθεί και κοινοποιηθεί, ένας εσωτερικός κανόνας διαμορφώνει αυτό που ένα δικαστήριο ή ένας επόπτης θεωρεί εύλογη συμπεριφορά από τον οργανισμό σας, μπορεί να γίνει μέρος της εργασιακής σχέσης και είναι το κριτήριο με το οποίο θα μετρηθεί μια απόλυση για παραβίαση των κανόνων της εταιρείας. Μια πολιτική που δεν εφαρμόζετε είναι χειρότερη από την έλλειψη πολιτικής, επειδή αποδεικνύει ότι εντοπίσατε έναν κίνδυνο και στη συνέχεια δεν κάνατε τίποτα γι' αυτόν.

Τα δύο αυτά αλληλοσυνδέονται με τρόπο που έχει σημασία για την ευθύνη. Η ολλανδική και η ενωσιακή νομοθεσία απαιτούν ολοένα και περισσότερο όχι μόνο να τηρείτε έναν κανόνα, αλλά και να μπορείτε να αποδείξετε ότι έχετε οργανωθεί για να τον τηρείτε: η αρχή της λογοδοσίας στον ΓΚΠΔ, η διοικητική οργάνωση και τα καθήκοντα εσωτερικού ελέγχου στην χρηματοπιστωτική εποπτεία, η απογραφή και η αξιολόγηση κινδύνων βάσει του νόμου περί συνθηκών εργασίας. Σε κάθε περίπτωση, το εσωτερικό σύστημα είναι η εξωτερική υποχρέωση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η τεκμηρίωση δεν είναι γραφειοκρατία αλλά αποδεικτικά στοιχεία, και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μια λειτουργία συμμόρφωσης χρειάζεται έναν σαφή υπεύθυνο με καθορισμένες αρμοδιότητες σε επίπεδο διοικητικού συμβουλίου και όχι έναν κοινόχρηστο φάκελο.

Συμμόρφωση με την απασχόληση και τον χώρο εργασίας

Η απασχόληση είναι το σημείο όπου οι περισσότερες ολλανδικές επιχειρήσεις συμμορφώνονται πρώτα, επειδή οι κανόνες είναι υποχρεωτικός νόμος που δεν μπορεί να παρακαμφθεί εις βάρος του εργαζομένου. Το δίκαιο των απολύσεων περιλαμβάνεται στο Βιβλίο 7 του Burgerlijk Wetboek, όπως αναδιαμορφώθηκε από τον Wet werk en zekerheid και τον Wet arbeidsmarkt in balancs, και έχει κλειστό χαρακτήρα: ένας εργοδότης χρειάζεται έναν από τους νόμιμους λόγους και χρειάζεται τη σωστή οδό. Η απόλυση για επιχειρηματικούς οικονομικούς λόγους και η απόλυση μετά από μακροχρόνια ανικανότητα διέπονται από τον UWV. Προσωπικοί λόγοι όπως η χαμηλή απόδοση, η διαταραγμένη εργασιακή σχέση ή η υπαίτια συμπεριφορά διέπονται από τον kantonrechter. Η απόλυση με αμοιβαία συναίνεση καταγράφεται σε μια vaststellingsovereenkomst (συμφωνία διακανονισμού), την οποία ο εργαζόμενος μπορεί να ανακαλέσει εντός της νόμιμης περιόδου περίσκεψης.

Γύρω από αυτόν τον πυρήνα βρίσκονται οι κανόνες για τον χρόνο εργασίας του Arbeidstijdenwet, το καθεστώς κατώτατου μισθού του Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, το οποίο από το 2024 εκφράζεται ως ο νόμιμος ελάχιστος ωριαίος μισθός και προσαρμόζεται δύο φορές το χρόνο από το Υπουργείο Κοινωνικών Υποθέσεων και Απασχόλησης, και οι υποχρεώσεις υγείας και ασφάλειας του Arbeidsomstandighedenwet. Η κεντρική υποχρέωση βάσει του τελευταίου είναι η risico-inventarisatie en -evaluatie: μια γραπτή αξιολόγηση των κινδύνων στον χώρο εργασίας με σχέδιο δράσης, το οποίο θα ζητήσει πρώτα η Nederlandse Arbeidsinspectie. Η απασχόληση υπηκόων εκτός ΕΟΧ θέτει σε εφαρμογή το Wet arbeid vreemdelingen, με απαιτήσεις άδειας εργασίας ή συνδυασμένες άδειες και ελέγχους ταυτότητας που η επιθεώρηση επιβάλλει με διοικητικό πρόστιμο.

Δύο εξελίξεις αξίζουν μια θέση σε οποιοδήποτε τρέχον σχέδιο συμμόρφωσης με την απασχόληση. Από την έναρξη ισχύος του Wet bescherming klokkenluiders, οι εργοδότες με πενήντα ή περισσότερους υπαλλήλους υποχρεούνται να εφαρμόζουν μια εσωτερική διαδικασία αναφοράς που να πληροί τις νομοθετικές απαιτήσεις, με το Huis voor Klokkenluiders ως εξωτερικό κανάλι. Και οι επιχειρήσεις που διαθέτουν εργαζόμενους σε τρίτους αντιμετωπίζουν το Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten: η εγγραφή στην Nederlandse Arbeidsautoriteit διαρκεί από την 1η Νοεμβρίου έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026, ο νόμος τίθεται σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2027 και η εφαρμογή του ακολουθεί από την 1η Ιανουαρίου 2028. Τόσο οι μισθωτές όσο και τα γραφεία εμπλέκονται, επειδή η πρόσληψη μη εγκεκριμένου προμηθευτή θα απαγορεύεται.

Προστασία δεδομένων και συμμόρφωση με την κυβερνοασφάλεια

Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων διέπεται από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, γνωστό στα ολλανδικά ως Algemene verordening gegevensbescherming, ο οποίος συμπληρώνεται από τον Uitvoeringswet AVG. Η ρυθμιστική αρχή είναι η Autoriteit Persoonsgegevens. Δεν υπάρχει γενική υποχρέωση εγγραφής στην AP πριν από την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Η απαίτηση αυτή καταργήθηκε όταν ο GDPR αντικατέστησε το παλιό σύστημα κοινοποίησης. Αυτό που την αντικατέστησε είναι η λογοδοσία: πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε, κατόπιν αιτήματος, ότι η επεξεργασία σας είναι νόμιμη.

Συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει νόμιμη βάση για κάθε πράξη επεξεργασίας, αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, διαφανείς πληροφορίες περί απορρήτου, εφαρμόσιμες διαδικασίες για αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής, συμφωνίες επεξεργασίας με κάθε επεξεργαστή, τεκμηριωμένη αξιολόγηση των μεταφορών εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας και εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων, όπου η επεξεργασία είναι πιθανό να οδηγήσει σε υψηλό κίνδυνο. Μια παραβίαση προσωπικών δεδομένων πρέπει να κοινοποιείται στην Autoriteit Persoonsgegevens εντός εβδομήντα δύο ωρών από την στιγμή που λαμβάνει γνώση της, εκτός εάν είναι απίθανο να οδηγήσει σε κίνδυνο για τα άτομα, και τα επηρεαζόμενα άτομα πρέπει επίσης να ενημερώνονται για το πού ο κίνδυνος είναι υψηλός. Τα μέγιστα πρόστιμα βάσει του ΓΚΠΔ ανέρχονται σε είκοσι εκατομμύρια ευρώ ή στο τέσσερα τοις εκατό του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών, όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο.

Η κυβερνοασφάλεια αποτελεί πλέον ξεχωριστό τομέα συμμόρφωσης και όχι πτυχή της προστασίας δεδομένων. Ο Κανονισμός για την Κυβερνοασφάλεια, ο οποίος εφαρμόζει την Οδηγία NIS2, ισχύει από τις 15 Αυγούστου 2026. Ισχύει για βασικές και σημαντικές οντότητες σε καθορισμένους τομείς, απαιτεί εγγραφή στο Εθνικό Κέντρο Κυβερνοασφάλειας και επιβάλλει καθήκον επιμέλειας που καλύπτει τη διαχείριση κινδύνων, την ασφάλεια της εφοδιαστικής αλυσίδας, τον χειρισμό συμβάντων και τη συνέχεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας, υποστηριζόμενο από την ευθύνη της διοίκησης. Τα σημαντικά συμβάντα πρέπει να αναφέρονται μέσω μιας διαδικασίας δύο σταδίων: έγκαιρη προειδοποίηση εντός είκοσι τεσσάρων ωρών και πληρέστερη κοινοποίηση εντός εβδομήντα δύο ωρών. Η εποπτεία κατανέμεται μεταξύ των τομεακών εποπτικών αρχών, με την Rijksinspectie Digitale Infrastructuur να είναι υπεύθυνη για την ψηφιακή υποδομή και τους παρόχους ψηφιακών υπηρεσιών. Το πρώτο ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί είναι απλώς εάν ο οργανισμός σας εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής, επειδή το μέγεθος και ο τομέας το καθορίζουν αυτό, όχι η δική σας άποψη για το πόσο κρίσιμος είστε.

Η τεχνητή νοημοσύνη έχει προστεθεί στο ίδιο ράφι. Σύμφωνα με τον νόμο της ΕΕ για την τεχνητή νοημοσύνη, οι απαγορεύσεις για απαράδεκτες πρακτικές, οι υποχρεώσεις για μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης γενικής χρήσης και τα καθήκοντα διαφάνειας για συστήματα που αλληλεπιδρούν με ανθρώπους ή παράγουν συνθετικό περιεχόμενο ισχύουν ήδη. Το καθεστώς υψηλού κινδύνου έχει αναβληθεί, με το πακέτο ψηφιακού omnibus, έως τον Δεκέμβριο του 2027 για τα συστήματα που αναφέρονται στο Παράρτημα III και έως τον Αύγουστο του 2028 για εκείνα που καλύπτονται από το Παράρτημα Ι. Η ξεχωριστή Οδηγία για την Ευθύνη της Τεχνητής Νοημοσύνης έχει αποσυρθεί, επομένως η ευθύνη για ζημία που σχετίζεται με την Τεχνητή Νοημοσύνη εξακολουθεί να αξιολογείται βάσει των συνήθων ολλανδικών κανόνων περί αδικοπραξίας, ευθύνης προϊόντος και σύμβασης.

Συμμόρφωση με τους κανονισμούς περί οικονομικών, φορολογικών και καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες

Κάθε επιχείρηση στην Ολλανδία έχει φορολογικές υποχρεώσεις: φόρο εισοδήματος νομικών προσώπων ή φόρο εισοδήματος ανάλογα με τη νομική μορφή, φόρο προστιθέμενης αξίας και φόρο μισθοδοσίας που παρακρατείται και αποδίδεται για τους εργαζομένους. Η Belastingdienst διαχειρίζεται όλα αυτά και η υποχρέωση συμμόρφωσης είναι διαδικαστική όσο και ουσιαστική: σωστές και έγκαιρες δηλώσεις, πλήρη αρχεία και μια διαχείριση που μπορεί να ελεγχθεί. Η νόμιμη περίοδος διατήρησης για τα επιχειρηματικά αρχεία είναι επτά έτη και δέκα έτη για δεδομένα που σχετίζονται με ακίνητη περιουσία. Η εταιρεία μας δεν παρέχει συμβουλές σχετικά με τη φορολογική διάρθρωση. Για την ουσιαστική φορολογική θέση χρειάζεστε φοροτεχνικό σύμβουλο και ο λογικός καταμερισμός εργασίας είναι ότι ο φοροτεχνικός σύμβουλος καθορίζει τη θέση και ο νομικός σύμβουλος ασχολείται με τις συνέπειες όταν ακολουθεί μια διαφορά ή μια έρευνα.

Η υποβολή οικονομικών εκθέσεων αποτελεί υποχρέωση του εταιρικού δικαίου, τόσο όσο και λογιστικής. Μια BV ή NV πρέπει να καταρτίζει, να εγκρίνει και να υποβάλλει ετήσιους λογαριασμούς στο Kamer van Koophandel, το αργότερο δώδεκα μήνες μετά το τέλος του οικονομικού έτους. Η καθυστερημένη υποβολή δεν αποτελεί τυπικότητα: αποτελεί οικονομικό αδίκημα και, σε περίπτωση επακόλουθης πτώχευσης, θεωρείται ως κακή διαχείριση και δημιουργεί τεκμήριο ότι η αποτυχία ήταν σημαντική αιτία της αφερεγγυότητας, που είναι ο μηχανισμός με τον οποίο τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου καταλήγουν προσωπικά υπεύθυνα για το έλλειμμα. Οι εταιρείες των οποίων οι κινητές αξίες διαπραγματεύονται σε ρυθμιζόμενη αγορά έχουν πρόσθετες υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων και γνωστοποίησης που εποπτεύονται από την Autoriteit Financiele Markten.

Η συμμόρφωση με την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες βάσει του Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ισχύει μόνο για καθορισμένα ιδρύματα, αλλά η λίστα αυτή είναι μεγαλύτερη από ό,τι υποθέτουν οι περισσότεροι: τράπεζες, ασφαλιστικές εταιρείες και ιδρύματα πληρωμών, αλλά και λογιστές, φοροτεχνικούς, συμβολαιογράφους, δικηγόρους σε ορισμένες ιδιότητες, κτηματομεσίτες, γραφεία εμπιστοσύνης, παρόχους υπηρεσιών κρυπτογράφησης και εμπόρους αγαθών που λαμβάνουν μεγάλες πληρωμές μετρητών. Τα καθήκοντα είναι η δέουσα επιμέλεια του πελάτη ανάλογη με τον κίνδυνο, η ταυτοποίηση και η επαλήθευση του τελικού δικαιούχου στο όριο του είκοσι πέντε τοις εκατό, η συνεχής παρακολούθηση των συναλλαγών και η αναφορά ασυνήθιστων συναλλαγών στην FIU-Nederland. Το ολλανδικό σύστημα αναφέρει ασυνήθιστες συναλλαγές, όχι ύποπτες, που είναι ένα σκόπιμα χαμηλότερο όριο. Η εποπτεία κατανέμεται μεταξύ της De Nederlandsche Bank, της Autoriteit Financiele Markten, του Bureau Toezicht Wwft στη φορολογική διοίκηση και των επαγγελματικών φορέων. Το ίδιο το ξέπλυμα χρήματος αποτελεί ποινικό αδίκημα βάσει των άρθρων 420bis έως 420quater του Wetboek van Strafrecht. Το Wwft επιβάλλει μόνο προληπτικά καθήκοντα. Ο οδηγός μας για το ξέπλυμα χρήματος στην Ολλανδία περιγράφει πώς συνδυάζονται τα δύο και οι εταιρείες που διαχειρίζονται ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία θα πρέπει επίσης να διαβάσουν τη σημείωσή μας σχετικά με τους κινδύνους συμμόρφωσης με τα κρυπτονομίσματα.

Η συμμόρφωση με τις κυρώσεις συνυπάρχει με την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και συχνά συγχέεται με αυτήν, αν και δεσμεύει τους πάντες και όχι τα καθορισμένα ιδρύματα και δεν επιτρέπει καμία προσέγγιση βασισμένη στον κίνδυνο. Εάν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε διασυνοριακό επίπεδο, ανατρέξτε στον οδηγό μας για τη συμμόρφωση με τις κυρώσεις στην Ολλανδία για τον έλεγχο, το τεστ ιδιοκτησίας και ελέγχου και τις υποχρεώσεις αναφοράς βάσει του Sanctiewet του 1977.

Ανταγωνισμός, συμμόρφωση με τους καταναλωτές και τις συμβάσεις

Ο Νόμος περί Ανταγωνισμού αντικατοπτρίζει το δίκαιο του ανταγωνισμού της ΕΕ. Οι συμφωνίες και οι εναρμονισμένες πρακτικές που περιορίζουν τον ανταγωνισμό απαγορεύονται, όπως και η κατάχρηση δεσπόζουσας θέσης, και η Autoriteit Consument en Markt επιβάλλει και τα δύο με ερευνητικές εξουσίες που περιλαμβάνουν αιφνιδιαστικούς ελέγχους σε επαγγελματικούς χώρους και ψηφιακά δεδομένα. Τα ανοίγματα που εντοπίζουν συνηθισμένες εταιρείες σπάνια είναι τυπικά καρτέλ: πρόκειται για ανταλλαγές πληροφοριών σε έναν εμπορικό σύλλογο, συμφωνίες τιμών ή εδαφικής περιοχής μεταξύ διανομέων, συμφωνίες μη λαθροθηρίας μεταξύ εργοδοτών και διατήρηση τιμής μεταπώλησης που παρουσιάζεται ως συνιστώμενη τιμή. Τα πρόστιμα υπολογίζονται με βάση τον κύκλο εργασιών και τα διευθυντές μπορούν να τιμωρηθούν προσωπικά με πρόστιμο επειδή έδωσαν οδηγίες για συμμετοχή.

Η ίδια αρχή επιβάλλει το δίκαιο των καταναλωτών, το οποίο ισχύει για κάθε επιχείρηση που πουλάει σε καταναλωτές. Οι κανόνες για τις πωλήσεις εξ αποστάσεως, την προσυμβατική ενημέρωση, το δικαίωμα υπαναχώρησης δεκατεσσάρων ημερών, τις αθέμιτες εμπορικές πρακτικές και τους αδικαιολόγητα επαχθείς τυποποιημένους όρους βρίσκονται στο Βιβλίο 6 του Burgerlijk Wetboek και εφαρμόζονται τόσο ιδιωτικά, επειδή ένας καταναλωτής μπορεί να ακυρώσει έναν καταχρηστικό όρο, όσο και δημόσια, επειδή η ACM μπορεί να επιβάλει πρόστιμα. Η ACM ρυθμίζει επίσης τις αγορές ενέργειας, τηλεπικοινωνιών, ταχυδρομείων και μεταφορών, και από την έναρξη ισχύος του Energiewet την 1η Ιανουαρίου 2026, εφαρμόζει τον εν λόγω νόμο αντί του Elektriciteitswet του 1998 και του Gaswet.

Η συμμόρφωση με τις συμβάσεις είναι το πιο ήρεμο σημείο που προκαλεί τις περισσότερες διαφορές. Οι γενικοί όροι και προϋποθέσεις πρέπει να παραδίδονται ή να διατίθενται πριν ή κατά τη στιγμή της σύναψης της σύμβασης, διαφορετικά το άλλο μέρος μπορεί να ακυρώσει τις ρήτρες που περιέχονται σε αυτές. Οι προθεσμίες παραγραφής και ειδοποίησης τρέχουν ανεξάρτητα από το αν κάποιος τις παρακολουθεί: ένας αγοραστής πρέπει να υποβάλει καταγγελία εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ανακάλυψη ενός ελαττώματος και η παραγραφή διακόπτεται μόνο με γραπτή ειδοποίηση που επιφυλάσσει τα δικαιώματά του χωρίς αμφιβολία. Η δημιουργία ενός ημερολογίου για τις συμβατικές και νομοθετικές προθεσμίες αποτελεί έλεγχο συμμόρφωσης και όχι νομική λεπτότητα. Για τα επαναλαμβανόμενα προβλήματα σε αυτόν τον τομέα, ανατρέξτε στην επισκόπηση των συνηθισμένων εταιρικών νομικών ζητημάτων.

Συμμόρφωση με το περιβάλλον, τα προϊόντα και τις εγκαταστάσεις

Ο Νόμος περί Υγειονομικής Περίθαλψης (Omgevingswet), που ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 2024, ενοποίησε το προηγούμενο συνονθύλευμα πολεοδομικών, οικοδομικών και περιβαλλοντικών νόμων σε ένα ενιαίο σύστημα. Οι δραστηριότητες που επηρεάζουν το φυσικό περιβάλλον είτε εμπίπτουν σε γενικούς κανόνες είτε απαιτούν omgevingsvergunning, και οι αποκεντρωμένες αρχές, οι δήμοι, οι επαρχίες και τα συμβούλια υδάτων, είναι οι αρμόδιοι φορείς, με τις περιφερειακές omgevingsdiensten να διενεργούν επιθεωρήσεις και την εφαρμογή τους στην πράξη. Οι επιχειρήσεις που χειρίζονται απόβλητα, απορρίπτουν στο νερό, εκπέμπουν στην ατμόσφαιρα, αποθηκεύουν επικίνδυνες ουσίες ή λειτουργούν ενεργοβόρες εγκαταστάσεις θα πρέπει να υποθέτουν ότι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής και να ελέγχουν αντί να περιμένουν.

Η συμμόρφωση των προϊόντων καθοδηγείται από την ΕΕ και επιβάλλεται ολοένα και περισσότερο στα σύνορα. Η διάθεση ενός προϊόντος στην αγορά της ΕΕ απαιτεί συμμόρφωση με την ισχύουσα εναρμονισμένη νομοθεσία, σήμανση CE όπου προβλέπεται, τεχνική τεκμηρίωση και έναν υπεύθυνο οικονομικό φορέα εγκατεστημένο στην Ένωση. Οι επιχειρήσεις τροφίμων λογοδοτούν στην Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit για την υγιεινή, την επισήμανση και την ιχνηλασιμότητα· η ασφάλεια των καταναλωτικών προϊόντων, τα μηχανήματα, τα παιχνίδια και ο ηλεκτρικός εξοπλισμός εμπίπτουν στην ίδια αρχή. Η μεταφορά, η μεταφορά αποβλήτων, η στέγαση και οι υποδομές εποπτεύονται από την Inspectie Leefomgeving en Transport.

Οι υποχρεώσεις εταιρικής βιωσιμότητας ανήκουν επίσης σε αυτό το σημείο, με μια επιφύλαξη. Το πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα της υποβολής εκθέσεων βιωσιμότητας έχουν τροποποιηθεί επανειλημμένα σε επίπεδο ΕΕ μέσω της διαδικασίας omnibus, και η εφαρμογή στις Κάτω Χώρες έχει καθυστερήσει, επομένως οποιαδήποτε δήλωση σχετικά με το ποιος υποβάλλει την έκθεση και από πότε θα πρέπει να επαληθεύεται με την τρέχουσα θέση και όχι να λαμβάνεται από παλαιότερο άρθρο. Αυτό που έχει διευθετηθεί είναι η θέση σχετικά με την δέουσα επιμέλεια: μετά την Omnibus I, η Οδηγία (ΕΕ) 2026/470 αφαίρεσε το εναρμονισμένο καθεστώς αστικής ευθύνης από την οδηγία για την δέουσα επιμέλεια εταιρικής βιωσιμότητας, όρισε τα πρόστιμα στο τρία τοις εκατό και όρισε τη μεταφορά στο εθνικό δίκαιο για τις 26 Ιουλίου 2028 και την εφαρμογή για τις 26 Ιουλίου 2029.

Εταιρικές άδειες καθαριότητας και άδειες τομέα

Ένα σύνολο υποχρεώσεων συνδέεται απλώς με την ύπαρξη μιας ολλανδικής νομικής οντότητας. Η εγγραφή στο Handelsregister στο Kamer van Koophandel πρέπει να διατηρείται ενημερωμένη, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών, των εξουσιοδοτημένων υπογραφόντων και της εγγεγραμμένης διεύθυνσης. Ένα παρωχημένο μητρώο είναι αυτό που επιτρέπει σε έναν πρώην διευθυντή να θεωρείται ακόμη εξουσιοδοτημένος. Οι τελικοί δικαιούχοι πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο μητρώο UBO που τηρείται από το Kamer van Koophandel. Η πρόσβαση του κοινού στο εν λόγω μητρώο έκλεισε μετά την απόφαση του Δικαστηρίου της 22ας Νοεμβρίου 2022, αλλά το ίδιο το καθήκον εγγραφής παραμένει αμετάβλητο και η πρόσβαση παραμένει ανοιχτή στις αρμόδιες αρχές και, υπό ορισμένες συνθήκες, σε ιδρύματα με υποχρεώσεις βάσει του Wwft.

Η εταιρική διακυβέρνηση παρέχει ένα επιπλέον επίπεδο. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου έχουν την υποχρέωση να ενεργούν προς το συμφέρον της εταιρείας και των επιχειρηματικών της δραστηριοτήτων, οι συγκρούσεις συμφερόντων πρέπει να δηλώνονται και το μέλος του διοικητικού συμβουλίου που εμπλέκεται σε σύγκρουση συμφερόντων να εξαιρείται από τη λήψη της απόφασης, ενώ τα διβάθμια καθεστώτα διοικητικού συμβουλίου και συμβουλίου εργαζομένων θεσπίζουν τις δικές τους απαιτήσεις διαβούλευσης και έγκρισης. Από την 1η Ιανουαρίου 2025 εφαρμόζεται η διαδικασία Wet aanpassing geschillenregeling en verduidelijking ontvankelijkheidseisen enqueteprocedure, η οποία αλλάζει τους κανόνες σχετικά με τις διαφορές μεταξύ των μετόχων και την πρόσβαση στη διαδικασία έρευνας ενώπιον του Ondernemingskamer (Επιμελητηρίου Επιχειρήσεων).

Επιπλέον, οι άδειες στον τομέα της ιθαγένειας. Οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες απαιτούν άδεια βάσει του Wet op het financieel toezicht από την De Nederlandsche Bank ή την Autoriteit Financiele Markten. Τα τυχερά παιχνίδια απαιτούν άδεια από την Kansspelautoriteit. Οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης υπάγονται στην Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd και, για τους δασμούς και τη συμπεριφορά της αγοράς, στην Nederlandse Zorgautoriteit. Η φροντίδα παιδιών, η ιδιωτική ασφάλεια, η μεταφορά ταξί, η επεξεργασία αποβλήτων και τα πυροβόλα όπλα έχουν όλα τα δικά τους καθεστώτα. Ο εμπειρικός κανόνας είναι ότι εάν η είσοδος στην αγορά σας ελέγχεται, οι όροι της άδειας αποτελούν υποχρεώσεις συμμόρφωσης πρώτης τάξεως και η παραβίασή τους θέτει σε κίνδυνο την άδεια και όχι απλώς τον ισολογισμό σας.

Ποιος επιβάλλει τι: οι Ολλανδοί επόπτες με μια ματιά

Η συμμόρφωση καθίσταται διαχειρίσιμη μόλις μπορέσετε να κατονομάσετε την αρχή πίσω από κάθε υποχρέωση, επειδή αυτό σας ενημερώνει για τα μέσα επιβολής που αντιμετωπίζετε, τις υποχρεώσεις αναφοράς που έχετε και τον τόνο της συζήτησης που θα έχετε. Ακολουθεί ο χάρτης εργασίας για τις περισσότερες επιχειρήσεις.

• Εξουσιοδοτημένα άτομα: ο ΓΚΠΔ και ο AVG των Uitvoeringswet, ειδοποιήσεις για παραβίαση δεδομένων και καταγγελίες από τα υποκείμενα των δεδομένων.
• Ολλανδική επιθεώρηση εργασίας: συνθήκες εργασίας, χρόνος εργασίας, ο νόμιμος κατώτατος μισθός, η απασχόληση αλλοδαπών και, ολοένα και περισσότερο, η εργασιακή εκμετάλλευση.
• Autoriteit Consumment en Markt: ανταγωνισμός, προστασία των καταναλωτών και ρυθμιζόμενες αγορές ενέργειας, τηλεπικοινωνιών, ταχυδρομείων και μεταφορών.
• De Nederlandsche Bank και Autoriteit Financiele Markten: προληπτική εποπτεία και εποπτεία των χρηματοπιστωτικών επιχειρήσεων υπό την Wet op het financieel toezicht, και την εποπτεία της Wwft των ιδρυμάτων που τους έχουν ανατεθεί.
• Belastingdienst, συμπεριλαμβανομένου του Bureau Toezicht Wwft: φορολογικές δηλώσεις και πληρωμές, τήρηση αρχείων και εποπτεία εμπόρων και μεσαζόντων για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
• FIU-Ολλανδία: λαμβάνει αναφορές για ασυνήθιστες συναλλαγές και αποφασίζει ποιες καθίστανται ύποπτες συναλλαγές που διαβιβάζονται στις ανακριτικές αρχές.
• Nederlandse Voedsel-en Warenautoriteit: ασφάλεια των τροφίμων, ασφάλεια προϊόντων, επισήμανση και καλή μεταχείριση των ζώων.
• Inspectie Leefomgeving en Transport: μεταφορές, μεταφορά αποβλήτων, ύδρευση και στέγαση.
• Δήμοι, επαρχίες και omgevingsdiensten: άδειες και επιβολή βάσει του Omgevingswet.
• Rijksinspectie Digitale Infrastructuur και οι τομεακοί επόπτες κυβερνοασφάλειας: το καθήκον επιμέλειας και αναφοράς συμβάντων βάσει του νόμου περί κυβερνοασφάλειας, με εγγραφή στο Εθνικό Κέντρο Κυβερνοασφάλειας.
• Douane και το Centrale Dienst voor In-en Uitvoer: τελωνεία, έλεγχος εξαγωγών, άδειες διπλής χρήσης και κυρώσεις στα σύνορα.
• Ρυθμιστικές αρχές τομέα: Kansspelautoriteit για τον τζόγο, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd και Nederlandse Zorgautoriteit για την υγειονομική περίθαλψη και Nederlandse Arbeidsautoriteit για την αποδοχή διαμεσολαβητών εργασίας από το 2027.

Πίσω από όλα αυτά βρίσκεται η ποινική οδός. Το Wet op de economische delicten μετατρέπει τις παραβιάσεις μιας μακράς λίστας κανονιστικών νόμων σε οικονομικά αδικήματα, τα οποία διερευνώνται από την FIOD ή την αρμόδια επιθεώρηση και διώκονται από την Functioneel Parket. Αυτή είναι η οδός με την οποία ένα διοικητικό πρόβλημα μετατρέπεται σε ποινικό, και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η απόφαση για το πώς να απαντηθεί ένα πρώτο αίτημα πληροφοριών του επόπτη είναι μια νομική απόφαση και όχι μια επιχειρησιακή.

Πόσο κοστίζει στην πραγματικότητα η μη συμμόρφωση

Το προφανές κόστος είναι το πρόστιμο, και τα ανώτατα όρια είναι υψηλά: είκοσι εκατομμύρια ευρώ ή τέσσερα τοις εκατό του παγκόσμιου κύκλου εργασιών βάσει του ΓΚΠΔ, πρόστιμα που βασίζονται στον κύκλο εργασιών στο δίκαιο του ανταγωνισμού και κατηγορίες κυρώσεων βάσει του Οδηγού για την Απάτη που κλιμακώνονται ανάλογα με τη σοβαρότητα του αδικήματος. Ωστόσο, τα πρόστιμα σπάνια είναι το μεγαλύτερο στοιχείο στο λογαριασμό.

Το δεύτερο κόστος είναι η απώλεια της άδειας λειτουργίας. Ένας επόπτης μπορεί να αναστείλει ή να ανακαλέσει μια άδεια, να επιβάλει εντολή υπό την επιβολή χρηματικής ποινής που εκτελείται καθημερινά μέχρι να συμμορφωθείτε, να κλείσει τις εγκαταστάσεις ή να απαγορεύσει τη διάθεση ενός προϊόντος στην αγορά. Για μια ρυθμιζόμενη επιχείρηση, αυτό είναι υπαρξιακό με την έννοια ότι δεν είναι πρόστιμο, και τίθεται σε ισχύ αμέσως, ακόμη και αν εκκρεμεί ένσταση ή έφεση, εκτός εάν ένας δικαστής προσωρινής ανακούφισης την αναστείλει.

Το τρίτο κόστος είναι προσωπικό. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνα έναντι της εταιρείας για ακατάλληλη διαχείριση, έναντι τρίτων για άδικες πράξεις και έναντι της περιουσίας σε περίπτωση πτώχευσης, σε περίπτωση που οι λογαριασμοί δεν κατατέθηκαν ή η διαχείριση ήταν ανεπαρκής. Σύμφωνα με το άρθρο 51 του Wetboek van Strafrecht, ένα αδίκημα που διαπράττεται από μια εταιρεία μπορεί επίσης να κατηγορηθεί κατά όσων το διηύθυναν ή το επέτρεψαν εν γνώσει τους, πράγμα που σημαίνει ότι ο φάκελος συμμόρφωσης αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο τόσο για τα άτομα όσο και για την οντότητα.

Το τέταρτο κόστος είναι εμπορικό και σπάνια εμφανίζεται σε ένα νομικό υπόμνημα. Οι τράπεζες επανεκτιμούν τις σχέσεις, οι ασφαλιστές ανατιμολογούν ή αποσύρουν την κάλυψη, οι διαδικασίες υποβολής προσφορών απαιτούν δηλώσεις που δεν μπορείτε πλέον να κάνετε, οι πελάτες επικαλούνται δικαιώματα ελέγχου και καταγγελίας και οι αγοραστές κάνουν έκπτωση για αποζημιώσεις. Οι αποτυχίες συμμόρφωσης εμφανίζονται επίσης χρόνια αργότερα κατά την δέουσα επιμέλεια, όπου το τίμημα καταβάλλεται για δεύτερη φορά. Η διατήρηση της ενημερωμένης κατάστασης, όπως υποστηρίζει το σημείωμά μας σχετικά με την παραμονή μπροστά από την εταιρική συμμόρφωση , είναι πολύ φθηνότερη από την αποκατάσταση υπό εποπτεία.

Δημιουργία ενός προγράμματος συμμόρφωσης που μπορείτε να αποδείξετε

Ένα πρόγραμμα συμμόρφωσης είναι ένα σύστημα για τη μετατροπή των υποχρεώσεων σε συμπεριφορά και της συμπεριφοράς σε απόδειξη. Ξεκινά με ένα μητρώο υποχρεώσεων: μια ενιαία λίστα με όλα όσα δεσμεύουν την επιχείρηση, οργανωμένη σύμφωνα με τους τομείς που αναφέρονται παραπάνω, με την πηγή, τον επόπτη, τον εσωτερικό ιδιοκτήτη και τα αποδεικτικά στοιχεία που δείχνουν ότι η υποχρέωση έχει εκπληρωθεί. Οι περισσότεροι οργανισμοί ανακαλύπτουν κατά τη διάρκεια αυτής της άσκησης ότι το πρόβλημα δεν είναι η διαφωνία σχετικά με τους κανόνες, αλλά η απουσία οποιουδήποτε είναι υπεύθυνου για αυτούς.

Στη συνέχεια, έρχεται η αξιολόγηση κινδύνου. Βαθμολογήστε κάθε υποχρέωση με βάση την πιθανότητα μιας αποτυχίας και τη σοβαρότητα των συνεπειών της και να είστε ειλικρινείς ότι η σοβαρότητα δεν είναι μόνο οικονομική: μια άδεια που διατρέχει κίνδυνο υπερτερεί ενός μεγαλύτερου προστίμου. Συγκεντρώστε τους ελέγχους όπου η βαθμολογία είναι υψηλή αντί να κατανείμετε την προσπάθεια ομοιόμορφα και καταγράψτε τη συλλογιστική, επειδή ένας επόπτης θα αποδεχτεί μια σκόπιμη ιεράρχηση προτεραιοτήτων πολύ πιο εύκολα από μια αδιαφοροποίητη λίστα ελέγχου που κανείς δεν συμπλήρωσε.

Στη συνέχεια, οι έλεγχοι πρέπει να σχεδιάζονται στη διαδικασία και όχι να ενσωματώνονται. Ένα βήμα ελέγχου εντός του συστήματος λήψης παραγγελιών, ένα υποχρεωτικό πεδίο για τη νόμιμη βάση στο εργαλείο μάρκετινγκ, μια έγκριση τεσσάρων οφθαλμών για πληρωμές πάνω από ένα όριο και μια αυτόματη υπενθύμιση για ημερομηνίες ανανέωσης αδειών, όλα λειτουργούν επειδή λειτουργούν χωρίς κανείς να θυμάται να συμμορφώνεται. Αναθέστε σε κάθε έλεγχο έναν κάτοχο με την εξουσία και τον προϋπολογισμό για να λειτουργήσει, και μια γραμμή αναφοράς σε ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου που είναι υπεύθυνο για το σύνολο.

Η εκπαίδευση ανήκει στα άτομα που λαμβάνουν τις σχετικές αποφάσεις: πωλήσεις και προμήθειες για τον ανταγωνισμό και τις κυρώσεις, μάρκετινγκ και πληροφορική για την προστασία δεδομένων, ανθρώπινο δυναμικό για την απασχόληση, οικονομικά για τη φορολογία και τις πληρωμές. Να είναι συγκεκριμένη και σύντομη, να την επαναλαμβάνετε και να καταγράφετε την παρουσία. Προσθέστε ένα κανάλι καταγγελίας που να πληροί τη νομοθεσία για τους πληροφοριοδότες και στο οποίο οι άνθρωποι εμπιστεύονται πραγματικά, και λάβετε υπόψη τις αναφορές αρκετά σοβαρά ώστε να τις διερευνήσετε σωστά.

Τέλος, παρακολουθήστε και αποδείξτε. Ορίστε έναν ρυθμό για εσωτερικούς ελέγχους, εντοπίστε ένα δείγμα συναλλαγών από άκρο σε άκρο τουλάχιστον ετησίως, καταγράψτε περιστατικά και παραλίγο ατυχήματα, παρακολουθήστε την αποκατάσταση μέχρι την ολοκλήρωσή της και υποβάλετε αναφορά στο διοικητικό συμβούλιο βάσει χρονοδιαγράμματος και όχι μόνο αφού κάτι πάει στραβά. Διατηρήστε τις πολιτικές ελεγχόμενες από την έκδοση, καταγράψτε την ημερομηνία αναθεώρησης καθεμίας και διατηρήστε τα αποδεικτικά στοιχεία τουλάχιστον για την περίοδο διατήρησης που ορίζει ο νόμος. Όταν ένα ζήτημα αποδειχθεί παραβίαση, συμβουλευτείτε νωρίς εάν η εθελοντική αποκάλυψη βελτιώνει τη θέση σας. Σε πολλά καθεστώτα, ισχύει, αλλά μόνο εάν συμβεί πριν ο επόπτης ανακαλύψει άλλο τρόπο. Ένας δικηγόρος συμμόρφωσης και ο εταιρικός σας δικηγόρος μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε γρήγορα, κάτι που συνήθως απαιτεί η κατάσταση.

Συχνές ερωτήσεις

Law and More Παρέχει συμβουλές σε επιχειρήσεις στην Ολλανδία για το πλήρες φάσμα των υποχρεώσεων συμμόρφωσης: θέματα απασχόλησης και συμβουλίων εργαζομένων, προστασία δεδομένων και κυβερνοασφάλεια, δίκαιο ανταγωνισμού και καταναλωτών, καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και κυρώσεις, απαιτήσεις αδειών και προϊόντων, εταιρική διακυβέρνηση και ευθύνη διευθυντών. Βοηθάμε στη χαρτογράφηση των υποχρεώσεων, στη δημιουργία και δοκιμή προγραμμάτων, στη διεκπεραίωση ερευνών και επιθεωρήσεων και εκπροσωπούμε εταιρείες και τους διευθυντές τους όταν εμπλέκεται ένας επόπτης ή η εισαγγελία. Επικοινωνία Law and More για να συζητήσουμε πού βρίσκεται η επιχείρησή σας.