Οι εργοδότες επεξεργάζονται πολλά δεδομένα για τους υπαλλήλους τους με την πάροδο του χρόνου. Όλα αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα αρχείο προσωπικού. Αυτό το αρχείο περιέχει σημαντικά προσωπικά δεδομένα και, για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό αυτό να γίνεται με ασφάλεια και σωστά. Πόσο καιρό επιτρέπεται (ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτείται) στους εργοδότες να διατηρούν αυτά τα δεδομένα; Σε αυτό το ιστολόγιο, μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη νόμιμη περίοδο διατήρησης των αρχείων προσωπικού και πώς να την αντιμετωπίσετε.
Τι είναι ο φάκελος προσωπικού;
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένας εργοδότης συχνά πρέπει να ασχοληθεί με τα δεδομένα προσωπικού των εργαζομένων του. Αυτά τα δεδομένα πρέπει να αποθηκευτούν σωστά και στη συνέχεια να καταστραφούν. Αυτό γίνεται μέσω φακέλου προσωπικού. Αυτό περιλαμβάνει το όνομα και τα στοιχεία της διεύθυνσης των εργαζομένων, τις συμβάσεις εργασίας, τις εκθέσεις απόδοσης κ.λπ. Αυτά τα δεδομένα πρέπει να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις σύμφωνα με τους κανονισμούς AVG και πρέπει να διατηρούνται για ορισμένο χρονικό διάστημα.
(Εάν θέλετε να μάθετε εάν το αρχείο προσωπικού σας πληροί τις απαιτήσεις του AVG, ανατρέξτε στη λίστα ελέγχου του αρχείου προσωπικού AVG εδώ)
Διατήρηση δεδομένων εργαζομένων
Το AVG δεν παρέχει συγκεκριμένες περιόδους διατήρησης για προσωπικά δεδομένα. Δεν υπάρχει ξεκάθαρη απάντηση για την περίοδο διατήρησης ενός αρχείου προσωπικού, καθώς αποτελείται από διαφορετικούς τύπους (προσωπικών) δεδομένων. Για κάθε κατηγορία δεδομένων ισχύει διαφορετική περίοδος διατήρησης. Επηρεάζει επίσης εάν το άτομο είναι ακόμη εργαζόμενος ή έχει εγκαταλείψει την εργασία του.
Κατηγορίες περιόδων διατήρησης
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, υπάρχουν διαφορετικές περίοδοι διατήρησης που σχετίζονται με τη διατήρηση προσωπικών δεδομένων σε έναν φάκελο προσωπικού. Υπάρχουν δύο κριτήρια που πρέπει να ληφθούν υπόψη, δηλαδή εάν ένας εργαζόμενος εξακολουθεί να απασχολείται ή έχει εγκαταλείψει την εργασία του. Το παρακάτω δείχνει πότε ορισμένα δεδομένα πρέπει να καταστραφούν, ή μάλλον να διατηρηθούν.
Τρέχον φάκελος προσωπικού
Δεν ορίζονται σταθερές περίοδοι διατήρησης για δεδομένα που περιέχονται σε τρέχον αρχείο προσωπικού ενός υπαλλήλου που εξακολουθεί να απασχολείται. Η AVG επιβάλλει μόνο την υποχρέωση στους εργοδότες να διατηρούν «ενημερωμένους» τους φακέλους προσωπικού. Αυτό σημαίνει ότι ο ίδιος ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να ορίσει προθεσμία για περιοδικό έλεγχο των φακέλων προσωπικού και καταστροφή απαρχαιωμένων δεδομένων.
Λεπτομέρειες εφαρμογής
Τα δεδομένα της αίτησης που σχετίζονται με έναν αιτούντα που δεν προσλαμβάνεται πρέπει να καταστραφούν εντός 4 εβδομάδων κατ' ανώτατο όριο μετά το τέλος της διαδικασίας αίτησης. Δεδομένα όπως επιστολή κινήτρων ή αίτησης, βιογραφικό σημείωμα, δήλωση συμπεριφοράς, αλληλογραφία με τον αιτούντα εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία. Με τη συγκατάθεση του αιτούντος, είναι δυνατή η διατήρηση των δεδομένων για περίπου 1 έτος.
Διαδικασία επανένταξης
Όταν ένας εργαζόμενος έχει ολοκληρώσει μια διαδικασία επανένταξης και επιστρέψει στην εργασία του, ισχύει μέγιστη περίοδος διατήρησης 2 ετών μετά την ολοκλήρωση της επανένταξης. Υπάρχει εξαίρεση σε αυτό όταν ο εργοδότης είναι αυτοασφαλιστής. Σε αυτήν την περίπτωση, ισχύει περίοδος διατήρησης 5 ετών.
Το πολύ 2 έτη μετά τη λήξη της απασχόλησης
Μετά την αποχώρηση ενός εργαζομένου, το μεγαλύτερο μέρος των (προσωπικών) δεδομένων στον φάκελο προσωπικού υπόκειται σε περίοδο διατήρησης έως και 2 ετών.
Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει:
- Συμβάσεις εργασίας και τροποποιήσεις τους.
- Αλληλογραφία σχετικά με την παραίτηση.
- Εκθέσεις αξιολογήσεων και αξιολογήσεων απόδοσης.
- Αλληλογραφία που σχετίζεται με προαγωγή/υποβιβασμό.
- Αλληλογραφία για την ασθένεια από το UWV και τον γιατρό της εταιρείας.
- Αναφορές που σχετίζονται με τον Νόμο για τη Βελτίωση του Gatekeeper.
- Συμφωνίες για τη συμμετοχή στο Συμβούλιο Επιχείρησης·
- Αντίγραφο πιστοποιητικού.
Τουλάχιστον 5 χρόνια μετά τη λήξη της απασχόλησης
Ορισμένα δεδομένα αρχείων προσωπικού υπόκεινται σε περίοδο διατήρησης 5 ετών. Επομένως, ο εργοδότης υποχρεούται να διατηρεί τα στοιχεία αυτά για περίοδο 5 ετών μετά την αποχώρηση του εργαζομένου. Αυτά είναι τα ακόλουθα στοιχεία:
- Δηλώσεις φόρου μισθοδοσίας·
- Αντίγραφο ταυτότητας υπαλλήλου·
- Στοιχεία εθνικότητας και καταγωγής·
- Στοιχεία που σχετίζονται με τους φόρους μισθοδοσίας.
Τα δεδομένα αυτά θα πρέπει επομένως να διατηρούνται για τουλάχιστον πέντε χρόνια, ακόμη και αν αντικατασταθούν από νέες καταστάσεις στον φάκελο προσωπικού.
Τουλάχιστον 7 χρόνια μετά τη λήξη της απασχόλησης
Στη συνέχεια, ο εργοδότης έχει επίσης τη λεγόμενη «υποχρέωση παρακράτησης φόρου». Αυτό υποχρεώνει τον εργοδότη να διατηρεί όλα τα βασικά αρχεία για μια περίοδο 7 ετών. Αυτό περιλαμβάνει λοιπόν βασικά δεδομένα, καταβολές μισθών, αρχεία μισθοδοσίας και μισθολογικές συμφωνίες.
Έχει λήξει η περίοδος διατήρησης;
Όταν έχει λήξει μια μέγιστη περίοδος διατήρησης δεδομένων από ένα αρχείο προσωπικού, ο εργοδότης δεν μπορεί πλέον να χρησιμοποιεί τα δεδομένα. Αυτά τα δεδομένα θα πρέπει στη συνέχεια να καταστραφούν.
Όταν λήξει μια ελάχιστη περίοδος διατήρησης, ο εργοδότης Μάιος καταστρέψει αυτά τα δεδομένα. Μια εξαίρεση ισχύει όταν έχει λήξει μια ελάχιστη περίοδος διατήρησης και ο εργαζόμενος ζητήσει την καταστροφή των δεδομένων.
Έχετε ερωτήσεις σχετικά με τις περιόδους διατήρησης αρχείων προσωπικού ή τις περιόδους διατήρησης για άλλα δεδομένα; Εάν ναι, επικοινωνήστε μαζί μας. Μας δικηγόροι απασχόλησης θα χαρεί να σας βοηθήσει!